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Administrative Jobs in Düsseldorf, Germany (Now Hiring) — 81 open

FASTR logoFASTR

HR Admin Specialist (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Mid level

<p><strong>FASTR</strong> gehört zu den führenden Energiedienstleistern und Stromversorgern in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1989 in Aachen gegründet und hat heute seinen Hauptsitz in Düsseldorf sowie Niederlassunge…

Skills: HR Administration, Onboarding & Offboarding, Contract Management, HR Process Optimization, Digitalization

KERN AG Sprachendienste logoKERN AG Sprachendienste

Praktikum im Bereich Übersetzung & Projektmanagement

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

<p>Die KERN AG bietet <strong>Studierenden (m/w/d)</strong> die einzigartige Möglichkeit, im Rahmen eines Praktikums berufliche Erfahrungen durch die Arbeit in einem erfolgreichen Sprachendienst zu sammeln. Die Arbeiten …

Skills: Project Management, Translation, Proofreading, Quality Assurance, Data Preparation

CHECK24 Vergleichsportal GmbH logoCHECK24 Vergleichsportal GmbH

(Junior) Office Manager (m/w/d) in Teilzeit - Kreuzfahrten

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level$35M raised

Unternehmensbeschreibung Damit unsere Teams in Düsseldorf jeden Tag das beste digitale Reiseerlebnis für unsere Kunden schaffen können, braucht es einen reibungslos funktionierenden Büroalltag. Genau hier kommst Du ins S…

Skills: Office Management, Administrative Coordination, Event Planning, Occupational Health and Safety, Process Optimization

PORR Group logoPORR Group

Assistenz (m/w/d) der Standortleitung Tunnelbau

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Mid level

Deine Aufgaben Unterstützung der Standortleitung im Tagesgeschäft sowie enge Zusammenarbeit bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben Koordination der Korrespondenz, Terminplanung und Reiseorganisatio…

Skills: Office Management, Calendar Management, Travel Organization, Presentation Creation, Data Analysis

Deloitte logoDeloitte

Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement People 2027 (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

Du willst in deiner Ausbildung von Beginn an Verantwortung übernehmen und im Bereich People – Learning & Development oder HR Services mitarbeiten? Dann beginne zum 1.8.2027 deine 2,5- bis 3-jährige Ausbildung Kaufmann / …

Skills: Office Management, HR Administration, Communication, Organization, German Language Proficiency

Deloitte logoDeloitte

Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Digitalisierungsmanagement 2027 (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

Du willst in deiner Ausbildung von Beginn an Verantwortung übernehmen und in einem unserer Expertenteams im Bereich Tax & Legal mitarbeiten? Dann beginne zum 1.8.2027 deine 2,5- bis 3-jährige Ausbildung Kauffrau / Kaufma…

Skills: Digitalization Management, IT Project Planning, Software Solution Conception, User Support, German Language Proficiency

YTTP - Your Transformation to Power logoYTTP - Your Transformation to Power

Studio Front Desk - YTTP Düsseldorf - Aushilfe/Midijob/Werkstudent (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

<p><strong>YTTP kommt nach Düsseldorf!</strong></p> <p>Du bist das Lächeln, das unsere Gäste begrüßt und damit ein zentraler Teil unseres neuen Studios.<br>Wenn du Lust hast, in einem inspirierenden, sportlichen und serv…

Skills: Customer Service, Communication, Organization, Membership Management, Studio Coordination

Konecranes logoKonecranes

Praktikant*in HR Administration

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Entry level$460M raised

Unternehmensbeschreibung Konecranes bewegt die Welt – und setzt dabei neue Maßstäbe im Materialumschlag. Mit über 16.000 Fachleuten in mehr als 50 Ländern sind wir ein global führender Partner für unterschiedlichste Indu…

Skills: HR Administration, Data Management, MS Word, MS Excel, SAP Success Factors

tonies® logotonies®

Working Student - IT Operations (all genders)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Entry level

About tonies: tonies is the globally leading interactive audio platform for children with more than 10 million Tonieboxes and 125 million Tonies sold. The intuitive and award-winning audio system has changed the way youn…

Skills: Hardware Preparation, Asset Management, IT Support, Inventory Management, MacOS

Boston Consulting Group (BCG) logoBoston Consulting Group (BCG)

Finance Operations (Junior) Specialist (all genders) – Accounts Receivable

Capital City of Prague, Prague, Czechia · Hybrid

Mid level

Locations: München | Düsseldorf | Budapest | Prague | Warsaw Who We Are Our strategy? To be anything but typical strategy consultants! Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. 60 years ago, BCG shook up the…

Skills: Accounts Receivable, Contract Management, Invoicing, Cash Collection, Financial Reporting

VOIS logoVOIS

Praktikant Social Media Marketing B2B bei Vodafone Business (m/w/d) in Düsseldorf

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Entry level

Praktikant Social Media Marketing B2B bei Vodafone Business (m/w/d) in Düsseldorf Bei Vodafone arbeiten wir jeden Tag an einer besseren Zukunft. Für eine Welt, die besser vernetzt, inklusiver und nachhaltiger ist. Denn f…

Skills: Social Media Management, Content Creation, B2B Marketing, Market Analysis, Competitor Analysis

CMA CGM logoCMA CGM

Sachbearbeiter Seefracht Import ( m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Mid level

CEVA Logistics provides global supply chain solutions to connect people, products, and providers all around the world. Present in 170+ countries and with more than 110,000 employees spread over 1,500 sites, we are proud …

Skills: Ocean Freight Import, LCL and FCL Handling, Customs Clearance, Invoicing, English Proficiency

RFI Ingredients logoRFI Ingredients

Praktikum im Bereich Logistik (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

<p>Die RFI Food Ingredients Handelsgesellschaft mbH ist ein Unternehmen der Barentz Europe B.V. mit Sitz in Düsseldorf.</p> <p>Der internationale Handel mit Zusatzstoffen für die Food und Non-Food Industrie bildet das Ke…

Skills: Foreign Trade, Logistics, MS Office, English Language, Analytical Thinking

Deutsche Glasfaser Unternehmensgruppe logoDeutsche Glasfaser Unternehmensgruppe

Mitarbeiter Debitorenbuchhaltung (w/m/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Mid level

Unternehmensbeschreibung Als Digital-Versorger der Regionen nutzen wir Chancen, beweisen Tatkraft, übernehmen Verantwortung, arbeiten auf Augenhöhe. Mit über 1.900 Kolleginnen und Kollegen, den Kommunen, der Wirtschaft, …

Skills: Accounts Receivable, Payment Processing, Account Reconciliation, Dunning Management, Bank Transactions

Picnic Technologies logoPicnic Technologies

Disponent Flottenmanagement (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Mid level$2.0B raised

Kurz und knapp Als Teil des Fleet-Teams sorgst du dafür, dass unsere ePVs (Elektro-Fahrzeuge) in dem Dir zugewiesenen Gebiet ordnungsgemäß gewartet werden, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt wird. Denn eine h…

Skills: Fleet Management, Logistics Coordination, Service Coordination, Microsoft Excel, Google Sheets

Picnic Technologies logoPicnic Technologies

Mitarbeiter Flottenmanagement (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Mid level$2.0B raised

Kurz und knapp Als Teil des Fleet-Teams sorgst du dafür, dass unsere ePVs (Elektro-Fahrzeuge) in dem Dir zugewiesenen Gebiet ordnungsgemäß gewartet werden, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt wird. Denn eine h…

Skills: Fleet Management, Operations, Logistics, Service Coordination, Process Improvement

JLL logoJLL

Assistant Facilities Manager (m/w/d) Soft Services

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Mid level

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring …

Skills: Facility Management, Soft Services Coordination, Budget Management, Vendor Management, Event Management

SIXT logoSIXT

Werkstudent Autovermietung (m/w/d)

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · On-site

Entry level

Unternehmensbeschreibung Stellenbeschreibung Bist Du ein Talent im Kundenservice und Verkauf? Bei SIXT kannst Du Deine Stärken richtig ausspielen. Du sorgst für zufriedene Kunden, verantwortest unsere Fahrzeugflotte und …

Skills: Customer Service, Sales, Fleet Management, Administrative Skills, German Language

Henkel logoHenkel

Praktikum Interne Kommunikation & Employee Engagement

Dusseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

$1k–$2k/mo

Entry level

Über diese Stelle Als Teil des Employee Engagement und Culture Communications Teams der Internen Kommunikation von Henkel startest Du bei uns in ein spannendes 6-monatiges Praktikum. Du hast hier die Möglichkeit, wertvol…

Skills: Internal Communication, Employee Engagement, Content Creation, Social Media Management, KPI Analysis

Henkel logoHenkel

Internship Marketing Innovation Home Care EU

Dusseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

$1k–$2k/mo

Entry level

About this Position Work in an international and dynamic marketing team striving to shape the future of Henkel Consumer Brands. What you´ll do Active participation in the equity steering of unique brands in the categorie…

Skills: Equity Steering, Data Monitoring, Strategic Analytics, Market Research, Consumer Research

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HR Admin Specialist (m/w/d)

FASTR

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany • Hybrid

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Mid level

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  • Full-time
  • Active role in transformation phase, High level of autonomy and development opportunities, Flat hierarchies and short decision-making paths, 30 days of vacation per year, Flexible working time models, Mobile working options
  • Posted 1d ago
  • ~30 hrs/week
  • German

Responsibilities

The role focuses on managing the entire employee lifecycle, including personnel administration, onboarding, offboarding, and contract management. Additionally, the specialist will optimize HR processes and support the digitalization of administrative workflows during a company transformation phase.

Requirements

Candidates need 3-5 years of relevant experience in HR administration and proficiency in MS Office, ideally with experience in Hibob or similar HR systems. Strong organizational skills, a structured way of working, and very good written and spoken German are required.

Full job description

FASTR gehört zu den führenden Energiedienstleistern und Stromversorgern in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1989 in Aachen gegründet und hat heute seinen Hauptsitz in Düsseldorf sowie Niederlassungen in Dresden, Hamburg Berlin, Mittenwald und München.


Aus einem ursprünglich familiengeführten Unternehmen ist ein dynamischer Energiepartner geworden, der sich im Mai 2025 durch die Partnerschaft mit KKR auf einen klaren Wachstumskurs begeben hat. In einer spannenden Transformationsphase gestalten wir aktiv die Zukunft der Energieversorgung – mit einer klaren Vision:Als Dekarbonisierungspartner der Immobilienwirtschaft leisten wir einen entscheidenden Beitrag zur Energiewende in Deutschland.


Aufgaben


HR Admin Specialist (m/w/d) in Düsseldorf bist du ein wichtiger Teil unseres HR-Teams und unterstützt uns dabei in Teilzeit, unsere HR-Prozesse professionell, effizient und zukunftsorientiert aufzustellen. In einer spannenden Transformationsphase hast du die Möglichkeit, weit mehr als das operative Tagesgeschäft zu begleiten: Gemeinsam mit uns entwickelst du nachhaltige Strukturen weiter, optimierst Prozesse und trägst aktiv dazu bei, unsere Personalarbeit auf das nächste Level zu heben.


Deine Aufgaben:



  • Personaladministration: Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben entlang des gesamten Employee Lifecycles

  • Onboarding & Offboarding: Organisation und Begleitung von Ein- und Austritten, Erstellung relevanter Unterlagen sowie Sicherstellung eines positiven Mitarbeitererlebnisses

  • Vertrags- und Dokumentenmanagement: Erstellung, Pflege und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten

  • HR-Prozessmanagement: Du bringst Struktur in unsere HR-Administration, entwickelst bestehende Prozesse kontinuierlich weiter und sorgst für einheitliche, effiziente und nachhaltige Abläufe.

  • Prozessoptimierung & Digitalisierung: Du identifizierst Optimierungspotenziale im operativen HR-Alltag, setzt Verbesserungen eigenständig um und unterstützt die Digitalisierung unserer HR-Prozesse.

  • Kommunikation & Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit dem Office Management, Mitarbeitenden und Führungskräften zusammen, koordinierst administrative Themen und bist eine verlässliche Ansprechperson im operativen Tagesgeschäft.

  • Organisation & Koordination: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von HR-Maßnahmen, Schulungen und internen Projekten

  • HR-Projekte: Mitarbeit an spannenden HR-Initiativen und Projekten rund um Wachstum, Mitarbeiterbindung und Prozessoptimierung


Qualifikation



  • Du bringst mindestens 3–5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der HR-Administration oder im operativen Personalwesen mit.

  • Du arbeitest selbstständig, strukturiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld jederzeit den Überblick.

  • Du kannst Prioritäten täglich neu bewerten und verstehst es, mehrere Themen parallel effizient zu koordinieren.

  • Eine hohe Datenqualität sowie eine sorgfältige und fehlerfreie Arbeitsweise sind für dich selbstverständlich.

  • Du hast Freude daran, administrative HR-Prozesse nicht nur umzusetzen, sondern aktiv mitzugestalten und nachhaltig zu etablieren.

  • Du arbeitest eng und partnerschaftlich mit dem Office Management sowie den Fachbereichen zusammen und verstehst dich als interner Dienstleister.

  • Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise erste Erfahrung mit Hibob oder gleichwertigen HR-Systemen

  • Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift


Benefits



  • Gestaltung statt Verwaltung: Übernimm eine verantwortungsvolle Rolle in einer spannenden Transformationsphase und gestalte unsere HR-Prozesse sowie moderne Strukturen aktiv mit.

  • Eigenverantwortung & Entwicklung: Freue Dich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum, in dem Du eigene Ideen einbringen und nachhaltige Veränderungen vorantreiben kannst.

  • Kurze Entscheidungswege: Profitiere von flachen Hierarchien, schnellen Entscheidungen und einem Umfeld, in dem Deine Ideen gehört und umgesetzt werden.

  • Urlaub & flexible Arbeitszeiten: 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche sowie flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

  • Gesundheitsförderung: Betriebliche Zusatz-Krankenversicherung, Angebote rund um Gesundheitsförderung

  • Mobilität & Infrastruktur: JobRad-Leasing, künftige Zuschüsse zum ÖPNV sowie kostenfreie Parkplätze an unseren Standorten

  • Teamkultur & Events: Regelmäßige Firmenevents und gemeinsame Aktivitäten stärken den Teamzusammenhalt

  • Mitarbeitervergünstigungen: Corporate Benefits mit vielfältigen Angeboten für unsere Mitarbeitenden

  • Teil am Erfolg: Mitarbeiterbeteiligungsprogramm, um direkt am Unternehmenserfolg teilzuhaben


Eine Verfügbarkeit von mindestens 30 Stunden wird erwartet.

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HR AdministrationEmployee LifecycleOnboardingOffboardingContract ManagementProcess OptimizationDigitalizationHibobMS OfficeEnergy SectorDecarbonizationPersonnel Data ManagementHR ProjectsEmployee Retention

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Energie. Die bleibt.

Industry
Utilities
Company size
51-200 employees
Founded
1989
Headquarters
Düsseldorf, NRW
LinkedIn followers
676

Die EGC ist ein familiengeführtes sich stetig weiterentwickelndes Unternehmen in einer spannenden und zukunftsorientierten Branche. Wir definieren Energieversorgung neu: weg von der bloßen Energielieferung, hin zur ganzheitlichen Dienstleistung. Unser Ziel ist der effiziente Betrieb von energie- uns gebäudetechnischen Anlagensystemen: geringe Energieverbrauchs- und Betriebskosten, eine hohe Anlagenverfügbarkeit und begrenzte Investitionen. Wir betreiben heute bundesweit mehr als 800 eigene Energieerzeugungsanlagen. Über 2,0 Mio. m² Gebäudefläche versorgen wir mit Wärme, Kälte oder Strom. Dazu gehören Wohn- und Bürogebäude, Gewerbe- und Spezialimmobilien.

Offices: Am Seestern 4, Düsseldorf, NRW 40547, DE · Auf der Hüls 191, Aachen, NRW 52068, DE · Messe Allee 2, Leipzig, Sachsen 04356, DE · Friedrichstr. 132, Berlin, 10117, DE · Inselkammerstraße 12, Unterhaching, Bayern 82008, DE

ContractingArealnetzbetriebGebäudeleittechnikStromversorgungStromversorgungsnetzeEnergieinfrastrukturKlimaschutzEnergiewendeDekarbonisierungImmobilienwirtschaft
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Frequently asked questions

How many Administrative jobs are open in Düsseldorf, Germany right now?

There are currently 81 open administrative positions in Düsseldorf, Germany listed on Clera. New openings are added daily as companies post roles.

Which companies are hiring for Administrative roles in Düsseldorf, Germany?

Companies currently hiring include Securitas Group, Boston Consulting Group (BCG), Henkel, Serasa Experian, Deloitte, among others. Browse the listings above to see every active employer.

Are there remote or hybrid Administrative jobs in Düsseldorf, Germany?

Yes — 46 of the 81 open administrative positions offer remote or hybrid work (1 remote, 45 hybrid).

How do I apply for Administrative jobs in Düsseldorf, Germany?

Each listing links directly to the employer's application page. Apply early — fresh listings get the most recruiter attention in the first two weeks.

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