Office Experience Coordinator (m/w/d)

OFFICE EXPERIENCE COORDINATOR (W/X/M)

Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung | Berlin

Zur Verstärkung unseres Berliner Büros suchen wir ab sofort eine serviceorientierte, strukturierte und hands-on arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Office Experience.

Ihre Aufgaben 

Empfang & Client Experience

• Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
• Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthaltserfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
• Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
• Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen

Conference Center & Veranstaltungsbetreuung

• Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
• Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
• Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
• Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandantenmeetings, Recruiting-Events, Präsentationen)
• Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Re-Konfiguration von Konferenz-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen
• Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)

Office Services & Facility Management

• Tägliche Kontrollgänge durch Büro- und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
• Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
• Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen – Kaffeemaschine, etc.)
• Organisation von Büro-Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
• Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien

Administration & interne Unterstützung

• Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsbearbeitung und -prüfung)
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
• Unterstützung des Operations-Teams auch bei vertraulichen Themen
• Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien

Ihr Profil 

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Positionen im Bereich Sales
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Office-, Service- oder Sales-Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei/Unternehmen oder der gehobenen Hotellerie
• Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch, Flexibilität sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bringen Sie außerdem mit

• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei-Schicht-System (zwischen 8:00 und 20:00 Uhr) von montags bis freitags

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Kanzleiumfeld
• Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
• Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
• Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
• Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an [email protected].