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Poste permanent - Bureau de Québec – Présentiel

Relevant de la Directrice générale adjointe, le.la chef d’équipe des services internes est responsable d’assurer la gestion efficace et la coordination des opérations liées aux services internes du bureau de Québec, incluant la réception, le centre de conférence et les installations.

Les défis que nous te proposons

• Tu agiras à titre de personne-ressource pour l’équipe des services internes composée de deux commis, en assurant la formation, la priorisation des demandes, la coordination des tâches et les suivis de dossiers;
• Tu assureras l’accueil des visiteurs ainsi que la tenue de la réception;
• Tu planifieras l’assignation des ressources et géreras les horaires de travail de l’équipe;
• Tu géreras les demandes de réservation de salles en analysant les besoins des clients internes et en coordonnant l’ensemble des aspects logistiques : aménagement, restauration, mise à jour des calendriers, etc.;
• Tu assureras la gestion des approvisionnements et le contrôle des inventaires, en veillant au réapprovisionnement adéquat des produits nécessaires aux activités;
• Tu coordonneras la gestion des opérations du centre de conférences, incluant la réception et la cuisine;
• Tu agiras comme point de contact auprès des différents fournisseurs de services;
• Tu effectueras les commandes traiteur et en assureras le suivi logistique;
• Tu planifieras et coordonneras la gestion des installations et des espaces de travail, incluant l’entretien, l’acquisition de matériel ainsi que la supervision des projets de rénovation, de déménagement et de reconfiguration au besoin;
• Tu agiras comme point de contact en cas de situations urgentes (pannes, alarmes incendie, bris, etc.) et coordonneras les interventions nécessaires;
• Tu coordonneras les besoins en gestion documentaire avec l’équipe du bureau régional;
• Tu identifieras les opportunités d’amélioration liées à l’organisation du travail, au service à la clientèle, aux processus et aux outils, et contribueras à la mise en place des mesures appropriées;
• Tu soutiendras les activités liées à la santé et sécurité au travail, notamment en assurant le suivi des trousses de premiers soins et de l’affichage obligatoire, ainsi qu’en participant à la coordination des formations (secourisme, brigade d’urgence, etc.);
• Tu offriras un service à la clientèle de haute qualité en répondant aux demandes de manière courtoise et professionnelle.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour travailler dans le tout nouvel Édifice Fasken, situé dans le Vieux-Québec offrant un environnement de travail de choix, dans des locaux ayant remporté le Prix de l’année à la 16ème édition des Grands Prix du Design, soit la plus haute distinction du concours;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi

• Tu as un DEC en hôtellerie, en gestion administrative ou un diplôme d’études secondaires jumelé à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou en milieu professionnel;
• Tu es à l’aise avec la suite Office 365 (World, Excel);
• Tu as le souci d’offrir un service à la clientèle de haut niveau;
• Tu as un sens de l’organisation hors pair et tu sais gérer les priorités tout en prenant des initiatives.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun.e. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet avocat.e.s de premier plan comptant plus de 900 avocat.e.s à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnus comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec en 2026 », « le meilleur cabinet d’avocat.e.s où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 ».

Équité, diversité et inclusion

Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidat.e.s et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun.e puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.

Accessibilité et accommodements

Sachez que des aménagements raisonnables sont disponibles pour les candidats en situation de handicap.

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