Administrative Jobs in Delft, Netherlands (Now Hiring) — 48 open — Page 3

Functieomschrijving

Als managementassistent bij het Delft Institute of Applied Mathematics (DIAM) ondersteun je één of meerdere secties binnen de afdeling en zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en servicegerichte aanpak kunnen medewerkers zich richten op waar zij het beste in zijn: excellent onderzoek en inspirerend onderwijs. Op dit moment zijn wij op zoek naar twee nieuwe collega managementassistenten.

Je bent een onmisbare schakel binnen de sectie(s) die je ondersteunt én binnen de afdeling als geheel. Samen met zes collega-managementassistenten werk je aan een professionele ondersteuning van DIAM. Daarbij heb je veel contact met collega's binnen de afdeling en met centrale ondersteunende diensten van de TU Delft.

Je ondersteunt onder andere de sectieleider(s) bij het plannen en organiseren van hun werkzaamheden, coördineert administratieve en HR-processen en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Geen dag is hetzelfde: de ene keer regel je de onboarding van een nieuwe internationale medewerker, de andere keer organiseer je een wetenschappelijk symposium of zorg je dat een complexe vergadering vlekkeloos verloopt.

Je rapporteert aan de afdelingssecretaris en maakt deel uit van een team waarin samenwerking, initiatief en kennisdeling centraal staan. In deze veelzijdige functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken en zichtbaar bij te dragen aan een goed georganiseerde afdeling.

 

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en gasten.
• Je ondersteunt de sectieleider(s) met complex agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Je coördineert HR-processen rondom aanstellingen, mutaties, sollicitaties en onboarding, inclusief ondersteuning bij internationale aanstellingen.
• Je organiseert vergaderingen, colloquia, conferenties, cursussen, recepties en andere wetenschappelijke en sociale bijeenkomsten.
• Op verzoek maak je vergaderverslagen of actielijsten in het Nederlands en Engels.
• Je verzorgt logistieke en financiële werkzaamheden, zoals inkooporders, bestellingen en contact met leveranciers en ondersteunende diensten.
• Je beheert administraties en houdt overzichten en webpagina's actueel, bijvoorbeeld voor projecten, afstudeeropdrachten en alumni.
• Samen met je collega's draai je enkele weken per jaar piketdienst, waarbij je iets eerder start (08.00u).

 

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt. 

 

Functie-eisen

• Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pre, maar geen vereiste.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt ook onder tijdsdruk overzicht.
• Je bent proactief, servicegericht en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
• Je communiceert gemakkelijk en werkt prettig samen met collega's en studenten uit verschillende culturele achtergronden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent een collegiale teamspeler die initiatief toont en graag bijdraagt aan een professionele en prettige werkomgeving. In deze functie bestaat de mogelijkheid om maximaal 1 dag vanuit huis te werken.

 

TU Delft
Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

 

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

 

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.