Job Description

À noter :

• Quiconque pose sa candidature doit avoir l’autorisation de travailler au Canada.

• Il s’agit d’un poste permanent à temps plein.

• Vous travaillerez entièrement à distance dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity.

• Ce poste nécessite des déplacements occasionnels, 30 % du temps.

• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) requis.

Notre mandat

Chez Fidelity, nous aidons la population canadienne à prendre son avenir financier en main depuis plus de 35 ans. Nous offrons aux particuliers et aux institutions une gamme de portefeuilles et de services de placement fiables, et nous cherchons constamment de nouvelles façons de mieux servir notre clientèle. Alors que nous poursuivons notre expansion en tant que société privée, nous sommes résolument portés sur l’innovation dans tous nos domaines d’activité.

Travailler chez nous veut dire faire partie d’un groupe diversifié de personnes motivées qui font une réelle différence dans la vie de nos clients et de nos collectivités chaque jour. Vous aurez de nombreuses occasions de vous épanouir et de faire progresser votre carrière dans un milieu inclusif où l’on reconnaît votre valeur et vous soutient, une place qui vous encourage à donner le meilleur de vous-même, tant sur le plan personnel que professionnel.

Votre contribution

La personne occupant le poste de responsable bilingue du marketing événementiel est chargée de la planification et de la supervision de l’expérience de bout-en-bout de nos événements d’exception qui favorisent l’engagement et approfondissent les relations avec la clientèle. Ces événements se déroulent en personne, en ligne ou en mode hybride.

Le ou la responsable bilingue du marketing événementiel gère tous les aspects de ces événements, incluant la préparation du programme numérique, le processus d’invitation, la coordination des inscriptions et leur gestion, la technologie sur place et la billetterie, la gestion des relations avec la clientèle et l’organisation des activités post-événement. Ce poste exige la collaboration avec plusieurs unités fonctionnelles, membres de la haute direction et clients et clientes ainsi que la gestion des relations avec les fournisseurs.

Principales responsabilités :

1. Organiser des événements en personne et en ligne hors pair.

• Proposer des programmes de qualité exceptionnelle et conformes aux plans d’affaires annuels qui consolident les relations avec la clientèle.

• Assurer le bon déroulement des événements en personne aux États-Unis et au Canada, ainsi qu’en ligne.

• Assister aux événements en présentiel pour veiller à la réussite du programme.

• Présenter un bilan des événements.

2. Faire preuve de rigueur dans la gestion des budgets et la production de rapports sur les événements pour appuyer l’analyse du rendement sur le capital investi et la conformité réglementaire.

• Gérer les relations avec les fournisseurs et veiller à obtenir le meilleur prix pour chaque mandat particulier.

• Gérer avec exactitude le budget de chaque événement conformément aux processus documentés.

• Préparer des rapports détaillés sur les dépenses à des fins d’audit.

• Faire le suivi des présences et d’autres indicateurs cibles auprès de la haute direction.

• Acquérir une compréhension approfondie des règles de conformité en ce qui concerne les événements et les activités de divertissement d’affaires.

• Chercher des occasions d’utiliser l’automatisation pour simplifier les tâches manuelles, notamment le suivi des présences et la production de rapports financiers.

• Trouver des solutions numériques efficaces pour enrichir l’expérience client à faible coût.

3. Mettre en œuvre des plans d’événements détaillés qui tiennent compte des risques et assurent un déroulement fluide.

• Établir des calendriers de rétroplanification et des plans d’action pour les partenaires internes.

• Tenir à jour les programmes et calendriers principaux pour les événements.

• Élaborer et mettre en place des programmes d’événements sur diverses plateformes technologiques.

• Créer des plans de test, effectuer des essais et assurer le contrôle de la qualité sur des plateformes numériques en suivant des flux de travail dont les approbations sont documentées.

• Collaborer avec les équipes du marketing et des produits pour élaborer des documents et un programme de qualité.

• Coordonner et gérer tous les aspects des événements, y compris la production et la technologie.

• Agir à titre de super-utilisateur ou super-utilisatrice et d’administrateur ou d’administratrice de la technologie événementielle sur les plateformes.

• Veiller à ce que la gestion des risques, la conformité, la sécurité de l’entreprise et la planification des mesures d’urgence soient mises en œuvre pour chaque événement.

• Collaborer avec les ressources des conférenciers et conférencières et le personnel chargé des placements de Fidelity Investments Canada (FIC) pour coordonner les calendriers des conférences et préparer les détails des déplacements pour les conférences de la société.

4. Accès aux GP : administrer l’accès aux gestionnaires de portefeuille (GP) et aux experts et expertes tout en répondant efficacement aux besoins de la clientèle et de l’équipe des ventes.

• Assurer la gestion du processus d’accès aux GP pour les équipes des ventes qui demandent le soutien de GP pour les événements virtuels ou en personne.

• Chercher continuellement des gains d’efficacité dans le processus d’accès aux GP et des occasions d’améliorer l’expérience de la clientèle et des GP.

• Assurer la liaison proactive avec d’autres services, y compris les équipes des ventes, des produits et du marketing, des systèmes d’information, des ressources humaines, de la conformité et des finances.

• Chercher constamment des occasions d’offrir une expérience client exceptionnelle.

• Établir des relations et se familiariser avec la liste de talents, y compris les GP, les conseillers et conseillères en placements et les analystes, ainsi que les ressources des conférenciers et conférencières de FIC.

5. Agir à titre d’expert ou d’experte sur la planification d’événement et rechercher continuellement des occasions d’améliorer l’expérience client.

• Créer des processus documentés et détaillés pour chaque étape de la programmation d’événements.

• Mener des recherches continues sur les tendances en matière d’événements numériques et en personne afin d’améliorer l’expérience événementielle.

• Cartographier l’ensemble du parcours client à chaque événement et envisager tous les scénarios possibles pour se préparer aux imprévus, éliminer les frictions et s’adapter à la situation.

• Rechercher et documenter les exigences détaillées en matière de technologie ou de flux de travail en lien avec les événements et travailler avec des partenaires ou des fournisseurs internes pour concrétiser la vision.

• Rester à l’avant-garde du paysage événementiel en adoptant des approches hybrides/numériques et de nouvelles technologies.

• Intégrer de nouveaux fournisseurs et créer des plans de test avec approbation documentée de l’assurance qualité.

• Travailler en tant qu’administrateur ou administratrice sur les plateformes technologiques d’événements numériques et hybrides.

Qualifications requises

• Trois ans d’expérience en gestion d’événements en entreprise, de préférence dans le secteur des services financiers.

• Compréhension approfondie de l’engagement numérique dans le contexte du marketing événementiel.

• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais).

Votre expertise

• Excellentes compétences en organisation, en gestion de projets et en planification, et capacité éprouvée à coordonner des événements, en personne et en ligne.

• Solides compétences en gestion des fournisseurs et des budgets, notamment en négociation de prix, en facturation et en tenue de dossiers.

• Aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle et en relations interpersonnelles, notamment pour la communication orale et écrite.

• Fortes dispositions pour la collaboration et capacité à respecter les délais tout en maintenant des relations de travail positives dans un environnement d’équipe.

• Connaissance approfondie de l’expérience numérique événementielle et de l’organisation d’événements virtuels par l’intermédiaire de plateformes de diffusion en continu comme CVENT et Zoom Events.

• Solide connaissance des logiciels de gestion des relations avec la clientèle, notamment Adobe Marketo, Salesforce et la suite Microsoft Office.

Une rétribution globale qui reflète votre contribution

Nous croyons qu’un travail exceptionnel doit être récompensé. C’est pourquoi nous vous offrons un programme de rémunération concurrentiel conçu pour soutenir votre réussite dans le présent et votre bien-être financier dans le futur.

Pour ce poste, votre rémunération globale comprend les éléments suivants :

• Salaire de base et prime de rendement discrétionnaire : La rémunération annuelle totale en espèces (salaire de base plus la prime cible) varie de 88 000 $ à 111 000 $, selon votre expérience et vos compétences.

• Cotisations au REER : Après six mois d’emploi, nous investissons dans votre avenir en cotisant à un régime enregistré d’épargne-retraite (REER), sans exigence de cotisation de votre part.

C’est avec fierté que nous vous proposons un régime de rémunération conforme aux exigences provinciales en matière de transparence salariale.

Ce poste est actuellement vacant. Il s’agit d’une occasion où votre talent sera mis à contribution.

Pourquoi choisir Fidelity?

Prix

• Meilleurs employeurs pro-famille au Canada

• Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada

• Meilleurs employeurs de la région du Grand Toronto

• Meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens

• Milieu de travail sain Venngo – Prix pour les programmes de santé et de bien-être en milieu de travail

• Prix HRD Canada des meilleurs milieux de travail.

• Employeur 5 étoiles en matière de diversité et d’inclusion selon HRD Canada

• Programme d'avantages sociaux 5 étoiles en 2023 selon HRD Canada

Désignations

• Entreprise canadienne compatissante

• Liste des meilleurs lieux de travail selon Great Place to Work

• Meilleurs lieux de travail pour les femmes selon Great Place to Work

Fidelity Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi
Fidelity Canada s’engage à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Toutes les candidatures admissibles seront examinées, sans distinction quant à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, la nationalité ou l’origine ethnique, l’âge, tout handicap, la situation familiale, le statut d’ancien combattant protégé, le statut d’Autochtone ou d’Amérindien ou tout autre statut protégé par la loi.

Mesures d’accommodement durant le processus de demande d’emploi
Fidelity Canada accepte et encourage les demandes d’emploi des personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande aux candidats participant au processus de sélection. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez nous envoyer un courriel à FidelityCanadaStaffing@fidelity.ca.

En postulant à ce poste, vous consentez à recevoir un accusé de réception automatisé.

Nous ne répondons à aucune demande de renseignements par téléphone et n’acceptons aucune présentation de candidature par l’entremise d’une agence. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Veuillez prendre note que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

*

Please note:

• Current work authorization for Canada is required for all openings.

• This is a regular, full-time role.

• You will be working on a 100% remote schedule as part of Fidelity’s dynamic working arrangement.

• This role requires occasional travel, 30% of the time.

• Bilingualism in English & French (verbal & written) is required.

Who We Are

At Fidelity, we have been helping Canadian investors build better financial futures for over 35 years. We offer individuals and institutions a range of trusted investment portfolios and services - and we are constantly seeking to find new and better ways to help our clients. As a privately owned company, we boldly embrace innovation in all areas as we continue to grow our business into the future.

Working with us means you will be part of a diverse and dedicated group of people who make a real difference for our clients and communities every day. You will have a wide range of opportunities to grow and develop your career in an inclusive environment where you will feel valued and supported to be your best - both personally and professionally.

How You’ll Make an Impact

The Event Marketing Manager Bilingual is responsible for planning and overseeing exceptional end-to-end event experiences that create advocates and deepen client relationships. These event experiences range from in-person, to digital and hybrid.

The Event Marketing Manager Bilingual will project manage the delivery of these events from digital program set-up, invitation process, registration set-up and management, on-site technology and ticketing, client relationship management and post-event activities. This role requires partnering with multiple business units, senior executives, clients and managing vendor relationships.

Key Responsibilities:

1. Plan and deliver outstanding event experiences, both in-person and digitally.

• Deliver exceptional quality event programs in-line with annual business plans that deepen client relationships,

• Manage the efficient and successful running of events on-site in US and Canadian venues and in digital environments.

• Attend in-person events to ensure the successful delivery of the program

• Deliver post-event analytics

2. Accurately manage Event budgets and reporting to support ROI analysis and regulatory compliance.

• Manage vendor relationships and ensure the best pricing for each particular engagement.

• Accurately manage budgets for each event initiative in line with documented processes

• Prepare detailed expense reporting for audit purposes.

• Track and report attendance and measure targets data for Senior Management.

• Develop a detailed understanding of the compliance regulations specific to events and business entertainment.

• Seek opportunities to use automaton to streamline manual tasks including event attendance and financial reporting.

• Seek cost effective digital solutions to deepen the client experience.

3. Execute on detailed events plans that manage risk and deliver seamless experiences

• Create project workback schedules and action plans for internal partners.

• Maintain master agendas and schedules for events.

• Build and set-up events programs in a range of technology platforms

• Create testing plans, perform testing and QA on digital platforms or workflows with documented sign-offs.

• Work with Marketing and Product teams to develop accurate materials and the program agenda.

• Coordinate and manage all aspects of the event, including production and technology.

• Act as an event technology super-user and admin in platforms

• Ensure risk management, compliance, corporate security, and contingency planning is implemented for each event.

• Work with FIC speaker resources and investment staff to coordinate schedules for speaking opportunities as well as prepare travel details for corporate conferences.

4. PM Access: Manage PM (portfolio manager) and SME (subject matter expert) resources while successfully meeting the needs of the clients and Sales.

• Successfully manage the PM access process for Sales teams requesting portfolio manager support for virtual or in-person events.

• Continuously look for efficiencies in the PM access process and opportunities to improve the client and PM experience.

• Proactively liaise with other departments including Sales, Products and Marketing, IS, HRCA, Compliance, and Finance.

• Always seek opportunities to deliver an exceptional client experience.

• Build relationships and become familiar with the roster of talent, including PMs, IPMs and Analysts as well as FIC Speaker Resources

5. Act as a subject matter expert on event process and continuously look for opportunities to enhance the client experience.

• Create detailed documented processes for each step of event programs.

• Conduct ongoing research into digital and in-person event trends to improve event experiences.

• Map the entire customer journey at each event and envision all possible scenarios to better plan for contingencies, eliminate friction and allow for flexibility to pivot based on variables.

• Research and document detailed requirements for event-related technology or workflows and work with internal partners or vendors to ensure successful delivery of the vision.

• Stay on top of an ever-evolving events landscape by embracing hybrid/digital approaches and new technologies.

• Successfully onboard new vendors and create testing plans with documented QA (quality assurance) sign-off

• Work in-platform as an administrator in digital and hybrid event technology platforms.

What We Are Looking For

• 3 years of event management experience in a corporate environment, preferably within the financial services industry.

• Deep understanding of digital engagement in the context of event marketing.

• Bilingualism in French/English, written and verbal, is required.

The Expertise You Will Bring

• Exceptional organization, project management, and planning skills with a proven ability to manage events, including in-person and digital.

• Excellent vendor management and budgeting skills, including pricing negotiation, invoicing, and recordkeeping.

• Exceptional customer service and interpersonal skills with particularly strong verbal and written communication.

• Strong collaboration skills with an ability to successfully meet deadlines while maintaining positive working relationships in a team-based environment.

• Deep knowledge of digital event experience with hosting virtual events through streaming platforms such as CVENT and Zoom Events.

• Strong knowledge of customer relationship management software including Adobe Marketo, Salesforce and the Microsoft Office suite.

Total Rewards That Reflect Your Impact

We believe exceptional work deserves exceptional recognition. That’s why we offer a competitive compensation package designed to support your success today—and your financial well-being tomorrow.

For this role, your total rewards include:

• Base Salary and Discretionary Performance Bonus: Total annual cash compensation (base salary plus target bonus) ranges from $88,000 to 111,000, based on your experience and qualifications.

• RRSP Contribution: After 6 months of employment, we invest in your future with an RRSP contribution—no employee matching required.

We’re proud to offer a compensation package that aligns with provincial pay transparency requirements.

This posting represents an existing vacancy within our organization—an opportunity to step into a role where your talents will make a meaningful difference.

Fidelity Canada is an equal opportunity employer

Fidelity Canada is committed to fostering a diverse and inclusive workplace. We will consider all qualified applicants for employment regardless of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national or ethnic origin, age, disability, family status, protected veterans’ status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected ground.

Accommodation during the application process

Fidelity Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in the selection process. If you require an accommodation, please email us at FidelityCanadaStaffing@fidelity.ca.

No telephone inquiries or agencies please. We thank all applicants for their interest, please be advised that only those selected for an interview will be contacted.

Why Work at Fidelity?

We are proud to be recipients of the following:

Awards

• Canada's Top 100 Employers
o Greater Toronto's Top Employers
o Canada's Top Family-Friendly Employers
o Canada's Top Employers for Young People

• Great Place To Work® Certified
o Best Workplaces for Inclusion
o Best Workplaces for Mental Wellness
o Best Workplaces for Today's Youth
o Best Workplaces for Women
o Best Workplaces in Financial Services & Insurance
o Best Workplaces in Ontario
o Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams

• LinkedIn Top Companies in Canada

• Human Resource Director (HRD) - Best Place To Work
o HRD - 5-Star Benefit Program
o HRD - 5-Star Diversity & Inclusion Employer

Designations
• Canadian Compassionate Companies – Certified
• Benefits Canada's Workplace Benefits Award - Future of Work Strategy
• TalentEgg National Recruitment Excellence Award - Special Award for Diversity & Inclusion in Recruiting
• Canadian HR Reporter's Most Innovative HR Team