Description de la société
Chez Vinçotte, la sécurité est notre priorité absolue. En tant que plus grand acteur du Benelux, nous accompagnons les organisations – des multinationales et PME aux indépendants et particuliers – afin qu’elles puissent travailler de manière sûre, efficace et tournée vers l’avenir. Avec plus de 1 500 expert(e)s, nous proposons des services objectifs et de conseil dans les domaines de l’inspection, de la certification, de l’évaluation de la conformité et de la formation. Nos spécialistes sectoriels comprennent mieux que quiconque les besoins de nos clients et les accompagnent tout au long du cycle de vie de leurs installations : de la conception et de l’installation, à l’exploitation et à la maintenance, jusqu’à la mise hors service. Nous aidons ainsi nos clients à développer leurs activités de manière sûre, efficace et durable. Avec plus de 60 000 clients satisfaits, nous démontrons que la combinaison de notre expertise, de nos conseils et de notre technologie fait la différence. Vinçotte fait partie de Kiwa, membre de la SHV Family of Companies, et continue d’innover afin de garantir toujours plus de sécurité et d’efficacité.
Au sujet de la mission
En tant que Planning Masterdata & Data Quality Employee (H/F/X) vous êtes le premier interlocuteur des planificateurs et des inspecteurs pour toute question ou tout incident dans Microsoft Dynamics. Vous veillez au bon déroulement des activités quotidiennes, définissez les bonnes priorités et anticipez de manière proactive les situations imprévues. Dans ce cadre, vous assumez les tâches et responsabilités ci-dessous :
Tâches
Suivi opérationnel quotidien & priorisation
- Assurer le suivi quotidien des e-mails et des chats des équipes de planification et des inspecteurs, capter les signaux et prioriser les tickets/demandes en fonction de l’urgence, de l’impact et du délai de traitement.
- Être le premier point de contact pour les questions et incidents opérationnels (troubleshooting), analyser les causes, mettre en place des solutions temporaires et escalader les solutions structurelles si nécessaire.
- Apporter quotidiennement des corrections dans la planification et/ou les enregistrements (par ex. affectations, statuts, timing) afin de garantir une exécution correcte et cohérente.
- Analyser les bookings avec commentaires (booking comments), définir les actions dans Microsoft Dynamics (MSD) et assurer le suivi jusqu’à résolution ou enregistrement correct de l’incident.
- Assurer le suivi actif des tickets logués et escaladés vers l’IT : suivre le statut, fournir des informations complémentaires si nécessaire et assurer le feedback jusqu’à leur résolution et clôture.
Planification & optimisation
- Préparer les optimisations via des fichiers Excel : collecter, structurer et valider les données pertinentes (par ex. volumes, localisations, disponibilités) afin de garantir une base correcte et complète pour la planification.
- Utiliser l’outil d’optimisation pour améliorer la planification (efficacité, capacité, routing), comparer différents scénarios et traduire la meilleure option en planning opérationnel.
- Analyser les demandes de regroupements manuels (notamment localisation, route, timing et complexité) et programmer correctement le regroupement choisi dans le système ERP/MSD.
- Vérifier les horaires de travail et disponibilités des inspecteurs et les adapter si nécessaire (exceptions, absences, ajustements), afin de maintenir une planification réaliste et exécutable.
Qualité système, blocages & suivi du flux de travail
- Analyser, prioriser et corriger quotidiennement les erreurs système ; documenter les causes et assurer le feedback vers les parties concernées (planification, inspecteurs ou gestion applicative) afin d’éviter les récurrences.
- Assurer le suivi des missions bloquées sans rapport généré : identifier les informations manquantes, lancer les actions nécessaires et suivre jusqu’à production correcte du rapport.
- Identifier les blocages ayant un impact sur la facturation, faire corriger la cause (ou corriger si possible) et suivre jusqu’à reprise du flux de facturation.
- Suivre les ordres de travail ouverts : vérifier leur statut et la prochaine étape, et transmettre les actions à la planification.
- Assurer le suivi actif et le nettoyage des ordres non exécutés : attribuer le bon statut et transmettre les listes à la planification.
- Assurer un suivi quotidien du « before monitoring » afin de contrôler la préparation des inspections (qualité des informations, exactitude des données d’ordre de travail) et garantir un déroulement fluide.
Monitoring & qualité des données (clôture et gestion des assets)
- Gérer les « functional locations » au niveau de l’adresse de visite : contrôler, corriger et harmoniser les données afin de permettre la création, la planification et le reporting corrects des missions.
- Assurer le suivi quotidien du « after monitoring » afin de garantir une clôture correcte des inspections : détecter les données manquantes, clarifier les exceptions et ajuster les temps/pointages si nécessaire.
- Collaborer avec les équipes Operations concernant les assets, les propriétés des données et les observations afin de garantir la fiabilité et la cohérence des données.
Responsabilités
Vous êtes responsable du support opérationnel quotidien et de la priorisation dans Microsoft Dynamics, du maintien de la qualité et de la continuité des processus de planification et de suivi, ainsi que de la détection et de l’escalade proactive des points de blocage.
- Gérer le flux quotidien de tickets et définir les priorités en fonction de l’urgence, de l’impact et des délais.
- Garantir une planification et des enregistrements de temps corrects et cohérents, y compris la gestion des exceptions (horaires/disponibilités).
- Résoudre et escalader les incidents et problèmes opérationnels (ownership jusqu’à la résolution et la clôture).
- Assurer le monitoring et la qualité des données, y compris le suivi des erreurs et blocages impactant les rapports et la facturation.
- Collaborer avec les planificateurs, inspecteurs et super users tout en veillant au respect des méthodes de travail et des priorités via une communication claire et assertive.
Relations & interactions
En tant que Planning Masterdata & Data Quality Employee (H/F/X), vous êtes en contact étroit avec différents stakeholders internes afin de garantir et améliorer en continu la qualité de la planification et des données.
Au quotidien, vous collaborez avec les planificateurs, inspecteurs et super users :
- avec les planificateurs, vous alignez les ajustements de planning et assurez le feedback sur les incidents résolus ;
- avec les inspecteurs, vous apportez du support via chat et e-mail sur les problématiques opérationnelles, les modifications d’ordres de travail et les questions applicatives ;
- avec les super users, vous échangez sur les incidents, partagez les solutions et contribuez aux améliorations.
Sur une base hebdomadaire, vous échangez avec le Planning Excellence Manager et le Teamlead Planning :
- analyse des rapports et dashboards,
- escalade des problèmes structurels,
- élaboration de propositions d’amélioration des processus et de la qualité des données,
- suivi et évaluation de l’impact des solutions mises en place.
De manière régulière et ad hoc, vous interagissez avec d’autres équipes :
- coordination avec les teamleads des inspecteurs pour les dossiers complexes,
- collaboration avec l’Operations Manager dans le cadre de projets,
- alignement avec Masterdata, Customer Care et KARM pour assurer des adaptations correctes des service orders.
Pour les problématiques techniques, vous travaillez en étroite collaboration avec l’IT :
- escalade via le système de tickets, suivi jusqu’à implémentation de la solution.
Vous agissez comme un maillon central entre les opérations, la planification et les systèmes, en contribuant à la fois sur le plan opérationnel à la résolution rapide des problèmes et en mettant en place des améliorations structurelles afin d’éviter les incidents futurs.
Qu'attendons nous de vous?
- Vous disposez d’un diplôme de Bachelier ou évoluez à un niveau de réflexion équivalent (vision globale, fortes capacités analytiques, capacité à appréhender des problèmes complexes (identifier les causes) et à les traduire en solutions et workarounds adéquats et efficaces, approche data-driven, orientation client et résultats, excellentes compétences en communication, capacité à escalader de manière structurée).
- Vous travaillez de manière rigoureuse et orientée qualité, avec une attention particulière à la qualité des données et à la justesse des enregistrements.
- Vous savez définir les priorités et garder une vue d’ensemble dans un environnement opérationnel dynamique.
- Vous communiquez de manière claire et assertive et collaborez efficacement avec les planificateurs, inspecteurs, IT et autres parties prenantes.
- Vous possédez une bonne connaissance de Microsoft Dynamics (ou d’un ERP similaire) et disposez de solides bases en Excel.
- Vous faites preuve d’ownership : vous assurez le suivi des incidents jusqu’à leur résolution complète et leur clôture correcte.
- Connaissances linguistiques : langue maternelle néerlandaise ou française, avec une très bonne maîtrise de la deuxième langue nationale.
Vous pouvez justifier d’au moins 3 ans d’expérience au sein d’un département de planification & organisation de services, de préférence dans un environnement à orientation technique.
Qu’est-ce-que vous pouvez attendre de nous?
Êtes-vous intéressé(e) par le renforcement de nos équipes ?C'est formidable ! Nous pouvons d'ores et déjà vous promettre que chez nous...
- Vous pourrez compter sur notre communauté Vinçotte : des collègues enthousiastes et dévoués ;
- Vous aurez la possibilité de développer et d'approfondir votre expertise ;
- Vous apprendrez à travailler de manière objective, tout en étant encouragé(e) à penser de manière novatrice et à sortir des sentiers battus ;
- Vous vous engagez dans un emploi ayant un impact : votre voix contribue à façonner nos politiques ;
- Vous contribuerez quotidiennement à une société sûre et efficace ;
- Vous pourrez compter sur une rémunération compétitive, complétée par des avantages extralégaux tels que des chèques-repas et des jours de congé supplémentaires.
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