Berlin, Germany · Hybrid
$44k–$50k/yr
FÜR EIN NEUES GESELLSCHAFTLICHES ZUSAMMENWIRKEN: WERDE TEIL VON PROJECTTOGETHER ProjectTogether schafft breite Allianzen und formt Zukunft Die Probleme von heute lassen sich nicht mit den Methoden von gestern lösen. Desh…
Skills: Administration, HR Operations, Finance Operations, Office Management, Process Optimization
Berlin, Germany • Hybrid
Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.
The role involves managing administrative infrastructure, including contract creation and tracking for subtenants, fellows, and service providers. It also entails handling personnel changes, payroll adjustments, and optimizing operational workflows for the Finance and HOD teams.
Candidates should have 1-4 years of experience in administration, HR-Ops, or finance operations and be fluent in German. Proficiency with digital tools like Personio and Notion, along with a proactive mindset toward AI and process improvement, is required.
ProjectTogether schafft breite Allianzen und formt Zukunft
Die Probleme von heute lassen sich nicht mit den Methoden von gestern lösen. Deshalb bringt ProjectTogether Menschen aus Gesellschaft, Politik und Wirtschaft ins gemeinsame Handeln. Wir nennen das Collective Action. Wir sind pragmatische Idealist:innen: Wir denken das Neue und arbeiten im Jetzt.
ProjectTogether ist eine gemeinnützige Organisation – der Inkubator für die Gesellschaft von morgen.
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Wir bündeln Kräfte für große gemeinsame Ziele
In unseren Missionen zeigen wir, wie ein anderes Miteinander zu besseren Ergebnissen führt: Von Einzellösungen zu Allianzen, von Fragmentierung zu Koordinierung, von Misstrauen zu Vertrauen und von Anspruchshaltung zu Mitgestaltung.
So bringen wir hunderte Menschen aus verschiedenen Bereichen der Gesellschaft zusammen: von der Bürgermeisterin bis zum Aktivisten, von der Gründerin bis zum Staatssekretär, von der Familienunternehmerin bis zum regionalen Gestalter. Wir bauen breite Allianzen, die auf neue Art und Weise Lösungen entwickeln und umsetzen.
Wir suchen Verstärkung und freuen uns auf Teamzuwachs.
Deine Rolle in unserem Team
Als Finance Operations & Administration arbeitest Du eng mit unserem Finance-Team und dem Human & Organisational Development (HOD)-Team zusammen und entlastest beide im operativen Tagesgeschäft. Du bist die verlässliche Mitte unserer Shared Services: Dort, wo Prozesse reibungslos laufen müssen, damit unsere Missionen wirken können. Und du bist gleichzeitig die Person, die fragt: Muss das wirklich so? Geht das auch schlanker?
Deine Aufgaben
Du verantwortest die administrative Infrastruktur, die ProjectTogether zusammenhält:
Du setzt Verträge auf – für Untermieter:innen, Fellows, Dienstleister:innen und Mittelweiterleitungen – und behältst Laufzeiten, Fristen und Zahlungseingänge eigenständig im Blick.
Du stellst Bescheinigungen, Zuwendungsbescheide und Nachweisgesetzformulare aus – korrekt, zügig und ohne dass jemand zweimal fragen muss.
Du koordinierst Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsamt und sorgst dafür, dass Antworten nicht im Postfach versanden, sondern ankommen.
Du verantwortest administrative Personaländerungen: Gehaltsanpassungen, Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung – und sorgst dafür, dass Änderungen sauber und fristgerecht umgesetzt werden.
Du behältst Fellow-Verträge im Griff: Ausstellung, Verlängerung, Verwaltung.
Du denkst über die Aufgabe hinaus: Du erkennst, wo sich Prozesse wiederholen, wo Vorlagen fehlen und wo ein smarter Workflow die nächste Stunde spart – und du bringst das aktiv ein.
Wir suchen Macher:innen mit Lust auf Struktur – und auf die Frage, ob diese Struktur so noch zeitgemäß ist.
Du hast 1–4 Jahre Erfahrung in Administration, HR-Ops, Office Management oder Finance Operations, idealerweise in einer Organisation, die sich im Wandel befindet.
Du weißt, wann Genauigkeit zählt und wann pragmatisches Handeln wichtiger ist – und Du findest diese Balance ohne viel Anleitung.
Du bist neugierig auf neue Tools und Technologien, auch auf KI: Du musst keine Expertin oder kein Experte sein, aber Du willst verstehen, was sich damit besser machen lässt – und bist bereit, das aktiv auszuprobieren.
Du arbeitest eigenständig, priorisierst souverän und bringst Dich ein, bevor Du gefragt wirst.
Digitale Tools wie Personio, Google Workspace, Notion oder Scrive sind Dir vertraut oder Du lernst sie schnell – und wirst nicht nervös, wenn sich ein Tool ändert.
Du kommunizierst klar, verbindlich und auf Augenhöhe – intern wie extern.
Du lebst in Berlin und kommunizierst fließend auf Deutsch.
Die Gelegenheit, Teil von etwas Großem zu sein und an gesellschaftlicher Transformation mitzuwirken
Gehalt nach einem transparenten und gemeinschaftlich entwickelten Gehaltsmodell (Angabe der Gehaltsspanne auf Basis von Vollzeit bei 40 Std/ Woche)
30 Urlaubstage sowie eine organisationsweite Pause zwischen Weihnachten und Silvester
Möglichkeit für Home-Office und einladende, moderne Büroräume im ProjectTogether Community Space in Berlin-Mitte
Finanzielle Unterstützung bei deiner betrieblichen Altersvorsorge, ein Zuschuss zu einer Urban-Sports-Mitgliedschaft oder des Deutschlandtickets und die Mitgliedschaft bei nilo.health
Echtes „Together" durch eine ehrliche, freundliche Kultur gegenseitiger Unterstützung
2000 € pro Jahr zusätzlich für Menschen, die Care Verantwortung zum Beispiel für Kinder oder andere familiäre Pflegefälle haben
Du möchtest ein Teil von uns werden? Dann freuen wir uns auf Deinen Lebenslauf und Dein persönliches Anschreiben, in dem Du uns erzählst, warum Du gut zu uns passt! Und: wir arbeiten selbst gerne und viel mit KI — aber bitte nicht im Anschreiben.
Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!
Die perfekte Bewerberin oder den perfekten Bewerber gibt es nicht – wir freuen uns auf Deine Bewerbung, auch wenn Du die Ansprüche (noch) nicht zu 100 % erfüllst, Du aber die Motivation mitbringst, Dir die nötigen Fähigkeiten anzueignen.
ProjectTogether is a nonprofit organization that drives social transformation. For this purpose, ProjectTogether creates new collective action processes and coordinates hundreds of actors in the joint development of solutions for urgent challenges such as climate change, the corona pandemic, digitization, flight or social cohesion. Partners from society, politics, and business test instruments and methods for a transformative society such as open social innovation, citizen participation, real-life laboratory or collective funding. Since its founding in 2015, ProjectTogether has supported more than 2,000 social initiatives and impact startups and involved tens of thousands of citizens, several federal ministries, eleven state governments and 60 municipalities in ten innovation programs and participation processes such as #WirVsVirus and UpdateDeutschland. Several times, the German government has taken over the patronage of ProjectTogether's activities, most recently in 2022 for Alliance4Ukraine, an alliance of 450 organizations from civil society, government, and business to support refugees. Currently, ProjectTogether also runs the Farm-Food-Climate Challenge, an innovation platform for agriculture and nutrition, and Circular Futures, the real-life laboratory for the circular economy of tomorrow.
Offices: Karl-Liebknecht Straße 34, Berlin, BE 10178, DE
ProjectTogether is a nonprofit organization that drives social transformation. For this purpose, ProjectTogether creates new collective action processes and coordinates hundreds of actors in the joint development of solutions for urgent challenges such as climate change, the corona pandemic, digitization, flight or social cohesion. Partners from society, politics, and business test instruments and methods for a transformative society such as open social innovation, citizen participation, real-life laboratory or collective funding. Since its founding in 2015, ProjectTogether has supported more than 2,000 social initiatives and impact startups and involved tens of thousands of citizens, several federal ministries, eleven state governments and 60 municipalities in ten innovation programs and participation processes such as #WirVsVirus and UpdateDeutschland. Several times, the German government has taken over the patronage of ProjectTogether's activities, most recently in 2022 for Alliance4Ukraine, an alliance of 450 organizations from civil society, government, and business to support refugees. Currently, ProjectTogether also runs the Farm-Food-Climate Challenge, an innovation platform for agriculture and nutrition, and Circular Futures, the real-life laboratory for the circular economy of tomorrow.
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