Customer Support Representative (m/w/d)

Customer Support Representative (m/w/d)

Wer wir sind

Bei Aptar nutzen wir Expertenwissen, Design, Technik und Wissenschaft, um innovative Verpackungstechnologien zu entwickeln, die von Menschen auf der ganzen Welt verwendet werden. 

Jeden Tag schaffen wir Aptar "Aha-Momente" für Kunden, Verbraucher und Patienten, indem wir kontinuierlich Innovationen auf den Markt bringen. Wir entwickeln durch unsere große Erfahrung und unserem hohen technologischen KnowHow Spender- und Dosiersysteme für die Bereiche Kosmetik, Haushalt, Lebensmittel und Pharma, die das Leben von vielen Menschen in den vielfältigsten Lebensbereichen erleichtert.

Wir haben Produktionsstätten in Nordamerika, Europa, Asien und Südamerika und über 15.000 engagierte Mitarbeiter in rund 20 Ländern.

Ihre neue Herausforderung an unserem Standort in Villingen:

• Auftragsabwicklung & Kundenbedarfsplanung: Sie erfassen, ändern und überwachen Kundenaufträge im ERP-System und stellen eine termingerechte Auftragsabwicklung sicher. Dabei koordinieren Sie Mengen- und Terminänderungen, pflegen Auftragsstatus sowie Forecast-Daten und stimmen Kundenbedarfe mit den internen Fachbereichen ab.
• Kundenbetreuung & Schnittstellenmanagement: Sie sind zentrale Ansprechperson für nationale und internationale Kunden und bearbeiten Anfragen telefonisch, schriftlich sowie über Kundenportale. Kundenanforderungen koordinieren Sie mit internen Abteilungen wie Versand, Qualitätswesen oder Finance und sorgen für eine professionelle Kommunikation.
• Vertriebsunterstützung & Kundenentwicklung Mit Ihrem vertrieblichen Verständnis erkennen Sie Kundenbedarfe und Geschäfts-potenziale frühzeitig und stellen eine professionelle und lösungsorientierte Betreuung unserer Kunden sicher.
• Terminverfolgung & Eskalationsmanagement: Sie überwachen Liefertermine und Auftragsfortschritte, erkennen Abweichungen frühzeitig und koordinieren die Klärung mit den relevanten Fachbereichen. Eskalationen bearbeiten Sie eigenständig und präsentieren Kunden nachhaltige Lösungen.
• Forecast- & Bestandsmanagement: Sie übermitteln Kundenbedarfsprognosen, steuern kundenspezifische Abrufe und unterstützen die optimale Bestandsführung. Zudem koordinieren Sie die Abnahme überfälliger Lagerbestände und sorgen für eine reibungslose Versorgung der Kunden.
• Reklamations- & Retourenmanagement: Sie bearbeiten Reklamationen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen, veranlassen Retourenaufträge und stellen eine transparente Kommunikation gegenüber dem Kunden sicher.
• Rechnungs- & Gutschriftenmanagement: Sie erstellen Gut- und Lastschriften gemäß internen Vorgaben, unterstützen bei der Klärung von Preisabweichungen und stellen eine korrekte Auftrags- und Rechnungsabwicklung sicher.
• Konsignationslager-Management: Sie betreuen Kunden-Konsignationslager, koordinieren Bestandsabbauten und stellen die korrekte Abrechnung der entnommenen Mengen sicher. Darüber hinaus koordinieren Sie Bestands- und Verbrauchsmeldungen zwischen Kunden und internen Fachbereichen und unterstützen bei Inventuren.

• Stammdaten- & Systempflege: Sie pflegen kunden- und artikelbezogene Stammdaten, legen neue Artikel an, aktualisieren bestehende Datensätze und übernehmen den Upload von Preislisten sowie die Bereitstellung relevanter Reportings.
• Meetings & Kundenkommunikation: Sie nehmen an Kundenmeetings teil, präsentieren den aktuellen Bearbeitungsstand von Themen und fungieren als kommunikative Schnittstelle zwischen Kunden und internen Abteilungen.
• Administrative Vertriebsunterstützung: Sie erstellen servicebezogene Berechnungen (z. B. Muster-, Paletten- oder Werkzeugkosten) nach Vorgabe und unterstützen den Vertrieb bei operativen und kundenbezogenen Prozessen.

Ihr Profil:

• Fachliche Basis: Sie haben eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Customer Service, Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren kundenorientierten Funktion. Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der vertriebsnahen Kundenbetreuung sowie ein gutes Gespür für Kundenbedarfe und kommerzielle Zusammenhänge mit.
• Kunden- & Serviceorientierung: Sie haben Freude am Umgang mit Kunden und überzeugen durch ein professionelles, serviceorientiertes und lösungsorientiertes Auftreten.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän mit Kunden, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartner*innen und arbeiten gerne als verbindende Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen.
• Organisationstalent & Sorgfalt: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen sowie kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Prozessverständnis: Sie bringen ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, Auftragsabwicklungs- und Kundenserviceprozesse mit und können Kundenanforderungen sicher in die operativen Prozesse einbinden.
• Teamgeist: Sie arbeiten gerne bereichsübergreifend mit Vertrieb, Logistik, Qualitätswesen, Finance und weiteren Schnittstellen zusammen und tragen zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit bei.
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise: Sie bearbeiten Ihre Aufgaben selbstständig innerhalb vorgegebener Prozesse, erkennen Handlungsbedarfe frühzeitig und verfolgen Themen konsequent bis zur Lösung.
• IT-Kompetenz: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und verfügen idealerweise über Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen.
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über fließende Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren sicher mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.

Ihr neuer Arbeitgeber:

• Global führender Hersteller innovativer Lösungen für Dosiersysteme, Versiegelungen und aktive Verpackungen für Pharma, Beauty & Home und Lebensmittel
• 15 000 Mitarbeiter  -  57 Standorte  -  20 Länder
• Unser lokaler Standort in VS-Villingen

Aptar Villingen GmbH

• Über 380 Mitarbeiter
• Kontinuierliches Unternehmenswachstum & krisensicherer Arbeitgeber
• Produkte: Dosiersysteme für die kosmetische und pharmazeutische Industrie z.B. für Cremes, Make-Up, konservierungsmittelfreie Systeme, etc.

Ihre Vorteile:

• Attraktive Vergütung
• Fachliche Weiterentwicklung und Karriereplanung
• Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub
• Finanzielle Sonderleistungen wie Firmenfitness/Hansefit, Mitarbeiterrabatte, Altersvorsorge, Kantinenessen
• Regelmäßige Firmenevents
• „We act local – and think global“

BE YOU. BE APTAR.

Aptar ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit ausspricht. Wir glauben, dass eine vielfältige Belegschaft der Schlüssel zu unserem Erfolg ist! Wir schätzen Bewerbungen jeglicher Mitglieder unserer Gesellschaft, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion oder Weltanschauung. 

Bewerben Sie sich beim Weltmarktführer unter:

aptar.com/de/karriere.html

Ihre Ansprechpartnerin bei Fragen:

Miriam Vorbrook | Interim Professional HR Business Partner
[email protected]