Assistant(e) de départements

Assistant(e) de départements

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each individual experience and encourage the full expression of talents within our school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to expanding its influence? Then, share your professional journey by applying!

We are searching for an experienced Assistant(e) de départements at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Au sein du Décanat (La Faculté d'HEC Paris), vous assurez un rôle d’assistance, de coordination et d’organisation pour plusieurs départements de la Faculté, avec une possibilité d'assurer des renforts en fonction des besoins (surcroit d’activité, remplacement de collègues pendant les congés ou absences).

Votre fonction s’articule autour d’une mission où la flexibilité est essentielle :

• l’accompagnement des activités du département et des professeurs dans leurs missions d’enseignement, de recherche et de rayonnement académique dans un contexte spécifique ou inhabituel

Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement des activités de la Faculté dans un environnement international.

Missions principales

Volet Département / Décanat

• Assurer l’accompagnement administratif des professeurs permanents et visiteurs français et internationaux.
• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux enseignants ainsi qu’à l’organisation des visites de candidats dans le cadre des recrutements académiques.
• Organiser les réunions des départements, préparer les supports nécessaires et rédiger les comptes rendus.
• Assurer la coordination et le suivi des projets pédagogiques et de recherche portés par les enseignants.
• Organiser les séminaires de recherche, conférences et événements scientifiques des départements.
• Assurer la communication interne des départements et contribuer à la mise à jour des supports de communication et des espaces numériques.
• Développer et maintenir les relations avec les partenaires académiques et institutionnels des départements.

Gestion administrative et financière

• Gérer les déplacements professionnels, ordres de mission et notes de frais.
• Assurer le suivi des commandes, demandes d’achats, devis et contrats.
• Participer au suivi budgétaire des activités des départements et des programmes.
• Produire et mettre à jour les tableaux de suivi, statistiques et documents administratifs nécessaires à l’activité.

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion, administration ou équivalent, vous justifiez d’une expérience réussie dans des fonctions d’assistanat, de coordination ou d’administration, idéalement dans l’enseignement supérieur ou un environnement international.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et faites preuve d’une réelle aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés.

La pratique de l’anglais est indispensable à l’écrit comme à l’oral.

Qualités requises

• Sens du service et de la confidentialité
• Excellentes qualités relationnelles
• Organisation, rigueur et autonomie
• Dynamisme et polyvalence
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Esprit d’équipe et sens de la coordination
• Réactivité et adaptabilité
• Qualités rédactionnelles
• Intérêt pour les activités académiques, pédagogiques et de recherche
• Aisance dans un environnement multiculturel et international

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- An exceptional working environment in a wooded park
- Free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- A company restaurant
- Free parking
- Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

Each application is carefully reviewed. If your profile matches our search criteria, we will contact you for an initial phone interview.
HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we welcome and consider applications solely on the merit of professional proficiency.