Assistant administratif Bureau d'études F/H

Rattaché(e) au Directeur du Bureau d'Études, vous intervenez en véritable support administratif auprès du chiffreur et participez à l'ensemble du processus de réponse aux appels d'offres.

Votre rôle est d'assurer la gestion administrative des dossiers, le suivi des consultations et la préparation des documents nécessaires aux réponses, tout en garantissant une organisation rigoureuse et une excellente traçabilité.

Vous contribuez également à la création et à l'amélioration des outils permettant de structurer durablement l'activité du Bureau d'Études.

 

Missions :

Gestion administrative des appels d'offres :

• Réception et enregistrement des appels d'offres
• Création et classement des dossiers
• Vérification des pièces administratives
• Préparation des courriers de réponse
• Gestion des échéances et relances
• Archivage des dossiers

Suivi des appels d'offres :

• Mise à jour du tableau de bord des appels d'offres
• Suivi des dossiers gagnés, perdus ou en attente
• Analyse des motifs de perte
• Suivi des montants proposés
• Mise à jour des indicateurs
• Participation au reporting des appels d’offres.

Constitution des dossiers administratifs :

• Préparation des pièces administratives
• Mise à jour des attestations
• Gestion des DC1, DC2, assurances, Kbis, certificats, QUALIBAT...
• Vérification de la conformité des dossiers

Mémoires techniques :

• Création et mise à jour de la trame des mémoires techniques
• Intégration des informations générales de l'entreprise
• Mise à jour des moyens humains et matériels
• Mise en forme des documents
• Collaboration avec le chiffreur pour les parties techniques

Références chantiers :

• Création et mise à jour de la base de références
• Intégration des photos
• Classement des réalisations
• Mise à jour des descriptifs techniques
• Valorisation des références dans les mémoires techniques

QUALIBAT :

• Constitution des dossiers
• Collecte des justificatifs
• Suivi des échéances
• Préparation des renouvellements
• Échanges avec les organismes certificateurs

Support administratif du Bureau d'Études :

• Assistance quotidienne aux chiffreurs
• Préparation des dossiers
• Mise en forme de documents
• Classement et archivage
• Suivi administratif des affaires
• Participation à l'amélioration des outils et procédures