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Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Berlin, Germany · On-site

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<p>Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Pr…

Skills: Office Management, Front Desk Management, Organization, Facility Management, IT Equipment Procurement

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Schadenmanager:in Gebäudeversicherungen (m/w/d)

Berlin, Germany · Hybrid

Mid level

<p><strong>Arbeiten bei Ralph</strong></p> <p>Ralph ist eine moderne KI-Hausverwaltung aus Berlin. Wir suchen Top-Talente, um die Immobilienverwaltung – die größte Anlageklasse der Welt – neu zu denken. Wir bauen unsere …

Skills: Claims Management, Building Insurance, Contract Management, AI Tooling, KPI Analysis

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Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

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  • Full-time
  • professional certificate
  • High level of autonomy, Dynamic and open team, Comprehensive onboarding, Gym membership, Company events, Regular team lunches
  • Posted 5d ago
  • ~20 hrs/week
  • German

Responsibilities

The Office Manager is responsible for the reception area, general office organization, and ensuring smooth daily operations for the team. Key duties include managing mail, IT equipment, facility maintenance, and supporting employee onboarding and offboarding.

Requirements

Candidates should have a completed commercial vocational training or a comparable qualification, ideally with initial experience in office management. Strong organizational skills, a hands-on mentality, and proficiency in German are required.

Full job description

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet.


Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.


Aufgaben


Empfang & Front Desk



  • Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort

  • Sicherstellung der Clean-Desk-Policy

  • Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen


Post & Archiv



  • Annahme und Versand von Paketen und Post

  • Scannen und Verteilen eingehender Post im Team

  • Ablage wichtiger Dokumente im Archiv


Schlüsselverwaltung



  • Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln

  • Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls


IT-Ausstattung



  • Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende

  • Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende


Büromaterial & Bestellungen



  • Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien

  • Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen


Food & Drinks



  • Bestellung von Getränken

  • Organisation von frischem Obst

  • Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank


Facility Management



  • Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln

  • Koordination kleinerer Reparaturen

  • Pflege der Büropflanzen


Onboarding & Team-Support



  • Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende

  • Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag

  • Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge)

  • Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen


Finanzbuchhaltung



  • Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung


Qualifikation



  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

  • Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil

  • Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise

  • Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern

  • Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten

  • Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen

  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil


Benefits



  • Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten

  • Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht

  • Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.

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Office ManagementFront DeskFacility ManagementOnboardingCommercial TrainingIT ProcurementBookkeepingAdministrative SupportClean Desk PolicyOffice Software

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