Administrative Jobs in Ottawa, Canada (Now Hiring) — 340 open — Page 3

Administrateur des contrats

Toujours là. Partout. C’est nous! Une équipe déterminée à offrir des solutions novatrices pour un monde meilleur. Nous nous soucions de nos collectivités et de nos collègues, et nous nous engageons à être présents pour ceux qui ont besoin de nous. Nous accordons de la valeur à la diversité et l’encourageons, et nous avons le courage de faire ce qu’il faut, même si c’est difficile.  

Si vous êtes une personne soucieuse du détail, qui aime collaborer avec les autres et qui s’épanouit dans la gestion de diverses activités administratives, nous serions heureux de vous connaître.

Nous recherchons un (e) administrateur (trice) de contrats pour se joindre à notre équipe dynamique, solidaire et performante à notre succursale d’Ottawa. Relevant à la direction de succursale, l’administrateur des contrats est responsable de la coordination et de l’administration des contrats de vente et de location liés aux projets de location d’espaces. Dans cet milieu dynamique, ce position jouera un rôle clé pour assurer l’excellence de l’exécution en interagissant avec divers membres de équipe de vente et de service, ainsi qu’avec la clientèle. 

Responsabilités du poste :

• Gérer diverses activités administratives, comptables et de coordination, comme la production de rapports, le codage et la soumission de factures.

• Être l’interface principale avec le client après la vente pour les questions relatives aux contrats de vente et de location, telles que la perception des dépôts de sécurité, l’enregistrement des certificats d’assurance, la facturation et les activités de recouvrement de créances. 

• Administrer chaque contrat conformément aux modalités et conditions prescrites.

• Gérer les bons de commande, de la création au paiement du fournisseur et à la clôture, en assurant l’exactitude et la conformité aux budgets du projet.

• Aider à la direction des ententes de service avec les sous-traitants et les fournisseurs afin d’assurer la conformité aux modalités convenues, ainsi que de veiller continuellement à ce que les documents d’assurance et de sécurité soient tenus à jour.

• Autres tâches assignées. 

Qui vous êtes : 

• Études postsecondaires d’une école technique, d’un collège ou d’une université reconnus, ainsi que plus de 3 ans d’expérience dans la construction ou un milieu de services professionnels connexes.

• Expérience en administration, coordination des installations, soutien de projets, y compris la documentation de projets et la direction des flux de travail.

• Solide compréhension et intérêt pour l’application des principes comptables.

• Expérience avérée en matière de processus de démarrage et de clôture de projets, y compris la collecte de documents et examen et l’analyse du budget

• Expérience pratique des activités d’approvisionnement, comme le traitement, la réception et l’exécution des bons de commande.

• Maîtrise de MS Office (Word et Excel) et de SharePoint, avec de solides compétences en organisation, en multitâche et en administration. Une expérience avec Oracle ou un système ERP similaire est un atout.

• Solides compétences interpersonnelles, organisationnelles, administratives et en matière de multitâche

Ce que nous offrons :

• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels.
• Jours de vacances, jours de congé flexible et une journée de bien-être.
• Possibilité de travailler sous la direction d’une équipe de direction formidable et solidaire.
• Culture diversifiée, inclusive, progressiste et axée sur la sécurité.
• L’occasion de voir vos idées se concrétiser et bien plus encore!

 Qui sommes-nous :

ATCO Structures est un chef de file mondial en matière de conception, de fabrication et de construction modulaires. Grâce à nos solutions d’hébergement pour les travailleurs, de bureaux et d’immeubles commerciaux, de salles de classe, d’hôpitaux et d’hôtels, nous avons réinventé la façon dont les installations modulaires permanentes et temporaires peuvent aider les collectivités de toutes sortes. 

Nous vous invitons à venir bâtir votre carrière chez ATCO Structures. Que vous soyez un professionnel chevronné à la recherche de votre prochain défi de carrière ou que vous débutiez votre parcours professionnel, le vaste portefeuille diversifié d’ATCO à travers le monde offre à nos employés de nombreuses possibilités de stabilité professionnelle, de croissance, de formation et de perfectionnement. Apprenez-en plus sur nous à http://structures.atco.com/. 

Prêt à vous lancer? Postulez maintenant!

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Cependant, seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.

Chez ATCO, nous soutenons un milieu diversifié et inclusif qui valorise les contributions et les points de vue de chaque membre de équipe ATCO. Nous sommes convaincus que équipe ATCO est le fondement de notre commerce et notre actif le plus précieux activités l’échelle mondiale. Sans les compétences, les forces et les connaissances uniques de chaque membre de équipe, nous ne serions tout simplement pas en mesure de réaliser notre vision fondamentale qui consiste à fournir des services essentiels à nos clients du monde entier.

ATCO est un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, le genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le statut d’invalidité. 

 Contracts Administrator 

Always there. Anywhere. That’s us! A team committed to delivering inspired solutions for a better world. We care for our communities and each other, and we are committed to showing up for those who need us. We value and encourage diversity, and we have the courage to do the right thing, even when it’s hard.  

If you’re someone who is a detail-oriented person, enjoys collaborating with others, and thrives on managing a variety of administrative activities - we’d love to hear from you.

We are seeking a Contracts Administrator to join our dynamic, supportive, and mighty team at our Ottawa branch. Reporting to the Branch Manager, Contracts Administrator is responsible for the coordination and administration of sales and lease contracts related to space rentals projects. In this active environment, this position will play a key role in ensuring execution excellence by interfacing with various members of the sales and service team as well as with the client. 

Job Responsibilities:  

• Manage a variety of administrative, accounting and coordination activities such as reporting, coding, and submitting invoices.

• Be the primary interface with the client post-sale for matters relating to sale and lease contracts such as collection of security deposits, registration of insurance certificates, invoicing and receivables collection activities. 

• Administer each contract in accordance with the prescribed terms and conditions.

• Manage purchase orders from creation through to vendor payment and close-out, ensuring accuracy and alignment to project budgets.

• Assist in the management of sub-contractor and vendor service agreements to ensure compliance with agreed terms as well as continuously ensuring insurance and safety records are kept current.

• Other duties as assigned. 

 Who You Are:  

• Post‑secondary education from a recognized technical school, college, or university, along with 3+ years of experience in construction or a related professional services environment.

• Background in administration, facilities coordination, project support, including project documentation and workflow management.

• Strong understanding and interest in applying accounting principles.

• Proven experience with project setup and close‑out processes, including document collection and budget review & analysis

• Hands‑on experience with procurement activities, such as processing, receiving, and completing purchase orders.

• Proficiency in MS Office (Word and Excel) & SharePoint, with strong organizational, multitasking, and administrative skills. Experience with Oracle or similar ERP system is a plus.

• Strong interpersonal, multi-tasking, organizational and administrative skills

What do we offer: 

• Competitive pay and benefits.
• Vacation days, Flex days and a well-being day.
• Opportunity to work under a great and supportive leadership team.
• Diverse, inclusive, progressive, and safety-oriented culture.
• Opportunity to see your ideas come into action and many more!

 Who we Are: 

ATCO Structures is a worldwide leader in modular design, manufacturing, and construction. Through our solutions to workforce accommodation, office and commercial buildings, classrooms, hospitals, and hotels we’ve re-imagined how permanent and temporary modular facilities can help communities of all kinds. 

We invite you to come and build your career with ATCO Structures. Whether you’re a seasoned professional looking for your next career challenge or just starting your career journey; ATCO’s diverse portfolio across the globe provides our employees ample opportunity for career stability, growth, training, and development. Learn more about us at http://structures.atco.com/. 

 Ready to throw your hat in the ring? Apply now! 

We thank everyone for their application; however, only those being considered for an interview will be contacted.  

At ATCO, we support a diverse and inclusive environment that values the contributions and perspectives of everyone on the ATCO team. We believe the ATCO team is the foundation of our business and our most valuable asset across our global operations. Without each team members’ unique skills, strengths, and knowledge, we simply wouldn’t be able to achieve our fundamental vision of delivering life’s essential services to our customers around the world. 

ATCO is an equal opportunity employer, and we do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, sex, gender, gender expression, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.