<p>Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Pr…
Skills: Office Management, Front Desk Management, Organization, Facility Management, IT Equipment Procurement
<p><strong>Arbeiten bei Ralph</strong></p> <p>Ralph ist eine moderne KI-Hausverwaltung aus Berlin. Wir suchen Top-Talente, um die Immobilienverwaltung – die größte Anlageklasse der Welt – neu zu denken. Wir bauen unsere …
Skills: Claims Management, Building Insurance, Contract Management, AI Tooling, KPI Analysis
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Full-time
professional certificate
High level of autonomy, Dynamic and open team, Comprehensive onboarding, Gym membership, Company events, Regular team lunches
Posted 5d ago
~20 hrs/week
German
Responsibilities
The Office Manager is responsible for the reception area, general office organization, and ensuring smooth daily operations for the team. Key duties include managing mail, IT equipment, facility maintenance, and supporting employee onboarding and offboarding.
Requirements
Candidates should have a completed commercial vocational training or a comparable qualification, ideally with initial experience in office management. Strong organizational skills, a hands-on mentality, and proficiency in German are required.
Full job description
Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet.
Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.
Aufgaben
Empfang & Front Desk
Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort
Sicherstellung der Clean-Desk-Policy
Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen
Post & Archiv
Annahme und Versand von Paketen und Post
Scannen und Verteilen eingehender Post im Team
Ablage wichtiger Dokumente im Archiv
Schlüsselverwaltung
Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln
Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls
IT-Ausstattung
Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende
Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende
Büromaterial & Bestellungen
Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien
Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen
Food & Drinks
Bestellung von Getränken
Organisation von frischem Obst
Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank
Facility Management
Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln
Koordination kleinerer Reparaturen
Pflege der Büropflanzen
Onboarding & Team-Support
Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende
Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag
Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge)
Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen
Finanzbuchhaltung
Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung
Qualifikation
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil
Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern
Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten
Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht
Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.
Der neue Standard der Hausverwaltung. Ralph kombiniert die besten Verwalter mit der besten Software. Endlich.
Industry
Real Estate
Company size
51-200 employees
Founded
2022
Headquarters
Berlin
LinkedIn followers
894
Ralph combines the best talent with the best proprietary software to finally solve the messy problem of property management.
Ralph has built the industry's leading end-to-end OS, on which it manages more than 10.000 units. Ralph manages 400+ buildings pro-actively, ensuring peace-of-mind through compliance, and maximizing value. Customers can sit back and track everything in real time.
Based in Berlin, our team has 70+ experts from the real estate industry and partners with the leading utility contractors, banks, insurances, lawyers and engineers across all things around your home.
Offices: Berlin, DE · Marienburger Straße 24, Berlin, BE 10405, DE
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