Clera home
·Dashboard
CIS College

Administrative / Quality coorddinator - منسق/ة إداري/ة وضمان الجودة

Hazmieh - حازمية · On-site
Apply now

About this role

Summary: 
We are seeking a detail-oriented and proactive Administrative / Quality Coordinator to support operational efficiency and ensure compliance with quality standards within our fast-paced FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) environment. This role is critical in bridging administrative functions with quality assurance processes, ensuring seamless coordination across departments including production, logistics, procurement, and regulatory affairs. The ideal candidate will play a pivotal role in maintaining documentation integrity, facilitating audits, monitoring quality KPIs, and supporting continuous improvement initiatives.

ملخص الوظيفة:

نبحث عن منسق/ة إداري/ة وضمان الجودة يتمتع/تتمتع بالدقة، وحسن التنظيم، وروح المبادرة للانضمام إلى فريقنا، بهدف دعم الكفاءة التشغيلية وضمان الالتزام بمعايير الجودة في بيئة عمل سريعة الوتيرة ضمن قطاع السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG).

يُعد هذا الدور أساسيًا في الربط بين المهام الإدارية وعمليات ضمان الجودة، بما يضمن التنسيق الفعّال بين مختلف الإدارات، بما في ذلك الإنتاج، والخدمات اللوجستية، والمشتريات، والشؤون التنظيمية. كما سيلعب المرشح المثالي دورًا محوريًا في الحفاظ على دقة وسلامة الوثائق، وتنسيق عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية للجودة (KPIs)، ودعم مبادرات التحسين المستمر لتعزيز كفاءة العمليات وجودة المنتجات

Responsibilities: 
- Coordinate daily administrative tasks related to quality management systems, including document control, record keeping, and filing (electronic and physical). 
- Support the preparation and execution of internal and external audits, including scheduling, documentation gathering, and follow-up on corrective actions. 
- Monitor and maintain quality KPIs and performance metrics across production and supply chain operations. 
- Assist in the development, review, and updating of SOPs (Standard Operating Procedures), work instructions, and quality checklists. 
- Liaise with production, warehouse, R&D, and supply chain teams to ensure compliance with quality standards and regulatory requirements. 
- Track and manage non-conformance reports (NCRs), CAPAs (Corrective and Preventive Actions), and deviation logs. 
- Ensure timely submission of quality reports to management and regulatory bodies as required. 
- Support the implementation of continuous improvement projects related to quality and operational efficiency. 
- Maintain up-to-date records for raw materials, finished goods, and packaging materials in line with traceability and shelf-life requirements. 
- Serve as a point of contact for quality-related queries across departments and assist in training staff on quality protocols.

المسؤوليات:

  • تنسيق المهام الإدارية اليومية المتعلقة بأنظمة إدارة الجودة، بما في ذلك ضبط الوثائق، وحفظ السجلات، وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية.
  • المساهمة في إعداد وتنفيذ عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، بما يشمل جدولة المواعيد، وتجهيز الوثائق المطلوبة، ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية.
  • متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بالجودة وقياس الأداء عبر عمليات الإنتاج وسلسلة التوريد.
  • المساعدة في إعداد ومراجعة وتحديث إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وتعليمات العمل، وقوائم التحقق الخاصة بالجودة.
  • التنسيق مع فرق الإنتاج، والمستودعات، والبحث والتطوير، وسلسلة التوريد لضمان الالتزام بمعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية.
  • متابعة وإدارة تقارير حالات عدم المطابقة (NCRs)، والإجراءات التصحيحية والوقائية (CAPAs)، وسجلات الانحرافات.
  • ضمان إعداد وتقديم تقارير الجودة للإدارة والجهات التنظيمية المختصة في الوقت المحدد عند الحاجة.
  • دعم تنفيذ مشاريع التحسين المستمر المتعلقة بالجودة ورفع الكفاءة التشغيلية.
  • الحفاظ على سجلات محدثة للمواد الخام، والمنتجات النهائية، ومواد التعبئة والتغليف، بما يتوافق مع متطلبات التتبع وفترات الصلاحية.
  • العمل كنقطة اتصال للاستفسارات المتعلقة بالجودة بين مختلف الإدارات، والمساهمة في تدريب الموظفين على سياسات وإجراءات الجودة.


Requirements

Requirements: 
- Bachelor’s degree in Food Science, Quality Management, Industrial Engineering, or a related field. 
- 1–3 years of experience in administrative or quality coordination within the FMCG, food, or beverage industry. 
- Familiarity with food safety standards including ISO 22000, HACCP, GMP, and FDA/USDA regulations. 
- Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) and experience with ERP or QMS software (e.g., SAP, Quality, MasterControl). 
- Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. 
- Excellent written and verbal communication skills in both Arabic and English. 
- Detail-oriented with high accuracy in documentation, data entry, and record-keeping. 
- Ability to work independently and collaboratively within cross-functional teams. 
- Willingness to support on-site operations and occasional shift coverage as needed. 

المتطلبات:

  • درجة البكالوريوس في علوم الأغذية، أو إدارة الجودة، أو الهندسة الصناعية، أو أي تخصص ذي صلة.
  • خبرة تتراوح بين سنة إلى ثلاث سنوات في مجال التنسيق الإداري أو تنسيق الجودة، ويفضل أن تكون ضمن قطاع السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG) أو الصناعات الغذائية أو المشروبات.
  • الإلمام بمعايير سلامة الغذاء وأنظمة الجودة، بما في ذلك ISO 22000، وHACCP، وGMP، بالإضافة إلى اللوائح التنظيمية الصادرة عن FDA وUSDA.
  • إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint)، مع خبرة في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة إدارة الجودة (QMS) مثل SAP أو MasterControl أو ما يعادلها.
  • مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات في بيئة عمل سريعة الوتيرة.
  • مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.
  • اهتمام كبير بالتفاصيل ودقة عالية في إعداد الوثائق، وإدخال البيانات، وحفظ السجلات.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل، وكذلك ضمن فرق عمل متعددة التخصصات.
  • الاستعداد لدعم العمليات الميدانية والعمل في الموقع، مع المرونة لتغطية المناوبات عند الحاجة.


Company at a glance

CIS Group is an Educational Group in Lebanon, formed of the following Institutes: CIS College, Leaders Technology Center, Higher Business College, CIS College Kurdistan, and Matn University College of Technology.

We are a leading Vocational and Technical Education College and Training Center that was established in Beirut, Lebanon in 1991. CIS College includes 16 branches all over locally and internationally. More than 7000 students graduate from CIS College yearly. In addition to the college and technical education, CIS College also is known for having the most professional Training Center that offers a wide variety of training courses of different fields.

Founded1991
Team Size501-1,000 employees
WorkspaceOn-site
IndustryEducation Management
Location
Hazmieh, Mount Lebanon Governorate, Lebanon
Websiteciscollege.edu.lb
LinkedInLinkedIn

Tired of cold applications?

Sign up with Clera and we'll reach out the moment a role actually fits you — no more spraying applications into the void.

Know someone who'd be great for this?