Jouw opdracht 

Als expert bestuursondersteuning bied je juridisch-administratieve ondersteuning aan de (leden van de) bestuursorganen van de Universiteit Gent bij de uitvoering van hun opdrachten, zodat deze zich maximaal kunnen focussen op hun kerntaak, nl. deugdelijk besturen.  Daarnaast geef je vorm aan optimalisatieprojecten zodat je administratieve collega’s een efficiënte operationele werking  van de (bestuurs)organen kunnen garanderen.

Je biedt administratief-juridische ondersteuning voor de participatie van de UGent in derde-rechtspersonen:

• je bereidt de besluitvorming inzake deelname in 3de rechtspersonen voor (deelname in derde rechtspersonen + statutenwijzigingen, afvaardiging van vertegenwoordigers,zetelplaatsing)
• je beheert de databank derde rechtspersonen (in samenwerking met Financiën)
• je rapporteert aan de bestuursorganen over de deelname in derde rechtpersonen (jaarlijkse rapportering en vierjaarlijkse evaluatie)
• je verzorgt de adviesverlening aan de (leden van de) bestuursorganen van de UGent en aan de vertegenwoordigers van de UGent m.b.t. de deelname van de UGent in derde-rechtspersonen

Je bent eindverantwoordelijke voor het beheer van de samenstelling van de Raden, Organen en Commissies van de UGent:

• je formaliseert de samenstelling van en wijzigingen in de samenstelling van deze organen
• je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van een centraal beheerssysteem voor de (samenstelling) van beslissings- en adviesorganen (incl. facultaire organen) (ROC)

Je biedt ondersteuning bij (het verbeteren van de kwaliteit van) de universitaire beleidsvoorbereiding en –uitvoering in bestuurszaken: 

• je verzorgt de adviesverlening aan de voorzitters van de bestuursorganen en secretaris van de Raad van Bestuur
• je staat in voor het opstellen van goed onderbouwde en kwalitatieve nota’s en adviezen in diverse bestuursrechtelijke materies en dossiers

Je ondersteunt de secretaris van de Raad van Bestuur bij de voorbereiding en verslaggeving van diverse (bestuurs)organen, zoals bijvoorbeeld  de Raad van Bestuur, het Bestuurscollege, het vakbondsoverleg, de tuchtraden en verschillende commissies.

Je draagt actief bij in de optimalisatie van de organisatie en werking van Bestuurlijke Ondersteuning:

• opvolgen van diverse projecten en dossiers die leiden tot een betere ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Gent
• analyseren, in kaart brengen en optimaliseren van de (administratieve) processen van de servicecluster Bestuursondersteuning, waarbij voortdurend (administratieve) vereenvoudiging én verbetering van de dienstverlening nagestreefd wordt
• bewaken van de kwaliteit van de processen van de servicecluster Bestuursondersteuning, signaleren van eventuele knelpunten, formuleren van verbeteringsvoorstellen en mee zorgen voor het implementeren ervan

Je staat (als backup) in voor de bewaking van de legistieke kwaliteit van de UGent-reglementen

• je verfijnt de legistieke richtlijnen en waakt over de toepassing ervan
• je beheert en optimaliseert de ontsluiting van de UGent-reglementen via Codex UGent (incl. publicatie)

Je staat (als backup) in voor de afhandeling van aanvragen inzake passieve openbaarheid van bestuur

Je staat (als backup) in voor de bewaking van de juridische kwaliteit en het verder uitrollen van de digitale ondertekening binnen de UGent:

• analyseren, in kaart brengen en optimaliseren van de handtekenprocessen binnen UGent
• signaleren van eventuele knelpunten, formuleren van verbeteringsvoorstellen en mee zorgen voor het implementeren ervan binnen Connective/NitroSign
• uitwerken van een formulierendatabank (UGent Sign Easy)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Martine Vanhecke, hoofd Bestuurlijke Ondersteuning, via [email protected].

Jouw profiel

• Je hebt een diploma Rechten, Bestuurskunde of gelijkwaardig
• Je hebt ervaring met of minstens bijzondere interesse in juridisch-administratieve dienstverlening, vennootschaps- en verenigingsrecht en bestuursrecht 
• Kennis van de structuur, werking en regelgeving van de universiteit of ervaring in een openbare instelling of overheid strekt tot aanbeveling 
• Je werkt klantgericht
• Je bent analytisch en in staat om een geïntegreerd oordeel te vorming 
• Je neemt initiatief en gaat op zoek naar optimalisaties 
• Je bent administratief en procedureel sterk 

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.

Bezorg ons ten laatste op 13-09-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.