Beleidsadviseur Recordsmanagement

Samenvatting

Voor het Centraal Orgaan opvang asielzoekers in Den Haag zoeken wij een Beleidsadviseur Records- en Datamanagement die verantwoordelijk wordt voor het ontwikkelen, actualiseren en onderbouwen van beleid voor een duurzame en rechtmatige informatiehuishouding.

Je vertaalt onder andere de Archiefwet, Woo, DUTO en andere relevante kaders naar concreet COA-beleid. Daarbij beoordeel je de impact op processen, systemen en organisatie en zorg je dat beleidskeuzes niet alleen juridisch correct, maar ook praktisch uitvoerbaar zijn.

Je adviseert management en uitvoerende teams, bewaakt samenhang tussen beleidsdocumenten en werkt nauw samen met andere beleidsadviseurs Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer.

Dit is nadrukkelijk een beleidsfunctie en geen operationele DMS-, RMA- of DIV-beheerfunctie.

Salarisindicatie: €4.400 – €5.400 bruto per maand o.b.v. 40 uur.

Knock-out criteria

Voldoe je niet aantoonbaar aan alle onderstaande criteria? Dan kunnen wij je niet voor deze functie voorstellen. De gevraagde kennis en relevante ervaring moeten concreet uit je cv blijken.

• Je beschikt aantoonbaar over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline.

• Je hebt aantoonbare professionele kennis van de Archiefwet.

• Je hebt aantoonbare professionele kennis van de Wet open overheid (Woo).

• Je bent aantoonbaar in staat wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer te interpreteren en te vertalen naar beleid en organisatorische kaders.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het vertalen van wettelijke verplichtingen en normenkaders naar concrete consequenties voor processen en systemen.

• Je hebt aantoonbare professionele ervaring met Document Management Systemen (DMS).

• Je hebt aantoonbare professionele ervaring met Records Management Applicaties (RMA).

• Je hebt aantoonbare ervaring met het ontwikkelen, actualiseren en/of onderbouwen van beleid op het gebied van informatiebeheer of recordsmanagement.

• Je bent in staat om risico’s, technische mogelijkheden en organisatorische uitvoerbaarheid mee te wegen in beleidskeuzes.

• Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

• Je bent zelfstandig en proactief en kunt werkzaamheden en afstemming zelf organiseren.

• Je bent beschikbaar voor 32 tot 36 uur per week.

• Je bent beschikbaar voor een detacheringsdienstverband.

• Je cv wordt in het Nederlands aangeleverd en is maximaal 5 pagina’s.

Alleen operationele ervaring met documentbeheer, DIV, DMS of RMA zonder aantoonbare beleidsontwikkeling en vertaling van wetgeving naar organisatiekaders is onvoldoende voor deze functie.

Deze functie is niet passend wanneer

• Je ervaring voornamelijk operationeel is en je nauwelijks beleidsstukken hebt opgesteld.

• Je hoofdzakelijk als DIV-medewerker, documentbeheerder of functioneel beheerder hebt gewerkt.

• Je wel kennis hebt van de Archiefwet maar deze niet aantoonbaar hebt vertaald naar beleid of kaders.

• Je onvoldoende kennis hebt van de Woo.

• Je geen ervaring hebt met zowel DMS- als RMA-omgevingen.

• Je geen impactanalyses hebt uitgevoerd op processen, systemen en organisatie.

• Je vooral uitvoert wat anderen beleidsmatig bepalen en zelf weinig beleidsverantwoordelijkheid hebt gehad.

• Je onvoldoende ervaring hebt met advisering richting management of beleidsmakers.

• Je complexe wet- en regelgeving niet kunt terugbrengen tot werkbare beleidskeuzes.

• Je niet beschikbaar bent voor 32 tot 36 uur per week.

• Je niet beschikbaar bent voor detachering.

Wat ga je doen

Als Beleidsadviseur Records- en Datamanagement werk je binnen het team Records- en Datamanagement aan een duurzame, rechtmatige en toekomstbestendige informatiehuishouding.

Je gaat onder andere:

• beleid voor informatiebeheer ontwikkelen;

• bestaand informatiebeheerbeleid actualiseren;

• beleidsvoorstellen inhoudelijk onderbouwen;

• beleid ontwikkelen rondom DUTO;

• beleid ontwikkelen voor documentbeheer;

• kaders ontwikkelen voor vervanging;

• kaders ontwikkelen voor vernietiging;

• kaders ontwikkelen voor overbrenging;

• ontwikkelingen in de Archiefwet analyseren;

• ontwikkelingen rondom de Woo volgen;

• rijksbrede kaders en richtlijnen interpreteren;

• wet- en regelgeving vertalen naar COA-specifieke beleidskaders;

• management adviseren over informatiehuishouding;

• beleidsmakers adviseren;

• uitvoerende teams adviseren;

• inhoudelijke kaders opstellen waarbinnen uitvoering plaatsvindt;

• samenhang tussen beleidsdocumenten bewaken;

• bijdragen aan het informatiebeheerplan;

• inconsistenties tussen beleid, richtlijnen en plannen signaleren;

• impact van beleidsvoorstellen op processen analyseren;

• impact op systemen analyseren;

• impact op de organisatie inzichtelijk maken;

• beleidsalternatieven inhoudelijk afwegen;

• risico’s en uitvoerbaarheid meenemen in besluitvorming;

• beleid toelichten aan stakeholders;

• kennis delen binnen en buiten het team;

• bijdragen aan de positionering van Records- en Datamanagement binnen het COA;

• implementatie en communicatie rond nieuwe beleidskaders ondersteunen.

Wat breng je mee

Je bent een beleidsprofessional met inhoudelijke expertise in informatiebeheer en recordsmanagement.

Je beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau;

• kennis van recordsmanagement;

• kennis van informatiebeheer;

• kennis van de Archiefwet;

• kennis van de Woo;

• kennis van DUTO;

• ervaring met DMS;

• ervaring met RMA;

• ervaring met beleidsontwikkeling;

• ervaring met kaderstelling;

• ervaring met impactanalyse;

• ervaring met advisering;

• inzicht in processen en informatiesystemen;

• sterk analytisch vermogen;

• uitstekende schriftelijke vaardigheden;

• goede mondelinge communicatie;

• zelfstandigheid;

• een proactieve werkhouding;

• netwerkvaardigheid;

• flexibiliteit;

• het vermogen uiteenlopende belangen met elkaar te verbinden.

Pré

Voor deze opdracht geldt een sterke voorkeur voor kandidaten met:

• aantoonbare professionele ervaring binnen een (semi)overheidsorganisatie;

• aantoonbare ervaring met het opstellen van beleidsstukken binnen informatiebeheer of recordsmanagement;

• ervaring met beleid rondom informatiehuishouding in een publieke organisatie;

• kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop;

• ervaring binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving;

• ervaring met verandertrajecten binnen complexe organisaties;

• eerdere ervaring binnen het COA of een vergelijkbare ZBO-/overheidsorganisatie.

Eerdere ervaring binnen het COA of een vergelijkbare publieke organisatie is een duidelijke pré, maar vervangt de vereiste inhoudelijke kennis van recordsmanagement en informatiebeheer niet.

Over de organisatie

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland en werkt daarbij samen met verschillende organisaties binnen de vreemdelingenketen.

Je werkt binnen de afdeling Informatiediensten, in het team Records- en Datamanagement.

Binnen dit team wordt gewerkt aan betrouwbare, rechtmatige en duurzame informatiehuishouding. Daarbij spelen zowel veranderende wet- en regelgeving als digitalisering en technische ontwikkelingen een belangrijke rol.

De Beleidsadviseur Records- en Datamanagement zorgt ervoor dat externe verplichtingen en normenkaders worden vertaald naar heldere en uitvoerbare beleidskeuzes voor de organisatie.

Praktische informatie

• Opdrachtgever: Centraal Orgaan opvang asielzoekers

• Functie: Beleidsadviseur Records- en Datamanagement

• Locatie: Den Haag

• Uren: 32 – 36 uur per week

• Startdatum: 21 september 2026

• Hybride werken: ja

• Dienstverband: Detachering

• Salarisindicatie: €4.400 – €5.400 bruto per maand o.b.v. 40 uur

• CV: Nederlands, maximaal 5 pagina’s

• Motivatie: niet verplicht

• Screening: VOG

• Device: van opdrachtgever

Sollicitatie

Zorg dat uit je cv duidelijk blijkt dat je beleidsmatig hebt gewerkt binnen recordsmanagement en informatiebeheeren niet uitsluitend operationeel met document- of archiefbeheer bezig bent geweest.

Beschrijf per relevante functie of opdracht concreet:

• je functietitel en exacte periode;

• welke beleidsstukken je zelf hebt opgesteld;

• welke verantwoordelijkheid je had voor informatiebeheerbeleid;

• hoe je de Archiefwet hebt toegepast;

• hoe je de Woo hebt vertaald naar beleid of organisatorische kaders;

• welke ervaring je hebt met DUTO;

• welke kaders je hebt ontwikkeld voor documentbeheer, vernietiging, vervanging of overbrenging;

• welke DMS-omgevingen je kent;

• welke RMA-oplossingen je hebt gebruikt;

• welke impactanalyses je hebt uitgevoerd;

• hoe je beleidskeuzes hebt vertaald naar consequenties voor processen en systemen;

• welke managementlagen of beleidsmakers je hebt geadviseerd;

• hoe je samenhang tussen verschillende beleidsdocumenten hebt bewaakt;

• welke ervaring je hebt binnen een overheids- of semioverheidsorganisatie;

• welke ervaring je hebt met organisatieverandering of implementatie van nieuw informatiebeheerbeleid.

Let op de CV-taal: het cv moet volgens de aanvraag in het Nederlands worden aangeleverd en mag maximaal 5 pagina’s bevatten.

Past deze functie bij jou?

• Aantoonbare beleidsmatige ervaring binnen recordsmanagement/informatiebeheer?

• Professionele kennis van Archiefwet én Woo?

• Wetgeving daadwerkelijk vertaald naar beleidskaders?

• Ervaring met DMS én RMA?

• Zelf beleidsstukken en impactanalyses opgesteld?

• In staat management en uitvoerende teams inhoudelijk te adviseren?

• Beschikbaar voor 32–36 uur en detachering?

Wanneer je ervaring voornamelijk ligt bij operationeel DIV-, archief- of documentbeheer en je weinig eigen beleidsverantwoordelijkheid hebt gehad, sluit deze functie waarschijnlijk onvoldoende aan.

Waarom kiezen voor Workbuddy?

Bij Workbuddy draait alles om groei. Jouw groei. Wij begeleiden je niet alleen, maar vertegenwoordigen je ook. Zie ons als jouw zakenwaarnemer op de arbeidsmarkt. Iemand die jouw belangen behartigt, jouw talenten scherp in beeld brengt en ervoor zorgt dat jij op de plek terechtkomt waar je het meeste impact kunt maken.

Wij begrijpen dat een baan snel gevonden kan zijn. Een baan die echt bij je past bij een werkgever die jouw potentie ziet en helpt ontwikkelen is een ander verhaal. Daarom gaan wij verder dan de standaard manier van recruitment. We denken met je mee, adviseren je eerlijk en openen deuren die je anders misschien niet had gezien.

Onze slogan Come grow with us is geen marketingtekst maar een belofte. Wij investeren in jouw ontwikkeling, voeren regelmatig persoonlijke gesprekken over je loopbaan en zorgen dat je de juiste tools krijgt om het beste uit jezelf te halen. Zo bouwen we samen aan resultaten waar jij trots op bent.

Kies voor Workbuddy als je wilt groeien, gezien wilt worden en een partner wilt die jouw carrière met dezelfde ambitie benadert als jijzelf.