Jouw opdracht

Om het secretariaatsteam van de vakgroep Communicatiewetenschappen te versterken, zoeken we een administratief en financieel medewerker met zin voor initiatief en verantwoordelijkheid.

In deze veelzijdige functie ondersteun je de dagelijkse werking van de vakgroep op administratief, financieel en logistiek vlak. Je werkt zelfstandig, stelt vlot prioriteiten en schakelt flexibel in een dynamische academische omgeving. Het takenpakket is gevarieerd en evolueert mee met de noden van de vakgroep.

Taken en verantwoordelijkheden

Administratieve en financiële ondersteuning

• je ondersteunt de financiële administratie van de vakgroep, inclusief vakgroepbudgetten en budgetten van onderzoeksprojecten
• je werkt mee aan budgetopvolging, begrotingen, prognoses en personeelskostenramingen op korte en lange termijn
• je signaleert tijdig financiële aandachtspunten en opportuniteiten
• je vraagt offertes op, maakt bestelbonnen en facturen aan en verwerkt deze in SAP
• je verwerkt onkosten en andere financiële verrichtingen in de relevante systemen
• je ondersteunt onderzoekers bij administratieve procedures en onderzoeksprojecten (o.a. rapporteringen en contractopmaak)
• je volgt opleidingen die worden aangeboden door de financiële dienst

Algemene en logistieke ondersteuning

• je biedt algemene administratieve en logistieke ondersteuning aan de vakgroep
• je zorgt voor permanentie op het secretariaat (thuiswerk is beperkt mogelijk en gebeurt in overleg)
• je helpt bij de organisatie van activiteiten en evenementen
• je ondersteunt dienstreizen administratief en logistiek (bv. reservaties en praktische regelingen)
• je verzorgt mee het onthaal van de vakgroep en volgt vragen van medewerkers en bezoekers op
• je draagt bij aan een vlotte interne en externe communicatie en informatiedoorstroming

Onderwijsondersteuning en teamwerking

• je ondersteunt samen met het team het onderwijs binnen de vakgroep op administratief en logistiek vlak
• je werkt nauw samen met de andere ATP-collega’s onder leiding van de vakgroepmanager
• je springt flexibel bij en fungeert als back-up tijdens piekmomenten of bij veranderende noden

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Soetkin De Wannemacker via [email protected]. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels
• je werkt vlot met courante softwaretoepassingen (zoals MS Office)
• ervaring met SAP of een gelijkaardig systeem is een pluspunt, of je bent bereid je hierin snel in te werken
• ervaring met sociale media en communicatieplatformen is een meerwaarde

Vaardigheden en attitudes

• je werkt nauwkeurig, gestructureerd en punctueel
• je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ziet werk
• je kan zelfstandig werken en functioneert ook goed in een klein team
• je schakelt flexibel tussen verschillende taken en prioriteiten
• je gaat proactief om met bijkomende vragen en zorgt voor een vlotte afhandeling
• je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk
• je leert snel nieuwe systemen en processen aan
• je bent leergierig, stressbestendig en staat open voor feedback
• je denkt oplossingsgericht en draagt actief bij aan een positieve samenwerking

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 09-08-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via [email protected].