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Assistant Administratif- Bilingue

Toronto, Ontario, Canada · Hybrid

$60k–$65k/yr

Mid level

Assistant Administratif- Bilingue Department: Administration - Office Management Employment Type: Permanent - Full Time Location: Toronto, ON Compensation: $60,000 - $65,000 / year Description L'assistant administratif o…

Skills: Bilingualism (English/French), Calendar Management, Executive Support, Event Planning, Meeting Coordination

GS1 Canada logo

Assistant Administratif- Bilingue

GS1 Canada

Toronto, Ontario, Canada • Hybrid

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  • $60k–$65k/yr
  • Full-time
  • bachelor degree
  • Posted 9d ago
  • ~40 hrs/week
  • French

Responsibilities

Provide high-level administrative support to senior executives, including managing calendars, correspondence, and organizing internal and external events. Ensure operational efficiency through meticulous archiving, expense tracking, and coordination with industry stakeholders.

Requirements

Requires 2 to 3 years of administrative experience and full professional fluency in both English and French. Proficiency in MS Office and a degree in business management or communications is preferred.

Full job description

Assistant Administratif- Bilingue

Department: Administration - Office Management

Employment Type: Permanent - Full Time

Location: Toronto, ON

Compensation: $60,000 - $65,000 / year



Description

L'assistant administratif ou l’assistante administrative est un membre essentiel de l'équipe de GS1 Canada. Cette personne démontre un professionnalisme et une discrétion exemplaires. Le titulaire ou la titulaire du poste jouera un rôle crucial en fournissant un soutien administratif qui contribuera au succès global de GS1 Canada.
Cette personne sera minutieuse, organisée et proactive, et saura accomplir ses tâches de façon efficace en gérant bien son temps, en documentant, en planifiant et en coordonnant les activités internes.
Il s'agit d'un poste hybride demandant une présence au bureau selon les besoins.



Key Responsibilities

  • Gérer activement l'agenda de la direction en identifiant les priorités, en veillant à ce que les ordres du jour et les documents d'accompagnement soient inclus dans les invitations aux réunions et en gérant les participants.
  • Fournir un soutien administratif et une coordination spécifiques aux cadres supérieurs qui lui sont assignés, notamment en gérant leur correspondance quotidienne, en assurant le classement et le suivi, en recherchant des documents, etc., selon les besoins.
  • Organiser les réunions et les événements, tant internes qu’externes, y compris la gestion des déplacements, la rédaction de procès-verbaux de réunion, de comptes rendus de discussions et de rapports, ainsi que la mise en place et le nettoyage.
  • Gérer la liaison avec les principaux acteurs de l’industrie et les services internes, selon les besoins.
  • Assurer que les agendas des services et de la direction sont mis à jour pour maximiser l’efficacité des rendez-vous.
  • Instaurer et gérer un système exhaustif d'archivage pour le service.
  • Préparer les bons de commande et les notes de frais selon les besoins.
  • Surveiller l'efficacité du service pendant les tâches quotidiennes courantes.
  • Accomplir diverses autres tâches qui lui seront déléguées ou assignées.
  • Collaborer avec l'ensemble de l'équipe administrative afin de garantir une relève et un remplacement en cas d'absence au besoin pour assurer la continuité des activités.
  • Les responsabilités peuvent varier en fonction des besoins de l'entreprise et des priorités organisationnelles, selon la nature et le niveau du poste


Skills, Knowledge & Expertise

  • Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans le domaine administratif.
  • Maîtrise approfondie de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Internet, CRM, etc.).
  • Diplôme d'études universitaires supérieures ou diplôme dans un domaine connexe (par exemple en gestion d'entreprise ou en communication, un atout).
  • Capacité de respecter des échéances serrées et d’assumer la responsabilité de l'exécution rapide et précise des tâches qui lui sont confiées.
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement en évolution constante.
  • Compétences en rédaction et en création de présentations multimédias, y compris leurs différents composants.
  • Expertise démontrée en matière d'organisation et de communication.
  • Expérience éprouvée en résolution de problèmes et en analyse.
  • Sens aigu de l'initiative, combiné à un excellent discernement.
  • Esprit d'équipe, capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et d’établir des priorités dans un environnement dynamique.
  • Maîtrise du français et de l'anglais Obligatoir pour communiquer avec les intervenants potentiels et actuels dans l’ensemble du pays.
  • Esprit d'entreprise et grande capacité d’adaptation aux besoins changeants.

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MS WordMS ExcelMS OutlookMS PowerPointCRMBilingualFrenchEnglishOffice ManagementExecutive AssistantAdministrative SupportCalendar ManagementMeeting MinutesExpense ReportsArchivingBusiness Management

About GS1 Canada

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Transforming Supply Chain Since 1974

Industry
Non-profit Organizations
Company size
201-500 employees
Founded
1997
Headquarters
Toronto, Ontario
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12,833

GS1 Canada is part of GS1, the global not-for-profit organization behind the first barcode and the world's most widely used supply chain standards. GS1 Canada supports business success through global barcodes and the development of industry-directed solutions that meet common business needs. Their collaborative approach, powered by GS1 standards, delivers measurable value to Canadian businesses of all sizes. As a leader in product data quality, GS1 Canada ensures the seamless exchange of accurate, trusted data between trading partners, fostering operational excellence and consumer trust. By providing essential tools and insights, they empower industries to work smarter, reduce costs, and create a more sustainable future. To learn more about GS1 Canada and our leadership team, visit our website: https://gs1ca.org/about-us/

Offices: 1500 Don Mills Road, Suite 800, Toronto, Ontario M3B 3K4, CA

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