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Jobs at BrainersHub GmbH (Now Hiring) — 1 open

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Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d)

Hamburg, Germany · Hybrid

$50k–$60k/yr

Senior

<p>Du möchtest nicht einfach nur Projekte koordinieren, sondern direkt von einer der erfahrensten Healthcare-Marketerinnen lernen? Du hast Lust, auf unseren größten Kundenprojekten mitzuwirken, in strategischen Meetings …

Skills: Project Management, Account Management, Strategic Customer Leadership, Client Consulting, Budget Planning

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Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d)

BrainersHub GmbH

Hamburg, Germany • Hybrid

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Senior

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Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.

  • $50k–$60k/yr
  • Full-time
  • Mentoring from an experienced Business Director, Opportunity to work on major strategic customer projects, Hands-on experience from day one, Excellence bonus for initiative and responsibility, Regular feedback and transparent development paths, Flexible working hours
  • Posted 5d ago
  • ~40 hrs/week
  • German

Responsibilities

Act as the primary interface between the Business Director and the team to coordinate deadlines, reporting, and internal workflows. Support the management of large-scale healthcare customer projects, including strategic preparation, quality control of marketing materials, and executive administrative support.

Requirements

Requires at least 5 years of agency experience, ideally within the healthcare sector, with proven skills in account management and project steering. Candidates must possess strong organizational abilities, a professional eye for design quality, and high reliability in communication.

Full job description

Du möchtest nicht einfach nur Projekte koordinieren, sondern direkt von einer der erfahrensten Healthcare-Marketerinnen lernen? Du hast Lust, auf unseren größten Kundenprojekten mitzuwirken, in strategischen Meetings dabei zu sein und hautnah zu erleben, wie erfolgreiche Kundenführung, Projektmanagement und Consulting funktionieren?


Dann bist Du bei uns genau richtig!


Wir suchen eine ambitionierte Persönlichkeit als Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d), die eng mit unserer Business Direktorin zusammenarbeitet, strategische Kundenprojekte begleitet und Schritt für Schritt mehr Verantwortung in der Betreuung unserer Healthcare-Kunden übernimmt.


Diese Rolle bietet eine einzigartige Lernchance und Karriereentwicklungschancen – näher ran kommt man nicht. Du erhältst direkten Einblick in strategische Entscheidungen, Kundenkommunikation und das operative Tagesgeschäft auf höchstem Niveau.


Aufgaben



  • Schnittstelle zwischen Business Direktorin und Team: Du behältst den Überblick über Projekte, Termine, Deadlines und offene Aufgaben und stellst sicher, dass wichtige Themen zuverlässig vorangetrieben und nachverfolgt werden.

  • Unterstützung strategischer Kundenprojekte: Du arbeitest auf unseren größten Kundenprojekten mit, nimmst an allen Meetings unserer Business Direktorin teil und unterstützt bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Umsetzung wichtiger Kundeninitiativen.

  • Projekt- und Aufgabensteuerung: Du setzt Deadlines, bereitest Reportings vor, koordinierst interne Teams und sorgst dafür, dass Projekte strukturiert und effizient umgesetzt werden.

  • Marketing- und Vertriebsmaterialien begleiten: Von der Konzeption bis zur finalen Abgabe stellst Du sicher, dass alle Materialien den strategischen Vorgaben und Qualitätsstandards entsprechen.

  • Qualitätskontrolle durchführen: Du prüfst Kommunikationsmittel, Präsentationen, Anzeigen und Kampagnen auf Qualität, Konsistenz und strategische Passgenauigkeit.

  • Interne Teams koordinieren: Du arbeitest eng mit Creation, Consulting und Projektteams zusammen, koordinierst Timelines und sorgst für eine reibungslose Zusammenarbeit.

  • Projekte erfolgreich umsetzen: Von Angeboten über Projektpläne bis hin zur finalen Umsetzung behältst Du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts verloren geht.

  • Den Tag im Griff, bevor er beginnt: Du managst die gesamte Kommunikation und Reiseplanung unserer Business Direktorin. Von kuratierten Morgen-Briefings und prägnanten Zusammenfassungen bis hin zu durchdachten Reiserouten. Sie startet immer bestens vorbereitet in den Tag, weil Du bereits einen Schritt voraus bist


Qualifikation



  • Mindestens 5 Jahre Agenturerfahrung: Idealerweise mit Healthcare-Bezug (großes Plus!).

  • Kundenberatung & Account Management: Du weißt, wie man Kundenbeziehungen aufbaut, pflegt und strategisch weiterentwickelt.

  • Projektmanagement-Kompetenz: Von der Angebotserstellung über Budgetplanung bis zur finalen Abgabe behältst Du den Überblick.

  • Bewertungskompetenz im Design: Du kannst Kundenmaterialien professionell analysieren und beurteilen, ob sie zur Kommunikationsstrategie passen.

  • Organisationstalent & Prioritätenmanagement: Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.

  • Klare Kommunikation & hohe Zuverlässigkeit: Du kommunizierst transparent, verfolgst Aufgaben konsequent nach und bist eine verlässliche Ansprechperson für Kunden, Team und Business Direktorin.


Benefits



  • Lernen direkt von einer erfahrenen Business Direktorin: Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer erfahrensten Business Direktorin und erhältst Einblicke in strategische Kundenführung, Projektmanagement und Consulting, die man normalerweise erst nach vielen Jahren Berufserfahrung sammelt.

  • Arbeiten an unseren wichtigsten Kundenprojekten: Du unterstützt bei unseren größten und strategisch relevantesten Kundenprojekten, sitzt in Kundenterminen, begleitest strategische Meetings und sorgst dafür, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden.

  • Hands-on Erfahrung ab Tag 1: Du übernimmst von Anfang an Verantwortung und arbeitest aktiv an realen Kundenprojekten mit – statt nur zuzuschauen, wirst Du Teil der Umsetzung.

  • Drive & Ambition: Wer Initiative zeigt und Verantwortung übernimmt, erhält bei uns Raum für Weiterentwicklung, mehr Eigenverantwortung und wird mit einem Excellence-Bonus belohnt.

  • Fokus auf Entwicklung: Regelmäßiges Feedback, Mentoring und transparente Entwicklungspfade gehören für uns selbstverständlich dazu – wir investieren gezielt in Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.

  • Teamkultur & Zusammenarbeit: Die besten Ideen zählen, nicht die Hierarchie. Wir schätzen ambitionierte Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit dem Team wachsen möchten.

  • Inspirierendes Umfeld: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, spannende Kundenprojekte, ein ambitioniertes Team mit regelmäßigen Team-Events und Afterworks sowie ein Office mit Blick über ganz Hamburg.


Dein Alltag bei uns


Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer Business Direktorin und unterstützt sie bei der Steuerung unserer wichtigsten Kundenprojekte. Du bereitest Kundentermine, Präsentationen, Angebote und strategische Unterlagen vor, behältst den Überblick über E-Mails, offene Aufgaben und Prioritäten und sorgst dafür, dass wichtige Themen konsequent vorangetrieben werden. Als zentrale Schnittstelle zwischen Business Direktorin, Kunden und Team stellst Du sicher, dass Informationen transparent fließen, Deadlines eingehalten werden und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Gleichzeitig bist Du Teil strategischer Diskussionen und erhältst direkte Einblicke in die Kundenführung, Projektsteuerung und das operative Tagesgeschäft unserer größten Accounts.


Kein Tag ist wie der andere. Mal bereitest Du ein Kundenmeeting vor, mal koordinierst Du die Umsetzung einer Kampagne, mal sorgst Du dafür, dass ein wichtiges Projekt termingerecht abgeschlossen wird.


(Du bist Dir nicht sicher, ob Du alle Anforderungen erfüllst? Keine Sorge – wir lassen uns gerne davon überzeugen, dass Du trotzdem perfekt zu uns passt.)

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Healthcare MarketingProject ManagementAccount ManagementConsultingStrategic PlanningQuality AssuranceAgency ExperienceCustomer Relationship ManagementBudgetingCampaign ManagementReportingExecutive AssistanceHealthcare IndustryCommunication StrategyTimeline Coordination

About BrainersHub GmbH

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THE LEADING HUB FOR SMART BUSINESS GROWTH

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Business Consulting and Services
Company size
11-50 employees
Founded
2019
Headquarters
Hamburg, Hamburg
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"As leading innovation hub, we advise and support medium-sized businesses in their forward-thinking corporate development. By using cutting-edge AI technologies, we successfully implement solutions in the areas of business operations, digital sales and omni-channel marketing". – Dr. Mathias Ehrhardt – CEO BrainersHub, 2020 We have made it our central task to unite the best minds from economics, innovation development, artificial intelligence, psychology, human resources, sales, and communication in our teams. From these, we develop innovative, effective solutions for sustainable growth for our clients. We adopt an interdisciplinary approach in order to create pragmatic, quickly applicable opportunities to optimize business models or develop new ones, increase sales impact, and enable growth in predatory markets. WE ARE DEVELOPING Through implementation consulting, innovative and self-learning technologies (e.g. artificial intelligence), sales-increasing measures, and intelligently networked communication, we support medium-sized companies in their entrepreneurial growth and orientation towards the future. INTELLIGENT SOLUTIONS – Developing intelligent solutions for our customers in order to: - successfully respond to market changes - optimise potential - scale business models - maximize product success - achieve a new level of growth in predatory markets - be future-proof and digital WITH BRAIN AND VALUES – Translating our diverse potential into concrete solutions for our customers: Original and minimalist approaches in the entrepreneurial business fields are thus strengthened by generating new knowledge for constant innovation towards the future. In doing so, these values drive us: quality, trust, community and commitment.

Offices: Elbberg 1, Hamburg, Hamburg 22767, DE

LeadershipManagement ConsultancyInnovationArtificial IntelligenceOmni-Channel CommunicationDigital TransformationAgileDigitalBusiness GrowthBusiness Intelligence
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