Administrative Jobs in Tijuana, Mexico (Now Hiring) — 63 open

El especialista en apoyo de documentación 5 realiza tareas relativamente complejas. Tiene un impacto directo en la empresa, ya que garantiza la calidad de las tareas o los servicios proporcionados. Trabaja bajo escasa o nula supervisión directa. Puede brindar servicio en relación con una amplia o diversa gama de productos o servicios. Aplica un conocimiento funcional de principios y conceptos técnicos y profesionales, así como un conocimiento profundo de los objetivos del equipo. Comprende cómo los deberes asignados contribuyen al trabajo del equipo o la unidad, y cómo las unidades coordinan sus esfuerzos y recursos para lograr los objetivos de la función. Garantiza la calidad y el servicio propios y de los demás. Puede recomendar nuevas opciones para mejorar la productividad, de conformidad con las pautas. Requiere de tacto y diplomacia al intercambiar información compleja o sensible con otras personas. Es consciente de la diversidad de la audiencia. Se requiere conocimiento básico de la organización, la empresa y sus políticas. Por lo general, es responsable de resolver problemas básicos a moderadamente complejos en función de la práctica y la precedencia. Puede determinar la aplicabilidad de experiencias similares y evaluar las opciones en circunstancias no contempladas en los procedimientos.

Responsabilidades:

• Analizar y controlar la carga de trabajo diariamente.
• Investigar elementos y proporcionar asistencia a los clientes.
• Coordinar actividades de flujo de trabajo y capacitar a los miembros del equipo bajo la dirección del supervisor de control de documentación.
• Coordinar y realizar tareas de control de calidad; verificar y revisar los procedimientos operativos para garantizar el cumplimiento con la política y los procedimientos de la compañía.
• Procesar y monitorear las funciones principales y cuestiones problemáticas que surjan en el flujo de trabajo dentro del departamento, utilizando otros recursos a los que, en general, el personal no tiene acceso (contactos y sistemas internos y externos).
• Gestionar el volumen de correo entrante diario durante el día con el objetivo de garantizar que se proporcione una cobertura adecuada dentro de cada función del departamento.
• Controlar toda la carga de trabajo entrante para garantizar que se proporcione una cobertura adecuada a fin de gestionar efectivamente los volúmenes y evitar los trabajos pendientes o las demoras.
• Garantizar el cumplimiento de los plazos del acuerdo de nivel de servicio de los volúmenes entrantes y de los requisitos del departamento.
• Preparar informes para la gerencia fundamentados en la producción y calidad de la unidad a nivel diario y mensual.
• Recomendar cambios o mejoras procedimentales a la gerencia, según se considere adecuado.
• Proporcionar una capacitación interdisciplinaria a los representantes de todas las áreas operativas.
• Ofrecer comentarios sobre el desempeño de los empleados al supervisor de la unidad. Asistir a los supervisores o gerentes con proyectos o informes especiales.
• Evaluar adecuadamente el riesgo cuando se toman decisiones comerciales, demostrando una consideración particular por la reputación de la empresa y protegiendo a Citigroup, sus clientes y activos, al impulsar el cumplimiento de las leyes, las reglas y los reglamentos correspondientes, acatando la política, aplicando un juicio ético sólido en relación con el comportamiento personal, la conducta y las prácticas comerciales y escalando, administrando e informando los problemas de control con transparencia

Calificaciones:

• Entre 2 y 4 años de experiencia relevante.
• Preferentemente, experiencia previa relacionada.
• Comprender los procedimientos comerciales, productos de la empresa, procesos y sistemas de computación.
• Capacidades analíticas; capacidades avanzadas en gestión de hojas de cálculo en Microsoft Excel.

Educación:

• Diploma de bachillerato o equivalente.

Excel Avanzado

Control y seguimiento de información

atención al detalle

Comunicación efectiva

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Job Family Group:

Operations - Core

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Job Family:

Document Support

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Time Type:

Full time

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Most Relevant Skills

Please see the requirements listed above.

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Other Relevant Skills

For complementary skills, please see above and/or contact the recruiter.

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