Clera home
·Dashboard
CIS College

Secretary Administrative Assistant سكرتير / مساعد إداري

Mar Mikhael - مار مخايل · On-site
Apply now

About this role

Summary
We are seeking a dedicated and organized Administrative Assistant to serve as a pivotal support figure within our administration department. In this vital role, you will facilitate daily office operations, manage communication channels, and ensure the seamless flow of information across the team. This position is essential for maintaining operational efficiency and providing high-level support to management, requiring a professional who can handle diverse tasks with precision and discretion.

ملخص الوظيفة

نبحث عن مساعد إداري ملتزم ومنظم للانضمام إلى قسم الإدارة، ليكون عنصراً أساسياً في تقديم الدعم الإداري والمساهمة في سير العمل بكفاءة.

في هذا الدور الحيوي، ستكون مسؤولاً عن تسهيل العمليات المكتبية اليومية، وإدارة قنوات الاتصال، وضمان انسيابية تبادل المعلومات بين أعضاء الفريق.

ويُعد هذا المنصب أساسياً للحفاظ على الكفاءة التشغيلية وتقديم مستوى عالٍ من الدعم للإدارة، ويتطلب شخصاً مهنياً قادراً على التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام بدقة وسرية واحترافية.

Responsibilities
   Serve as the primary point of contact for internal and external inquiries, managing phone calls, emails, and correspondence professionally.
   Coordinate scheduling, appointments, and meetings for senior staff, ensuring optimal time management and conflict resolution.
   Prepare, edit, and format various business documents, reports, and presentations with a high degree of accuracy.
   Maintain physical and digital filing systems, ensuring all records are organized, up-to-date, and easily accessible.
   Handle incoming and outgoing mail, deliveries, and courier services while tracking necessary documentation.
   Assist with the organization of office events, meetings, and travel arrangements, including booking transportation and accommodation.
   Support the administration team with data entry, record keeping, and general clerical duties as required.

المسؤوليات

  • العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات الداخلية والخارجية، وإدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات بطريقة مهنية.
  • تنسيق الجداول والمواعيد والاجتماعات للموظفين الإداريين والإدارة العليا، مع ضمان الاستفادة المثلى من الوقت ومعالجة أي تعارضات في المواعيد.
  • إعداد وتحرير وتنسيق مختلف المستندات والتقارير والعروض التقديمية الخاصة بالعمل، مع الالتزام بدرجة عالية من الدقة.
  • إدارة أنظمة حفظ الملفات الورقية والرقمية، والتأكد من تنظيم جميع السجلات وتحديثها وإمكانية الوصول إليها بسهولة.
  • التعامل مع البريد الوارد والصادر، وعمليات التسليم، وخدمات التوصيل، مع متابعة المستندات اللازمة وتوثيقها.
  • المساعدة في تنظيم فعاليات المكتب والاجتماعات وترتيبات السفر، بما في ذلك حجز وسائل النقل وأماكن الإقامة.
  • دعم فريق الإدارة في إدخال البيانات، وحفظ السجلات، والمهام المكتبية والإدارية العامة حسب الحاجة.


Requirements

Requirements
   Work Experience: 1-3 years of proven experience in an administrative or secretarial capacity.
   Education: High school diploma or equivalent; additional certification in business administration is a plus.
   Skills: Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and familiarity with office management software.
   Communication: Excellent verbal and written communication skills in English and Arabic.
   Organization: Strong multitasking abilities with keen attention to detail and the capacity to prioritize tasks effectively.
   Professionalism:* A proactive attitude with the ability to work independently and maintain confidentiality in all matters.

المتطلبات

  • الخبرة العملية: خبرة مثبتة من سنة إلى 3 سنوات في مجال الإدارة أو السكرتارية.
  • المؤهلات التعليمية: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، وتُعد الشهادات الإضافية في إدارة الأعمال ميزة إضافية.
  • المهارات: إتقان استخدام حزمة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وOutlook، مع الإلمام ببرامج إدارة المكاتب.
  • مهارات التواصل: مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
  • التنظيم: قدرة قوية على تعدد المهام، مع اهتمام كبير بالتفاصيل والقدرة على تحديد أولويات المهام وإدارتها بفعالية.
  • الاحترافية: التحلي بروح المبادرة والقدرة على العمل بشكل مستقل، مع الالتزام بالحفاظ على السرية التامة في جميع الأمور


Company at a glance

CIS Group is an Educational Group in Lebanon, formed of the following Institutes: CIS College, Leaders Technology Center, Higher Business College, CIS College Kurdistan, and Matn University College of Technology.

We are a leading Vocational and Technical Education College and Training Center that was established in Beirut, Lebanon in 1991. CIS College includes 16 branches all over locally and internationally. More than 7000 students graduate from CIS College yearly. In addition to the college and technical education, CIS College also is known for having the most professional Training Center that offers a wide variety of training courses of different fields.

Founded1991
Team Size501-1,000 employees
WorkspaceOn-site
IndustryEducation Management
Location
Mar Mikhael, Beirut Governorate, Lebanon
Websiteciscollege.edu.lb
LinkedInLinkedIn

Tired of cold applications?

Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.

Know someone who'd be great for this?