Office Manager*in/ Teamassistenz (all gender) Teilzeit oder Vollzeit
Hamburg, Germany · Hybrid
Mid level
<h2 id="aufgaben">Aufgaben</h2> <p>Als <strong>Office Manager*in / Teamassistenz (all gender)</strong> sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatori…
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Full-time
professional certificate
Hybrid Work, HVV Ticket, Apple MacBook, Free Drinks and Snacks, Weekly Team Lunch, Urban Sports Club Subsidy
Posted 13d ago
~40 hrs/week
German
Responsibilities
Ensure smooth daily office operations by supporting management with organizational tasks and coordinating administrative duties. Act as a key interface between the team, management, and external partners while managing office supplies and events.
Requirements
Requires several years of experience in office management or team assistance and a commercial vocational training or equivalent qualification. Proficiency in German and English is required, with Spanish or French being a plus.
Full job description
Aufgaben
Als Office Manager*in / Teamassistenz (all gender) sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen Themen, koordinierst administrative Aufgaben und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und externen Partnern. Kurz gesagt: Du hältst unser Office organisiert und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft.
Office- und Organisationsmanagement
Organisation des Büroalltags und allgemeine administrative Aufgaben
Koordination von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern
Empfang und Betreuung von Kunden
Organisation von Teamlunches, Meetings sowie Sommer-, Weihnachts- und Team-Events
Bestellungen sowie Pflege und Organisation der Gemeinschaftsbereiche (z. B. Küche, Kaffeemaschine, Kühlschrank, Blumen, Müll)
Unterstützung der Geschäftsführung
Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung
Unterstützung bei organisatorischen Projekten
Buchhaltung & Personal
Vorbereitung von Belegen und Unterstützung der Buchhaltung
Weitergabe von Informationen zu Stellenausschreibungen sowie Offboardings/Kündigungen an das Recruiting
Internationale Zusammenarbeit
Unterstützung bei Besuchen internationaler Kunden und Partner
Kommunikation mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern
Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren administrativen Position
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Spanisch oder Französisch sind ein Plus
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert.
Du bist pragmatisch, packst gerne mit an und behältst auch bei vielen Themen gleichzeitig den Überblick.
Du hast Freude daran, ein Büro zu organisieren und ein Team im Hintergrund bestmöglich zu unterstützen.
Benefits
Hybrid-Arbeiten mit Büro in Hamburg
HVV-Ticket für eine entspannte Anreise
Apple MacBook
Kostenlose Getränke, Snacks und Teamlunch jeden Mittwoch
Vehicle transfers of the highest quality - europewide.
Industry
Transportation, Logistics, Supply Chain and Storage
Company size
11-50 employees
Founded
2014
Headquarters
Hamburg, Hamburg
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4,673
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