Mitarbeiter:in Student Service / Front Office (m/w/d)

Deine Aufgaben

Deine Rolle

Du bist das Herzstück unseres Campus: erster Kontaktpunkt für Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste — und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unser Campus organisatorisch rund läuft.

Du kombinierst also zwei Welten:

• Empfang & Student Support (warm, präsent, empathisch)
• Office & Administration (strukturiert, zuverlässig, organisiert)

Deine Aufgaben

1. Empfang & Studentenkontakt

• Du begrüßt Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste freundlich und professionell
• Du hast ein Gespür für die Stimmung am Campus und weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht
• Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.
• Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich
  

2. Office & Organisation

• Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente
• Bearbeitung von Anträgen und Formularen
• Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen
• Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe
• Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten
• Postein- und -ausgang
• Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)
• Erstellungen von Dokumenten (Zeugnisse

3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen

• Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen
• Kommunikation mit Behörden (z. B. BAföG-Amt)
• Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o. Ä.)
• Erfahrung im Front Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt
• Gespür für Menschen und Freude an einem lebendigen Campus
• Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word)
• Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise
• Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten
• Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch

Warum wir?

• 40h/Woche, 12 Monate befristet
• Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung
• Kreatives, internationales Umfeld
• Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten
• 30 Tage Urlaub (anteilig)
• Gesundheitsangebote

About us

Global University Systems (GUS) ist eines der vielfältigsten Netzwerke von Hochschuleinrichtungen auf der ganzen Welt. GUS bildet in einer Vielzahl von Programmen aus, darunter Bachelor- und Masterstudiengänge, Englischsprachkurse sowie Berufs-, Unternehmens- und Führungskräfteausbildung. An 57 Standorten, u.a. in Großbritannien, Kanada, den Vereinigten Staaten, der Karibik, Irland, Israel, Singapur und Deutschland, bilden rund 87.000 Studierende ein internationales Netzwerk, um gemeinsam zu lernen.

Die HTK Academy ist eine private, BAföG-anerkannte Berufsfachschule und bildet seit 1987 für kreative Berufe in der Medienwirtschaft in Hamburg, Berlin & Online aus. Unser Angebot umfasst hochqualifizierende und praxisnahe Ausbildungen im Bereich Kommunikationsdesign, Game Creation und Illustrationsdesign. Die htk ist Teil von Global University Systems. www.htk.academy