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Nous recherchons un(e) adjoint(e) gestionnaire d’immeubles motivé(e) pour soutenir les opérations quotidiennes de nos propriétés résidentielles à Montréal et assurer une expérience de vie positive pour nos locataires. Travaillant en étroite collaboration avec le gestionnaire d’immeubles principal et le directeur régional des opérations, l’adjoint(e) gestionnaire d’immeubles apportera son soutien dans la gestion des relations avec les locataires, la collecte des loyers, la coordination de la maintenance et les tâches administratives. Ce rôle offre une exposition à l’ensemble des activités de gestion immobilière tout en mettant l’accent sur la prestation d’un service à la clientèle de haute qualité.

Responsabilités:

• Relations avec les locataires : Servir de premier point de contact pour les demandes de routine des locataires via Building Stack et en personne, en assurant des réponses rapides et professionnelles. Aider à la gestion des demandes, plaintes et préoccupations des locataires, en escaladant les dossiers complexes au gestionnaire d’immeubles principal si nécessaire. Préparer et distribuer les communications et avis aux locataires, y compris les envois liés aux renouvellements. Effectuer l’accueil des nouveaux locataires et les rencontres post-emménagement, préparer les trousses de bienvenue, animer les séances d’intégration et compléter la liste de contrôle d’intégration.
• Collecte des loyers : Soutenir les activités de perception des loyers, y compris le maintien de registres précis des paiements. Aider au suivi des retards de paiement sous la direction du gestionnaire d’immeubles.
• Inspections des propriétés : Participer aux inspections régulières des propriétés et des unités vacantes afin d’assurer la propreté, la sécurité et l’entretien. Rapporter les constats d’inspection au gestionnaire d’immeubles principal et appuyer les actions de suivi.
• Coordination de la maintenance : Aider à coordonner la maintenance et les réparations des propriétés avec les entrepreneurs, fournisseurs et personnel sur place. Soutenir la planification, la préparation de bons de commande et les demandes de devis afin de garantir un travail efficace et rentable.
• Gestion des baux : Apporter un soutien à l’administration des baux, y compris la coordination des emménagements et déménagements, et le maintien de registres de baux à jour. Participer aux inspections d’emménagement et de déménagement.
• Tâches administratives : Tenir à jour et organiser les dossiers des propriétés, notamment ceux liés aux baux, inspections et travaux de maintenance. Verifier BuildingStack pour le progrès des billets afin de déléguer et prioriser. Soutenir diverses tâches administratives, telles que la mise à jour des avis aux locataires/immeubles et des systèmes internes.
• Communication et réunions : Participer aux réunions d’équipe et collaborer avec les concierges, le personnel de maintenance et le gestionnaire d’immeubles afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
• Autres soutiens : Apporter une assistance lors de situations d’urgence et d’autres besoins ponctuels du portefeuille, selon les exigences.

Qualifications:

• Des études postsecondaires sont préférées.
• Minimum de 1 an d’expérience en gestion immobilière résidentielle, en immobilier ou dans un domaine connexe.
• Connaissance des lois et règlements applicables à la gestion immobilière au Québec (un atout).
• Solides compétences en service à la clientèle et capacité à établir des relations positives avec les locataires, entrepreneurs et fournisseurs.
• Excellentes aptitudes en communication et en organisation, avec la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités.
• Bonnes compétences en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe.
• Maîtrise de Microsoft Office et connaissance des logiciels de gestion immobilière (p. ex. : Yardi, Building Stack, etc.).
• Maîtrise du français et de l’anglais.