Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet.

Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft.

Aufgaben

Empfang & Front Desk

• Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort


• Sicherstellung der Clean-Desk-Policy


• Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen

Post & Archiv

• Annahme und Versand von Paketen und Post


• Scannen und Verteilen eingehender Post im Team


• Ablage wichtiger Dokumente im Archiv

Schlüsselverwaltung

• Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln


• Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls

IT-Ausstattung

• Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende


• Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende

Büromaterial & Bestellungen

• Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien


• Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen

Food & Drinks

• Bestellung von Getränken


• Organisation von frischem Obst


• Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank

Facility Management

• Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln


• Koordination kleinerer Reparaturen


• Pflege der Büropflanzen

Onboarding & Team-Support

• Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende


• Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag


• Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge)


• Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen

Finanzbuchhaltung

• Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation


• Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil


• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise


• Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern


• Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten


• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen


• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten


• Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht


• Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.