Office Manager

Nous recherchons un(e) Office & Traffic Manager dynamique, rigoureux(se) et polyvalent(e) pour accompagner le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’agence au quotidien.

Ce poste hybride combine une dimension administrative et organisationnelle forte avec une mission de coordination des flux de projets et des ressources internes de l’agence.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Gestion administrative & office management

• Assurer la coordination générale du bureau

• Mise à jour du planning équipe projet et production

• Gérer les réservations de la salle de réunion

• Être le point de contact des prestataires des services généraux (coursier, voyage…) pour le suivi administratif

• Gérer le compte mail INFO LUM : réception et filtrage des messages et candidatures

• Veiller aux fournitures du bureau et supervision de la gestion des espaces de stockage

• Gestion régulière des bases de données, contact lists clients et prestataires

• Gestion des envois voeux/remerciements clients

2. Support opérationnel & coordination d’équipe

• Assurer la coordination logistique interne et les déplacements des équipes

• Accompagner ponctuellement les équipes dans l’organisation et la coordination des projets

3. Ressources humaines & vie d’agence

• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs et freelances

• Contribuer à la vie de l’agence et à l’organisation des moments internes

• Être un relais clé entre les équipes et la direction

4. The Independent Ambassador

• Assurer la coordination avec le groupe The Independents pour les services communs

• Animation de la vie d’agence et engagement des équipes

• Participer à la mise en œuvre des initiatives visant à renforcer l’engagement des collaborateurs et la qualité de vie au travail.

• Travailler en collaboration avec les TIH ambassadeurs et les différentes entités du groupe pour développer des événements fédérateurs et favoriser les synergies cross-agences.

• Assurer le suivi des projets d’animation interne et participe aux points de coordination mensuels dédiés à la vie de bureau.

• Être force de proposition pour imaginer et mettre en place de nouvelles initiatives favorisant la cohésion, le partage et la culture d’entreprise.

COMPÉTENCES REQUISES

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités

• Forte capacité de coordination multi-projets

• Sens du détail, rigueur et autonomie

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et exigeant

• Très bon relationnel et esprit d’équipe

• Excellente communication écrite et orale

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion

• Maîtrise du français et de l’anglais

PROFIL RECHERCHÉ

• Expérience en Office Management, coordination de projets, production ou Traffic Management

• Capacité à gérer simultanément des sujets administratifs et opérationnels

• Personnalité proactive, organisée et adaptable

• Intérêt pour les environnements créatifs, événementiels ou agences

• Sens du service et de la confidentialité