Management- en Directieondersteuner

Management- en Directieondersteuner

Ben jij een ervaren Management- en Directieondersteuner die moeiteloos overzicht houdt in complexe agenda’s? Ben jij organisatorisch sterk, proactief en gewend om managers en directieleden volledig te ontzorgen? Dan is deze functie iets voor jou!

Als Management- en Directieondersteuner ondersteun je meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Je zorgt voor een soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden, beheert complexe agenda’s en biedt secretariële en organisatorische ondersteuning binnen een dynamische gemeentelijke organisatie.

Wat je gaat doen:

• Proactief beheren en coördineren van complexe agenda’s van teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris;

• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en overleggen;

• Afstemmen van vergaderlocaties, faciliteiten en andere organisatorische zaken;

• Beheren van correspondentie en e-mailverkeer en bewaken van de opvolging van actiepunten;

• Signaleren van verbanden tussen e-mails, afspraken en lopende werkzaamheden;

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en overleggen;

• Verzorgen van administratieve werkzaamheden binnen personeels- en zaaksystemen;

• Ondersteunen bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers;

• Verwerken van vakantie- en afwezigheidsregistraties;

• Controleren en coderen van facturen;

• Organiseren van teamdagen, bijeenkomsten en representatieve aangelegenheden;

• Werken met digitale systemen zoals Office365, Outlook, Teams, iBabs en Decos JOIN;

• Samenwerken met andere managementondersteuners en zorgen voor onderlinge vervanging;

• Signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen van praktische oplossingen;

• Bewaken van deadlines, afspraken en administratieve processen.

Wat jij meebrengt:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management- of Directieondersteuner (harde eis);

• Aantoonbare werkervaring als Management- of Directieondersteuner binnen een gemeente (harde eis);

• Aantoonbare ervaring met Office365, waaronder Outlook en Teams, en met iBabs (harde eis);

• Minimaal 4 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management- of Directieondersteuner (pré);

• Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeente of andere overheidsinstelling (pré);

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau (pré);

• Ervaring met het zaaksysteem Decos JOIN (pré);

• Uitgebreide ervaring met complex agendabeheer en secretariële ondersteuning;

• Ervaring met administratieve processen, correspondentiebeheer en het organiseren van bijeenkomsten;

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten

Wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheid.

• Een fijne werkomgeving met enthousiaste en betrokken collega’s.

• Een salaris volgens de gemeente CAO.

• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via cursussen, trainingen en doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.

• Toegang tot ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen.

• Gezellige clubdagen met inhoudelijke workshops.

• Jaarlijks een zomerfeest en een kerstfeest om samen successen te vieren.

Als je vragen heb kan je ook contact opnemen met onze recruiter Cabdi Gas:

Telefoonnummer: 0636117930

Email: [email protected]