Solna, Sweden · On-site
Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långs…
Skills: Office Management, Administrative Coordination, Vendor Management, Facility Management, Project Coordination
Solna, Sweden · On-site
Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långs…
Skills: Office Management, Administrative Coordination, Vendor Management, Facility Management, Project Coordination
Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.
The Office Manager is responsible for the daily operation of the office, ensuring all common areas are representative and professional. The role also involves coordinating the move to new premises and providing administrative support to the management team.
Candidates should have several years of experience in office management or coordination with strong administrative skills and fluency in Swedish and English. Experience with office establishment, move projects, or occupational health and safety (SBA) is considered a merit.
Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långsiktiga kundrelationer med hög tillit och tydlighet. Vi är stolta över att vara ett Great Place to Work och erbjuder en arbetsplats där utveckling, gemenskap och glädje står i fokus.
Nu söker vi, på uppdrag av en kund, en erfaren och självgående Office Manager som vill vara med och etablera ett nytt kontor. Rollen innebär ett helhetsansvar för kontorets dagliga drift och en central funktion i att skapa en välorganiserad, professionell och representativ arbetsplats. Under det första halvåret kommer du även att ha en viktig roll i att samordna flytten till de nya lokalerna och säkerställa att verksamheten fungerar smidigt under den pågående ombyggnationen.
Du kommer att arbeta nära verksamhetens ledning och den kommande VD-assistenten. Fram till dess att VD-assistenten tillträder kommer du även att stötta med vissa administrativa och koordinerande uppgifter.
Du kommer bland annat att
Ansvara för den dagliga driften av kontoret.
Säkerställa att kontor, kök, konferensrum och gemensamma ytor alltid är välorganiserade och representativa.
Ta emot besökare och vara en professionell kontaktyta utåt.
Hantera post, beställningar, leverantörskontakter och övrig kontorsservice.
Samordna lokalvård, fastighetsservice och externa leverantörer.
Hantera passersystem, nycklar och praktiska kontorsfrågor.
Koordinera flytten till de nya lokalerna och ha löpande kontakt med entreprenörer och leverantörer.
Stötta ledningen med administrativa och koordinerande uppgifter.
Samordna onboarding av nyanställda, interna möten och event.
Bidra till en trygg, säker och välfungerande arbetsmiljö.
Du har
Flera års erfarenhet som Office Manager, Office Coordinator eller från en liknande roll.
Erfarenhet av att självständigt ansvara för kontorsservice, administration och leverantörskontakter.
God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat.
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
God systemvana.
Ett naturligt öga för ordning, kvalitet och detaljer.
Ett proaktivt arbetssätt och förmåga att se vad som behöver göras innan någon annan gör det.
Ett starkt servicefokus, hög ansvarskänsla och ett prestigelöst förhållningssätt.
Hög integritet och gott omdöme.
Det är meriterande om du har
Erfarenhet av kontorsetablering eller flyttprojekt.
Erfarenhet av att stötta ledning med administrativa och koordinerande uppgifter.
Kunskap om arbetsmiljö och systematiskt brandskyddsarbete (SBA).
Vi erbjuder
En nyckelroll i etableringen av ett nytt kontor med stora möjligheter att påverka.
En varierad roll med stort eget ansvar.
Möjlighet att arbeta i en verksamhet med höga kvalitetskrav och stort förtroende.
Ett engagerat team och en arbetsplats där samarbete och professionalism står i fokus.
En tjänst som inleds på 75 %, med möjligheter att eventuellt utvecklas till en heltidstjänst i takt med verksamhetens fortsatta expansion.
Anställningsform
Deltid, 75 % med goda möjligheter till heltid.
Start: Enligt överenskommelse.
Rollen verkar i en verksamhet där konfidentialitet och informationssäkerhet är av stor betydelse. Anställningen förutsätter därför att du kan genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning.
Ansökan
Vi genomför löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Skicka därför in din ansökan redan idag!
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Nina Ahmadian på:
[email protected]
Skräddarsydda helhetslösningar för ditt kontor. Ett avtal, en faktura, en kontaktyta. En effektivare vardag.
Vi vet att välfungerande kontor skapar glada chefer och medarbetare. Därför är vi experter på att skapa smidig effektivitet genom våra helhetslösningar. Ibland handlar det om lokalvård, kaffemaskiner eller mat på jobbet, i andra fall en hel kontorsflytt. Oavsett så har vi lösningen för dig. Samla allt för kontoret på en faktura, och njut av en effektivare vardag. Ett avtal, En faktura, Ett servicenummer, Låter det enkelt? Bra, för det är vårt mål. Att göra det enkelt för dig. Ring oss gärna på: 010-33 00 330
Offices: Vallgatan 5, Stockholm, Stockholm County 17067, SE
Skräddarsydda helhetslösningar för ditt kontor. Ett avtal, en faktura, en kontaktyta. En effektivare vardag.
Vi vet att välfungerande kontor skapar glada chefer och medarbetare. Därför är vi experter på att skapa smidig effektivitet genom våra helhetslösningar. Ibland handlar det om lokalvård, kaffemaskiner eller mat på jobbet, i andra fall en hel kontorsflytt. Oavsett så har vi lösningen för dig. Samla allt för kontoret på en faktura, och njut av en effektivare vardag. Ett avtal, En faktura, Ett servicenummer, Låter det enkelt? Bra, för det är vårt mål. Att göra det enkelt för dig. Ring oss gärna på: 010-33 00 330
Offices: Vallgatan 5, Stockholm, Stockholm County 17067, SE
