Projektkoordinator Field Operations (m/w/d)

PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.

Deine Mission wird es, administrative und operative Themen unserer Projekt- und Serviceorganisation so zu koordinieren, dass unsere technischen Führungskräfte im Tagesgeschäft spürbar entlastet werden. Dabei verbindest du Projektkoordination, Personal- und Materialsteuerung, Schnittstellenmanagement und Prozesssicherheit mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Klingt nach dir? Dann starte bei uns als

Projektkoordinator Field Operations (m/w/d) in Mannheim

Deine Aufgaben

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest Reiseanträge, Reisekosten, Hotelbuchungen und Rechnungserfassung

• Du pflegst Personalakten und erstellst interne Kommunikation und Aushänge

Projekt- & Prozessunterstützung

• Du pflegst Projektlisten, Dashboards und Projektordner und unterstützt beim Reporting

• Du koordinierst organisatorische Themen wie Kundenzugänge und Terminschleifen

Personal- & Einsatzkoordination

• Du unterstützt die teamübergreifende Personaleinsatzplanung und koordinierst Ein-/Austritte

• Du verwaltest Monteur-Termine und operative Kalenderstrukturen

Material- & Ressourcensteuerung

• Du unterstützt bei Bestellung und Verwaltung von Werkzeugen, Maschinen und Materialien

• Du hältst Lagerbewegungen und Nachbestellungen nach

Das bringst du mit

Fachlicher Hintergrund

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Du kommst z. B. aus Rollen wie Projektassistenz, Disposition oder Teamassistenz Operations

• Erste bis mehrjährige Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder Disposition

Erfahrung & Methoden

• Strukturierte Arbeitsweise, hohes Organisationsvermögen und Priorisierungsgespür

• Kommunikationsstärke und Verbindlichkeit in der Nachverfolgung offener Punkte

• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Serviceorientierung im Tagesgeschäft

Tools, Systeme & Sprache

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word

• Idealerweise Erfahrung mit ERP-/Abrechnungssystemen

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du passt zu uns, wenn

• du viele operative Themen gleichzeitig sauber und verbindlich am Laufen hältst

• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetzt

• du Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist

• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst

• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand

• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket

• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei

• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss

• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits

• Deutschlandticket

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