Administrative Assistant

الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة القانونية، من خلال إدارة المراسلات والملفات، ومتابعة الموضوعات المحالة، والتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بما يضمن تنظيم العمل وسرعة استكمال الإجراءات المطلوبة.

المهام والمسؤوليات:

· المساعدة في طباعة وتنسيق العقود والمراسلات والمذكرات والنماذج الخاصة بالإدارة القانونية.

· تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا وفق نظام واضح وسهل الرجوع إليه.

· تسجيل ومتابعة المراسلات الواردة والصادرة والتأكد من إحالتها للجهة المعنية.

· متابعة الموضوعات والمهام المحالة للمكتب مع الإدارات ذات العلاقة وفق توجيهات المدير المباشر.

· التنسيق مع الإدارات المختلفة لاستكمال المستندات والبيانات المطلوبة للملفات والموضوعات قيد المتابعة.

· تنظيم المواعيد والاجتماعات والمراسلات الخاصة بالمكتب عند الحاجة.

· المحافظة على سرية المستندات والمعلومات وعدم تداولها إلا وفق الصلاحيات المعتمدة.

المؤهلات والمتطلبات:

· بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

· يفضل وجود خبرة سابقة في الأعمال الإدارية، السكرتارية، المتابعة أو الأرشفة.

· إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel وOutlook.

· القدرة على إعداد وتنسيق المراسلات الإدارية بشكل جيد.

· مهارات جيدة في التنظيم، المتابعة والتواصل مع الإدارات المختلفة.

· الدقة والالتزام والقدرة على التعامل مع المستندات بسرية ومسؤولية.