Chargé(e) de scolarité - CDD 10 mois

Chargé(e) de scolarité - CDD 10 mois

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each individual experience and encourage the full expression of talents within our school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to expanding its influence? Then, share your professional journey by applying!

We are searching for an experienced Chargé(e) de scolarité - CDD 10 mois at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Rattaché(e) au Responsable de la scolarité (Associate Director) des populations Bachelor, L3 & M1 de la Direction des Etudes des programmes pré-expérience, vous avez un rôle central d’interface entre la direction de la scolarité et les étudiants français et étrangers ainsi qu’un rôle de soutien aux autres chargé(e)s de scolarité de l’équipe.

Vos missions présentent les exigences suivantes :

·       Assurer l’accueil physique des étudiants pour les écouter et traiter leurs demandes

·       Répondre à l’oral ou par écrit en temps limité, et avec qualité sur le fond et sur la forme, aux étudiants qui se tournent vers vous pour toutes les questions académiques et pratiques

·       Assurer la gestion administrative des étudiants en années L2, L3, M1 et Gap Year : inscriptions, saisie des notes, dispenses, diffusion des communications, et au-delà, toutes les actions en lien avec les différentes activités académiques qui composent leur parcours

·       Garantir le respect du Règlement académique et des règles de la scolarité

·       Partager les informations au sein de l’équipe de la Direction des affaires académiques ainsi qu’avec les autres services d’HEC pour garantir le bon suivi des étudiants à tous les niveaux : Admissions, Centre de Prévention et de Santé, HEC Talents, services IT, Direction générale, Direction de la Vie étudiante, Accueil, Services généraux, Résidence, etc.

·       Partager les informations avec les écoles et universités partenaires d’HEC concernées par la scolarité des étudiants

·       Editer des documents relatifs à la scolarité des étudiants : certificats, attestations, courriers divers

·       Mettre à jour en permanence la base de données des étudiants et l’intranet

·       Mettre à jour en permanence la base de contacts des partenaires

·       Garantir la délivrance des cartes étudiantes

·       Organiser et piloter la surveillance des examens, jusqu’à la remise des copies aux enseignants

·       Proposer des améliorations de process ou de supports de communication aux étudiants, ou toute nouvelle documentation facilitant l’information des étudiants

·       Participer à des projets transversaux d’amélioration ou d’évolution des outils de gestion

·       Se tenir au courant de toutes les évolutions académiques

·       Faire remonter rapidement les situations difficiles des étudiants

·       Participer à la formation de chaque nouvel arrivant dans l’équipe

·   Préparer tous les éléments nécessaires aux grandes réunions jalonnant l’année académique, en lien avec l’Associate Director : Rentrée, Commission Pédagogique d’Evaluation, Comité de Vie Académique, diplomation, etc.

Required Qualifications:

De formation professionnelle bac+2 (BTS ou équivalent), vous avez une grande aisance relationnelle et un sens de l’accueil développé.
Vous aimez être au contact d’étudiants.
Esprit d’équipe, rigueur à l’écrit comme à l’oral, qualités organisationnelles et la bonne humeur au quotidien sont nécessaires pour assurer cette fonction.
La pratique de l’anglais est indispensable pour l’accueil des étudiants étrangers.
Vous maîtrisez les outils bureautiques comme Excel, et avez le goût des outils numériques.

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- An exceptional working environment in a wooded park
- Free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- A company restaurant
- Free parking
- Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

 

Each application is carefully reviewed. If your profile matches our search criteria, we will contact you for an initial phone interview.
HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we welcome and consider applications solely on the merit of professional proficiency.