Executive Assistant to the Executive Director (m/w/d)

ULTRAVIEW entwickelt eine innovative KI-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Produkte und Dienstleistungen sichtbar zu machen, qualifizierte Leads zu gewinnen und ihren Vertrieb nachhaltig zu stärken.

Wir verändern die Art, wie Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren, vermarkten und verkaufen. Durch die intelligente Kombination aus authentischen Videos und KI schaffen wir mehr Sichtbarkeit, erreichen die richtigen Zielgruppen, steigern messbar Vertriebserfolg und Umsatz und schaffen gleichzeitig ein völlig neues digitales Kauferlebnis.

Aufgaben

Als Executive Assistant arbeitest du direkt mit unserem Executive Director zusammen und sorgst dafür, dass strategische Projekte effizient umgesetzt werden. Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen, koordinierst bereichsübergreifende Themen und schaffst die Freiräume, damit sich die Geschäftsleitung auf Wachstum und Innovation konzentrieren kann.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt den Executive Director im operativen und strategischen Tagesgeschäft.


• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen sowie deren Vor- und Nachbereitung.


• Du organisierst interne und externe Meetings, Workshops und Veranstaltungen.


• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports.


• Du koordinierst Projekte und verfolgst Aufgaben, Deadlines und Meilensteine.


• Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Vertrieb, Marketing, Produktmanagement und externen Partnern.


• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Kunden- und Investorenterminen.


• Du optimierst interne Prozesse und bringst eigene Ideen zur Verbesserung von Abläufen ein.


• Du übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.


• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager oder Projektkoordinator.


• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.


• Sicheres und professionelles Auftreten sowie hohe Diskretion.


• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Spaß an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams.


• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 sowie idealerweise Erfahrung mit modernen KI-Tools.


• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.


• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung.


• Die Möglichkeit, den Aufbau eines innovativen KI-Unternehmens aktiv mitzugestalten.


• Kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur.


• Kostenfreie Getränke, eigener Foodtruck und betriebliche Altersvorsorge.


• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und möchtest den Aufbau eines innovativen Unternehmens aktiv begleiten? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.