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Jobs at CEFE International (Now Hiring) — 2 open

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Office Manager:in - Minijob

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Entry level

<p>CEFE International (CI) mit Sitz in Köln hat zwei Kerngeschäfte. Auf der einen Seite sind wir als <strong>Beratungsunternehmen in der Entwicklung des Privatsektors</strong> tätig. Wir arbeiten mit Organisationen aus d…

Skills: Office Organization, AI Tool Proficiency, MS Office, ClickUp, German Language

CEFE International logoCEFE International

Office Manager:in

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany · Hybrid

Mid level

<p><strong>Du liebst Organisation, zwischenmenschliche Kommunikation und möchtest dafür sorgen, dass ein internationales Team sich rundum wohlfühlt? Dann komm zu uns!</strong></p> <p>CEFE International (CI) mit Sitz in K…

Skills: Office Management, HR Administration, German Language, English Language, MS Office

CEFE International logo

Office Manager:in - Minijob

CEFE International

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany • Hybrid

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Entry levelHybrid · 3 days in office

Tired of cold applications?

Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.

  • Full-time
  • Independent role with real responsibility, Opportunity to work with AI-supported processes, Flexible working culture, Insight into international project work, Heartfelt and committed team, Central location in Cologne
  • Posted 3d ago
  • ~10 hrs/week
  • German

Responsibilities

The role involves managing daily office operations, coordinating appointments, and acting as the primary contact for team organization. Additionally, the manager serves as the human interface for AI-supported processes and organizes team events to foster well-being.

Requirements

Candidates should be organized and reliable with a strong interest in AI tools and digital workflows. Proficiency in MS Office, ClickUp, and fluency in both German and English are required.

Full job description

CEFE International (CI) mit Sitz in Köln hat zwei Kerngeschäfte. Auf der einen Seite sind wir als Beratungsunternehmen in der Entwicklung des Privatsektors tätig. Wir arbeiten mit Organisationen aus der internationalen Zusammenarbeit, Ministerien und dem öffentlichen Sektor zusammen, um sie zu unterstützen, ihre Projektziele erfolgreich umzusetzen.


Unser Hauptziel ist es, (K)KMU zu fördern und Start-ups zu stärken, um eine nachhaltige wirtschaftliche Entwicklung zu ermöglichen. Um dies zu erreichen, arbeiten wir auf der Mesoebene, indem wir internationale Projekte verwalten, die von multilateralen und bilateralen Kooperationsagenturen finanziert werden. Auf der Mikroebene bieten unsere CEFE-Expert*innen KKMU und Start-ups Kapazitätsentwicklung an, um ihnen zu helfen, ihre Unternehmensleistung zu verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Zugang zu neuen Märkten zu erhalten.


Deine Rolle


Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen: erste Anlaufstelle für alles Organisatorische, mit offenem Ohr fürs Team und Blick für Details. Wir setzen zunehmend KI-gestützte Prozesse in unseren Abläufen ein – du behältst sie im Büroalltag im Blick und bist die menschliche Schnittstelle dazu.


Tasks


Aufgaben



  • Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gern arbeitet: Ordnung, Pflanzen, technische Kleinigkeiten – du hast den Überblick.

  • Du checkst den Briefkasten, übernimmst die Ablage, koordinierst Termine und bist erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und das Tagesgeschäft.

  • Du bist erste Ansprechperson bei IT-Fragen im Team – Kleineres löst du selbst, bei Komplexerem koordinierst du externe Dienstleister oder benutzt KI.

  • Du behältst unsere KI im Alltag im Blick: Du achtest auf reibungslosen Lauf, meldest Auffälligkeiten und unterstützt das Team bei der Nutzung – als menschliche Schnittstelle zwischen Tool und Team.

  • Du planst und organisierst Teamevents wie Sommerparty, Weihnachtsfeier und spontane Get-togethers und entwickelst kleine Maßnahmen fürs Wohlbefinden.

  • Du bist Ansprechperson für allgemeines Feedback rund ums Büro und Miteinander – und findest pragmatische Lösungen.


Requirements


Profil



  • Organisationstalent, Zuverlässigkeit und ein gutes Gefühl für Teamdynamiken

  • Offenheit und Neugier für KI-Tools und digitale Abläufe – du hast keine Scheu, dich in neue Anwendungen einzuarbeiten (Vorkenntnisse nicht nötig, Interesse schon)

  • Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. ClickUp); technisches Grundverständnis

  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse – unser Umfeld ist international

  • Freude an Menschen und am reibungslosen Tagesgeschäft

  • Von Vorteil: erste Erfahrung in Büroorganisation oder im NGO-/Consulting-Umfeld


Benefits


Wir bieten



  • Eine klar umrissene, eigenständige Rolle mit echter Verantwortung – kein reiner Zuarbeiter-Job

  • Einen Platz an der Schnittstelle zu unseren KI-gestützten Prozessen – mit Perspektive, hier mehr Verantwortung zu übernehmen

  • Flexible Arbeitskultur ohne starre 9-to-5-Logik, mit 2-3 festen Präsenztagen/Woche

  • Einblick in internationale Projektarbeit und ein herzliches, engagiertes Team

  • Mitten im Herzen von Köln


Rahmen



  • Umfang: Minijob, 40 h/Monat (10 h/Woche), an 2-3 festen Tagen im Kölner Büro

  • Vergütung: ab €14,00/h

  • Start: 01.08.2026


Sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, indem du beschreibst, warum du gut zu uns passt – mit Beispielen und deiner Motivation.

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AI ToolsMS OfficeClickUpOffice ManagementNGOConsultingInternational CooperationDigital ProcessesEvent PlanningCapacity DevelopmentSME SupportStart-ups

About CEFE International

LinkedInVisit site

''Innovative solutions for sustainable business development''

Industry
Business Consulting and Services
Company size
11-50 employees
Founded
1983
Headquarters
Cologne
LinkedIn followers
2,743

CEFE International is a consulting company based in Cologne. We contribute to the private sector development. Our overall goal is the promotion of MSMEs to empower national economies. How do we do it? With our daily work, we act on micro and meso levels, which means training people to become entrepreneurs or improve their business and supporting organizations and projects to enhance the approach to empowering MSMEs. We contribute to the Millenium Development Goals by enabling lasting income generation, job creation, business growth, and strengthening business service providers. Over the recent decade, we have been able to complement and expand our services to: - Promoting Micro, Small and Medium Enterprises (MSMEs) - Empowering Start-ups - Supporting Business Cooperation CEFE International is well known for the CEFE Method, one of the most successful methods for developing entrepreneurial and management skills. CEFE Method is a comprehensive set of training instruments. It uses an action-oriented approach and experiential learning to build and enhance the business management and personal competencies of many target groups, mainly in income and employment generation and sustainable economic development. CEFE International has a network of more than 3500 experts in 74 countries. They are all certified in CEFE Method. The network's main objective is to offer a space for cooperation among CEFE experts and trainers. CEFE International supports the work of the network and benefits from the vast experience and knowledge of all its members to develop tools and create innovative solutions for current difficulties and challenges.

Offices: Eigelstein 103-113, Cologne, 50668, DE

Private sector developmentinternationalcooperationand entrepreneurshipTrainingConsultingManagement Consulting
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