Senior Proposal Writer / Rédacteur(trice) de propositions senior

Description

Job Purpose:

The Senior Proposal Writer is responsible for leading the development of high-impact, client-facing proposals that support revenue growth. This role partners closely with Sales, Solution Architects, and Leadership to shape win strategies, craft compelling narratives, and deliver compliant, high-quality RFP/RFI responses that differentiate CallTower in the   CX, CCaaS, AI and UCaaS market.

Duties:

In the context of tenders, the Senior Proposal Writer is responsible for coordinating key activities related to the process. Their responsibilities include: 

· Proposal Strategy & Development

• Lead end-to-end RFP/RFI responses, including strategy, messaging, and positioning
• Develop win themes and value propositions aligned to client needs and competitive landscape
• Translate technical solutions into clear, compelling business narratives

· Cross-Functional Leadership

• Partner with Sales, Pre-Sales, Product, Legal, and Delivery teams to shape responses
• Facilitate proposal strategy sessions and stakeholder alignment to meet response deadlines

· Process & Content Optimization

• Maintain and evolve reusable content library and templates
• Drive continuous improvement of proposal processes and tools (including AI-enabled capabilities)
• Oversee and manage the response process, including procurement portals, communications with customer procurement teams, and bid coordination.

· Risk & Compliance

• Ensure all proposals align with contractual, legal, and compliance standards
• Identify and mitigate commercial and contractual risks
• Communicate with federal, state, and provincial bodies to request compliance documents
• Review contract clauses and verify the conformity of proposals

The Senior Proposal Writer will also partake in managing contractual documents for the Company (scope of work, change requests, hours of bank, support contracts, subscription contracts, etc.). His/her responsibilities include: 

• Prepare, review, and finalize proposal content (technical, financial, compliance, corporate etc.)
• Apply, evaluate, and adjust these measures as required, and consult legal counsel for review   if necessary.
• Implement a compliance process for all stakeholders 
• Review the development process and optimize it 
• Review SOW grids and T&C. Make any valuable improvement when possible and automate them
• Analyze proposal T&C and assumptions and SOW to mitigate business risks for clients, partners and suppliers
• Ensure consistency between liability insurance contracts and the Company’s contractual commitments 
• Other duties as assigned by management

Success Measures

• Improve proposal win rate and qualification effectiveness
• Meet or exceed proposal turnaround SLAs
• Increase reuse of standardized content and reduce cycle time
• Maintain high compliance and quality standards across submissions

Qualifications

• 7+ years of experience in IT or consulting services as a Proposal Writer  
• Bachelor’s degree or 6+ years’ of relevant work experience
• Excellent understanding of the different phases of IT project implementation 
• Ability to successfully communicate client tender objectives and their main characteristics to the delivery and sales teams through oral and written presentations 
• Strong interpersonal skills: capacity to work in teams of various sizes, with employees with different technical abilities and professional authority 
• Ability to manage and coordinate service and information requests from stakeholders with proactive means of communication 
• Solid knowledge of software tools such as Word, Excel, PowerPoint, Acrobat

• Experience supporting enterprise SaaS / CCaaS / UCaaS deals

• Proven ability to influence deal outcomes and win strategies
• Experience using proposal automation tools or AI-assisted writing tools
• Experience in project management is an asset
• Ability to analyze and write proposals 
• Exceptional writing skills
• Strong organizational skills, precision and great attention to detail
• Fluency in English and French (spoken and written) is mandatory

Sommaire du poste :

Le ou la rédacteur(trice) de propositions senior est responsable de diriger l’élaboration de propositions stratégiques à fort impact destinées aux clients afin de soutenir la croissance des revenus. Cette personne collabore étroitement avec les équipes des ventes, les architectes de solutions et la direction afin de développer des stratégies gagnantes, rédiger des propositions convaincantes et produire des réponses conformes et de grande qualité aux appels d’offres (RFP/RFI), permettant de distinguer CallTower sur les marchés du CX, du CCaaS, de l’IA et du UCaaS.

Responsabilités :

Dans le cadre des appels d’offres, le ou la rédacteur(trice) de propositions senior assure la coordination des principales activités liées au processus. Ses responsabilités comprennent :

· Stratégie et développement des propositions 

o Diriger de bout en bout les réponses aux appels d’offres (RFP/RFI), y compris la stratégie, les messages clés et le positionnement. o Élaborer des thèmes gagnants et des propositions de valeur alignés sur les besoins des clients et l’environnement concurrentiel. o Traduire des solutions techniques complexes en arguments d’affaires clairs, convaincants et orientés vers le client. 

· Leadership transversal 

o Collaborer avec les équipes des ventes, de prévente, de produits, des affaires juridiques et de la livraison afin de bâtir des réponses solides et cohérentes. 

o Animer les rencontres de stratégie liées aux soumissions et favoriser l’alignement des parties prenantes afin de respecter les échéances. 

· Optimisation des processus et du contenu 

o Maintenir, enrichir et faire évoluer la bibliothèque de contenu réutilisable ainsi que les modèles de documents. 

o Contribuer à l’amélioration continue des processus et outils de gestion des propositions (y compris les solutions appuyées par l’intelligence artificielle). 

o Superviser et coordonner le processus de réponse, incluant les portails d’approvisionnement, les communications avec les équipes d’approvisionnement des clients et la coordination des soumissions. 

· Gestion des risques et conformité 

o Veiller à ce que toutes les propositions respectent les exigences contractuelles, juridiques et réglementaires. 

o Identifier et atténuer les risques commerciaux et contractuels. 

o Communiquer avec les organismes fédéraux, provinciaux et étatiques afin d’obtenir les documents de conformité requis. 

o Réviser les clauses contractuelles et vérifier la conformité des propositions soumises.

Le ou la rédacteur(trice) de propositions senior participera également à la gestion des documents contractuels de l’entreprise (énoncés de travaux, demandes de changement, banques d’heures, contrats de soutien, contrats d’abonnement, etc.). Ses responsabilités comprennent également : 

• Préparer, réviser et finaliser le contenu des propositions (technique, financier, conformité, corporatif, etc.). 
• Appliquer, évaluer et ajuster les mesures requises et consulter les conseillers juridiques lorsque nécessaire. 
• Mettre en œuvre un processus de conformité pour l’ensemble des parties prenantes. 
• Analyser les processus existants et proposer des pistes d’optimisation. 
• Réviser les grilles d’énoncés de travaux (SOW) ainsi que les modalités et conditions (T&C); recommander des améliorations pertinentes et favoriser leur automatisation lorsque possible. 
• Analyser les modalités, conditions, hypothèses et énoncés de travaux afin de réduire les risques d’affaires pour les clients, partenaires et fournisseurs. 
• Veiller à la cohérence entre les polices d’assurance responsabilité et les engagements contractuels de l’entreprise. 
• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par la direction. 

Critères de réussite 

· Améliorer le taux de réussite des propositions et l’efficacité du processus de qualification.

· Respecter ou dépasser les ententes de niveaux de service (SLA) relatives aux délais de préparation des propositions. 

· Accroître l’utilisation de contenu standardisé et réduire les délais de production. 

· Maintenir des normes élevées de conformité et de qualité dans l’ensemble des soumissions. 

Qualifications 

• 7+ ans d'expérience en TI ou en services-conseils à titre de rédacteur(trice) de propositions. 
• Baccalauréat ou 6+ ans d'expérience professionnelle pertinente. 
• Excellente compréhension des différentes phases de mise en œuvre de projets TI. 
• Capacité à communiquer efficacement les objectifs et caractéristiques principales d’un appel d’offres aux équipes de livraison et de ventes, tant à l’oral qu’à l’écrit. 
• Excellentes habiletés relationnelles et aptitude à collaborer avec des équipes de tailles variées composées d’intervenants aux expertises diverses. 
• Capacité à gérer et à coordonner efficacement les demandes de services et d’information provenant des parties prenantes grâce à des communications proactives. 
• Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Acrobat. 
• Expérience dans le soutien de transactions d’entreprise liées aux solutions SaaS, CCaaS et UCaaS. 
• Capacité démontrée à influencer les stratégies de vente et les résultats commerciaux. 
• Expérience avec des outils d’automatisation des propositions ou de rédaction assistée par l’intelligence artificielle. 
• Une expérience en gestion de projets constitue un atout. 
• Solides aptitudes d’analyse et de rédaction de propositions. 
• Excellentes compétences rédactionnelles. 
• Très bonnes compétences organisationnelles, souci du détail et grande rigueur. 
• Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.