Brand Consulting – Group Assistant (m/w/d)

UNSERE AGENTUR 

Creative Artists Agency (CAA) ist eine der weltweit führenden Agenturen für Entertainment und Sport. Wir bringen Menschen, Marken und Ideen zusammen, mit Expertise in den Bereichen Film und Live-Entertainment, digitale Medien, Publishing, Sponsoring & Partnerships, Mode, Markenberatung, Investments und Philanthropie. Was uns ausmacht? Teamspirit, Kreativität und der Anspruch, immer neue Wege zu gehen. Unsere Teams identifizieren Trends, schaffen neue Möglichkeiten und unterstützen die Menschen und Organisationen, die Kultur gestalten und die Welt inspirieren. Seit unserer Gründung 1975 haben wir als Pioniere im Agenturgeschäft immer wieder neue Standards gesetzt. Von der Etablierung einer eigenen Sportsparte über die Gründung einer Investmentbank und eines Venture-Capital-Fonds bis hin zur Entwicklung von Tech-Start-ups, einer Markenberatung und unserem Engagement in China. 

Heute vertritt CAA über 3.000 der weltweit erfolgreichsten Athlet:innen, Coaches, Moderator:innen und Persönlichkeiten aus Sport und Entertainment. Forbes hat uns bereits neun Jahre in Folge zur wertvollsten Sportagentur der Welt gekürt. Unser Headquarter ist in Los Angeles, mit weiteren Büros in New York, London, München, Shanghai, Peking, Singapur, Toronto und vielen weiteren Städten weltweit. 

Mehr über uns findest du unter www.caa.com. 

STELLENBESCHREIBUNG 

Zur Verstärkung unseres Brand Consulting Teams in München suchen wir eine/n Group Assistant (m/w/d) im Bereich Business Operations. In dieser Rolle bist Du die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Themen und sorgst dafür, dass unser internationales Team reibungslos arbeiten kann. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Leadership-Team, unterstützt bei der Planung und Umsetzung interner sowie externer Veranstaltungen und übernimmst die Erstellung und Pflege wichtiger Dokumente und Übersichten. Gemeinsam mit dem International Business Operations Team gestaltest Du effiziente Prozesse und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung ein. Mit Deinem Organisationstalent und Deiner proaktiven Arbeitsweise hältst Du alle Fäden im Hintergrund zusammen und trägst maßgeblich zum Erfolg unseres Teams bei. 

Deine Aufgaben: 

• Übernahme der administrativen Tätigkeiten für den Co-Head, International Client Services und SVP, International Growth, inklusive Terminplanung, Meeting-Organisation, Reiseplanung und Spesenabrechnungen 

• Enge Zusammenarbeit mit dem Internationalen Business Operations Team 

• Vorbereitung interner Meetings, Pflege der Kunden- und Dienstleisterübersicht sowie Begleitung des Onboardings neuer Kund:innen 

• Planung und Koordination von internen Events sowie On- und Offsite-Veranstaltungen 

• Erstellung von Dokumenten (v.a. Excel und PowerPoint), Durchführung allgemeiner Recherchen, Bearbeitung von RFI-Einreichungen, Statusberichten, Besprechungsnotizen und Budgets 

• Unterstützung in der Zusammenarbeit & Optimierung von Prozessen mit internen Stakeholdern (Finance, HR, Legal, IT) 

• Gelegentliches Mitwirken bei Kundenprojekten und Aktivierungen im Account Management Team 

• Mitgestaltungsmöglichkeit zur Definition und Weiterentwicklung der Rolle nachdem diese erstmalig besetzt wird 

Was solltest Du mitbringen? 

• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie ein ausgeprägter Blick für Details 

• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu koordinieren 

• Idealerweise erste Erfahrung als Team Assistant oder Personal Assistant (PA) 

• Du hast bereits Einblicke in die Arbeit einer Agentur oder eines internationalen Unternehmens gewonnen 

• Professionelles und freundliches Auftreten sowie eine positive, lösungsorientierte „Can-Do“-Mentalität 

• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Microsoft Teams, Navan und Concur 

• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte strukturiert in Ideen und Lösungen zu überführen 

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowohl mündlich und schriftlich 

• Interesse an Sport, Entertainment und Popkultur 

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Level)  

Was bieten wir Dir? 

• Vielfältige Projekte für Unternehmen mit nationaler und internationaler Ausrichtung 

• Globales CAA Netzwerk und Du bist ein Teil davon 

• Diverse Benefits wie z.B. eigene Elternzeitrichtlinie, Jobrad, Deutschlandticket und Wellpass  

• Attraktive Urlaubsregelung 

• Eine High-Performance Kultur ohne Ellenbogenmentalität 

• Fokus auf deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung 

Bitte bewirb dich mit vollständigen Unterlagen bestehend aus deinem Lebenslauf, einem aussagekräftigen Anschreiben und ggf. relevanten Zeugnissen.