Administrative Jobs in Strassen, Luxembourg (Now Hiring) — 8 open

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

leader du leasing opérationnel à Luxembourg, en Europe et dans le monde. Société de services dont l’actionnaire principal est le groupe Société Générale, Ayvens place le client au cœur de son organisation. Notre force, c’est notre équipe : 160 personnes qui, par leur enthousiasme, leur engagement et leur bonne humeur développent l’entreprise depuis 1985.

Ayvens à Luxembourg est aussi une des toutes premières sociétés à s’être engagée pour la RSE, la Responsabilité Sociétale des Entreprises, en obtenant le label de l’INDR en 2011 et en signant la charte de la Diversité en 2013.

En 2017, 2019, 2021 et 2023 l’institut Great Place To Work® a certifié Ayvens Luxembourg en tant qu’entreprise dans laquelle il fait bon travailler à l’issue d’une enquête menée auprès de tous ses collaborateurs.

Rejoignez notre équipe à Luxembourg en tant que :

Order & Delivery Officer - Agent au Service Commandes et Livraisons

Lieu : Strassen

Type de contrat : CDI temps plein 40h du lundi au vendredi

Disponibilité : Dès que possible

Vos missions :

Au sein du service en charge des livraisons de véhicules, vous jouez un rôle clé dans la qualité des prestations offertes à nos clients et dans leur satisfaction. En interaction permanente avec les différents services de l’entreprise, ainsi qu’avec nos fournisseurs et nos clients, vous contribuez au bon déroulement des opérations de livraison. Vous êtes rattaché(e) à l’Operations Manager.

Les tâches principales de cette fonction sont :

• L'émission des commandes de véhicules neufs et accessoires, la transmission aux fournisseurs et la confirmation de commande aux clients
• Le suivi des délais de livraison ; informer proactivement les clients et les fournisseurs
• La gestion des démarches administratives en matière d'immatriculation en collaboration avec nos fournisseurs, partenaires locaux et étrangers (transfert de plaque, plaque spéciale, détenteur, etc.)
• Mandater les sous-traitants (antivol, pneus hiver, transport, accessoires, ...) et vérifier la bonne exécution des actions
• Planifier chaque livraison entre le client et le fournisseur. Il est question de jongler être le planning du client, du fournisseur et d’Ayvens si le client rend également un véhicule arrivé en fin de contrat.
• Collaborer en permanence avec l’ensemble des services afin de répondre au mieux aux attentes de nos clients
• Contribuer à l'amélioration des processus et de la communication avec les clients
• Validation et archivage des dossiers traités
• Vérifier et valider les factures d’achats de véhicules et de prestations de service

Votre profil :

• A l’écoute de vos clients, sensible à la qualité du service et du travail accompli
• Organisé et rigoureux, vous maîtrisez l’art de la communication
• Toujours de bonne humeur, les imprévus pimentent votre quotidien
• Votre formation est de type supérieur (bac +2/+3) ou vous pouvez justifier d'une solide expérience en relation avec la fonction
• Maîtrise du français, l’allemand et l’anglais seront considérés comme un atout
• Capacité d’adaptation rapide à un nouvel environnement de travail
• Le secteur automobile vous intéresse
• Bonne maîtrise de l’outil informatique, des applications Microsoft, vous êtes rapidement à l’aise avec des applications spécifiques au métier

Nos avantages extra-légaux :

• Carte Pluxee
• Carte Sympass
• Prime de fin d’année 13è mois
• Congés d’ancienneté (1 jour tous les 3 ans)
• Prime d’ancienneté (à partir de la 5ème année)
• «Personnel Lease» avec réduction de loyer dès la fin de la période d’essai
• Un salaire attrayant adapté à notre barème

Autres avantages :

• Horaires flexibles entre 7h et 19h
• Télétravail en accord avec les règlementations
• Parking gratuit et accès facile via transports en commun

Processus de recrutement :

• Un entretien RH
• Un entretien avec le Manager
• Éventuellement un entretien avec la Directrice des Opérations

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un rôle clé dans une entreprise en pleine croissance.
• Un environnement dynamique où l’innovation et la créativité sont valorisées.
• Une opportunité de façonner et d’impacter directement la communication d’une marque en expansion.

Nous vous offrons :

• La possibilité de travailler avec un employeur engagé : en matière de RSE, de diversité, du bien-être de ses collaborateurs et qui lutte contre les discriminations.
• Rejoindre un leader du marché et faire partie d’un groupe international très dynamique.
• Un environnement de travail convivial fondé sur le respect et la confiance, au sein d’une équipe enthousiaste et motivée.
• Un dispositif de formation et d’accompagnement de qualité.
• Un soutien dans votre développement, tant dans votre poste que dans l’entreprise.

Nous valorisons la diversité des parcours et accueillons des candidatures issues d’horizons professionnels variés.

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

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Why Ayvens?

With over 3.1 million vehicles managed across more than 40 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.