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Rôle

Relevant de la cheffe d’équipe, spécialistes événements et expérience client, et en collaboration avec les équipes de projets, la personne titulaire du poste planifie et coordonne l’ensemble des étapes liées à la logistique et aux aspects technologiques des événements (virtuels, présentiels et hybrides) qui lui sont confiés.

Elle agit à titre de personne ressource pour la logistique événementielle et la gestion des participants.

Planification et organisation

• Planifier et coordonner la logistique liée aux activités de formation, réunions consultatives et conférences (présentiel, virtuel et hybride)
• Effectuer la recherche, l’évaluation et la sélection de lieux (hôtels, salles) et soumettre les meilleures recommandations à l’équipe projet interne et/ou au client en fonction des besoins et du budget
• Identifier, négocier et coordonner les fournisseurs pour les événements (hôtel, audiovisuel, transport, agences de voyages, )
• Collaborer avec les équipes internes et les clients pour bien définir les besoins logistiques des projets
• Sous la supervision du gestionnaire de projets, assurer les communications avec les organisations médicales, universités et associations pour la mise en œuvre des programmes (révision éthique, approbation des conférenciers, etc.)
• Assurer le suivi et la mise à jour des échéanciers pour les projets

Direction et exécution

• Assurer la mise en œuvre des activités et le bon déroulement des Événements
• Agir comme point de contact principal avec les représentants pour la mise en œuvre des programmes
• Gérer le processus d’invitation et de confirmation des participants à des réunions
• Coordonner les aspects logistiques (salles, repas, déplacements, audiovisuel, hébergement)
• Assurer les suivis avec les fournisseurs (audiovisuel, hôtels, agences de voyages, etc.) impliqués dans les projets
• Préparer et adapter les documents nécessaires aux différents projets et événements (ententes contractuelles, formulaires d’évaluation, )
• Rédiger les premières ébauches (copy text) des outils de mise en œuvre (invitation, évaluation, certificat, feuille de présence, guide de mise en œuvre, site web)
• Sous la supervision de la gestionnaire de projets, coordonner les suivis avec les pigistes pour le développement des outils
• Préparer et gérer les plateformes virtuelles pour les rencontres
• Coordonner le processus d’inscription, de transport et d’hébergement, gérer les communications avec les conférenciers et participants
• Participer activement aux événements (présence terrain ou virtuelle) afin d’assurer le bon déroulement des opérations
• Assurer le contrôle, l’exactitude et la mise à jour en temps réel des listes de participants

Contrôle

• Coordonner avec le service des finances la préparation des paiements et des lettres de remerciement, au besoin
• Assurer la réconciliation des projets (documents et budgets) auprès du client lorsque requis
• Effectuer le suivi des heures (Forecast) et veiller au respect des budgets liés aux éléments logistiques (hébergement, repas, audiovisuel, matériel, etc.)
• Sous la supervision du gestionnaire de projets, préparer les rapports post-mortem, incluant la compilation des évaluations, l’évaluation des besoins, etc. (Excel et PPT)

Qualifications et compétences

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires de premier cycle en gestion d’événements, communication ou tout autre domaine pertinent
• Minimum de 3 ans d’expérience en coordination et logistique d’événements
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Excellentes compétences organisationnelles et méthode de travail structurée
• Capacité à gérer plusieurs projets et priorités simultanément dans un environnement dynamique
• Autonomie, rigueur et collaboration
• Disponibilité pour des déplacements à travers le Canada

Conditions de travail et avantages

• Lieu : 100% virtuel avec des rencontres en présentiel en grande équipe aux 2 mois
• Horaire : Temps plein, 37,5 heures par semaine
• Rémunération : Salaire compétitif basé sur l'expérience et les compétences
• Des assurances collectives payées à 50% incluant médical, paramédical, assurance vie, assurance invalidité longue durée, assurance voyage et plus!
• Régime de retraite (REER) et Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) - On cotise avec vous!😉
• Une conciliation travail et vie personnelle – horaires flexibles en mode virtuel
• 3 semaines de vacances, 2 congés de maladie par année, congé pendant les Fêtes, horaires modifiées pour les vendredis d’été et 4 double-fériés, beaucoup de temps accordé pour un bon équilibre de vie !
• Un Club social qui organise des activités pour VOUS! En plus, la direction bonifie en organisant des activités gratuites tout au long de l’année
• Formation en continu et possibilités de carrière
• Des gestionnaires humaines et compréhensives
• Un environnement de travail respectueux où les équipes se soutiennent mutuellement dans la réalisation des projets
• Une équipe multidisciplinaire favorisant le développement de l'intelligence collective au quotidien