Responsable des opérations & de la qualité - HEC Paris (H/F)

Responsable des opérations & de la qualité - HEC Paris (H/F)

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each individual experience and encourage the full expression of talents within our school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to expanding its influence? Then, share your professional journey by applying!

We are searching for an experienced Responsable des opérations & de la qualité - HEC Paris (H/F) at our We Work facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Le/la Responsable des opérations & de la qualité pilote l'exécution transverse des dispositifs du Pôle Accélération.
Il/Elle coordonne la mise en oeuvre des programmes, sécurise les standards de qualité et anime l'équipe
opérationnelle (builders). À ce titre, il/elle travaille en étroite collaboration avec le Directeur académique et le
Directeur des mentors afin de garantir une exécution fluide et de qualité des programmes.

Missions principales

1 Pilotage opérationnel transverse et planification
• Assurer la coordination opérationnelle avec le Directeur académique et le Directeur des mentors afin de
garantir la bonne mise en oeuvre des programmes.
• Construire, maintenir et partager la planification macro des dispositifs (jalons, calendriers, ressources,
dépendances) et assurer la cohérence inter-territoires.
• Préparer et sécuriser l’exécution des temps forts (séminaires, sessions collectives, clôtures) en lien avec les
leads, les builders et le support logistique.
• Identifier les risques opérationnels (charge, planning, logistique, prestataires) et proposer des plans de
mitigation ; faire remonter alertes et arbitrages opérationnels.

2 Qualité, process et amélioration continue
• Déployer des standards de qualité communs (trames, checklists, guides, routines) afin de garantir une
expérience homogène pour les parties prenantes.
• Piloter les retours d’expérience (REX) et la capitalisation : identification des irritants, actions correctives,
mise à jour des outils et des process.
• Faciliter l’onboarding des nouveaux projets, promotions et membres d’équipe (kits et documents de
référence) et accompagner la montée en compétence opérationnelle.

3 Coordination des builders (chefs de projet territoriaux)
• Veiller à la qualité du suivi des structures et assurer une coordination fluide avec le Directeur académique,
le Directeur des mentors et l'ensemble des parties prenantes.
• Animer le collectif des builders: cadrage, priorisation, routines de coordination, partage de pratiques et
entraide inter-territoires.
• Assurer l’encadrement fonctionnel au quotidien (répartition, points d’avancement, continuité de service,
back-up) et contribuer à la structuration du rôle.

4 Données, reporting et coordination opérationnelle
• Consolider et fiabiliser les données opérationnelles (Airtable / outils de suivi) et contribuer aux reportings
internes (direction, copils) et externes (partenaires), en lien avec les leads.
• Structurer la circulation de l’information (signaux faibles, points de vigilance, synthèses utiles à la décision)
et sécuriser le suivi des actions.
• Contribuer au suivi budgétaire sur le périmètre opérations (prévision, alertes, suivi des dépenses) en appui
de la Direction, sans arbitrage final.

Compétences
• Gestion de projet et pilotage opérationnel multi-acteurs (planification, jalons, dépendances, risques).
• Structuration de process et conduite de l’amélioration continue ; capacité à outiller une équipe.
• Aisance avec les données et outils de suivi (tableaux de bord, CRM / bases type Airtable).
• Coordination, communication et capacité de synthèse (interne et partenaires).
• Encadrement fonctionnel et animation d’équipe ; posture de coopération transverse.

Aisance orale et écrite en anglais (niveau B2 minimum)

Qualités
• Rigueur, sens du détail et exigence de qualité ; fiabilité dans l’exécution.
• Sens des priorités et capacité à arbitrer au quotidien dans son périmètre, en environnement sous
contraintes.

• Esprit d’équipe, sens du service et posture de facilitatrice ; goût de la coopération transverse.
• Proactivité : capacité à anticiper, proposer et sécuriser les conditions de réussite des dispositifs

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

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HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we welcome and consider applications solely on the merit of professional proficiency.