Administrative Jobs in Palaiseau, France (Now Hiring) — 9 open

Rejoignez l’Institut d’Optique Graduate School (IOGS), un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, reconnu d’utilité publique, dédiée à l’innovation en optique, photonique et ingénierie. Avec ses campus dynamiques situés sur le Plateau de Saclay, à Saint-Étienne et Bordeaux, l’IOGS vous ouvre les portes d’un environnement d’apprentissage et de recherche unique, au coeur des technologies de demain.

Contexte & Objectifs

Dans le cadre du renforcement de ses activités administratives et financières, l’Institut d’Optique Graduate School recrute un.e Gestionnaire Financier.ère en CDI.

Rattaché.e au service achats-missions, vous assurez le traitement, le suivi et le contrôle des opérations financières de votre portefeuille d’activité. Véritable interlocuteur.trice des services internes et des fournisseurs, vous contribuez à la bonne exécution budgétaire et au respect des procédures internes, tout en garantissant la qualité et la fiabilité des données financières.

Missions principales :

Gestion des commandes et des dépenses

Saisir les commandes et les services faits dans l’ERP ;

Assurer le suivi des engagements budgétaires et des dépenses ;

Contrôler la cohérence entre les bons de commande, les bons de livraison, les services faits et les factures ;

Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs ;

Veiller au respect du délai global de paiement et assurer le suivi des dossiers en attente.

Suivi budgétaire et reporting

Élaborer, mettre à jour et diffuser les tableaux de bord financiers et budgétaires ;

Assurer le suivi des crédits et des consommations budgétaires ;

Participer à l’analyse des dépenses et à la fiabilisation des données financières ;

Contribuer au suivi financier des contrats et projets pluriannuels.

Contrôle administratif et gestion documentaire

Relancer les services concernés afin d’obtenir la validation des services faits ;

Contrôler, dématérialiser et archiver les pièces justificatives ;

Intégrer les documents dans les modules dédiés de l’ERP ;

Garantir la traçabilité et la conformité des opérations financières.

Amélioration continue

Participer à l’optimisation des procédures et outils de gestion ;

Apporter un soutien aux membres de l’équipe lors des pics d’activité ou des absences.

Profil recherché

• Formation & Expérience

Formation Bac+2 minimum en comptabilité, gestion ou finance ;

Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée ;

La connaissance d’un ERP de gestion financière constitue un atout.

• Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;

Bonne connaissance des règles budgétaires et comptables ;

Capacité à produire et analyser des tableaux de suivi et des indicateurs financiers ;

Aisance dans le traitement et le contrôle des données.

• Qualités personnelles

Rigueur, organisation et gestion des priorités

Sens du relationnel et esprit d’équipe

Capacité d’adaptation et autonomie

Ce que nous proposons

• Un environnement de travail stimulant et bienveillant, propice à l’épanouissement professionnel
• Une rémunération attractive qui correspond à votre profil
• Une équipe conviviale, engagée et collaborative, portée par le sens du collectif et du respect
• Une indemnité repas pour les repas pris sur site
• Des horaires de travail adaptables, favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
• Des congés payés et jours de réduction du temps de travail (JRTT)
• La possibilité de bénéficier de deux jours de télétravail par semaine, à compter de 6 mois d’ancienneté

L’Institut d’Optique Graduate School s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion : ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.