CDD RESPONSABLE IMMOBILIER, PATRIMOINE ET SERVIVES GENERAUX F/H

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What will be your role?

Mission générale

Pour son site de Marseille (1600 m2, ERP 2ème catégorie), Campus Groupe AFD recherche son Responsable Immobilier, Patrimoine et Services Généraux, pour une mission de deux ans (CDD de mission) visant à mettre à niveau les dispositifs de sécurité / sécurité, les prestations de multiservice et multi technique, et les processus et outils de pilotage du site.

Cette démarche s’inscrit dans une dynamique plus large d’optimisation de l’exploitation du site (événements, locations d’espaces) et d’amélioration des services aux utilisateurs qui en découlent.

Responsabilités

 
Piloter la gestion immobilière du site de Marseille : patrimoine, équipements, sécurité, usages et services aux occupants.
En relation étroite avec les services du siège (GIL et SEC), garantir le bon fonctionnement global des infrastructures et des services associés : gestion des locaux, gestion immobilière, maintenance, sécurité et sureté des personnes, sécurité et sûreté, énergie, services généraux, logistique, assurances) dans le respect de la règlementation (ERP 2ème catégorie). Définir et piloter les plans d’entretien et de rénovation.
Assister la direction de Campus dans la réflexion sur les scénarios de location ou mise à disposition des locaux : pouvoir évaluer et (faire) chiffrer les aménagements techniques et dispositions sécuritaires nécessaires pour un usage événementiel.

Activités du poste

1. Gestion du patrimoine et infrastructures
- Assurer la gestion de la propriété en lien avec le Syndic de copropriété (participation AG, réunions extraordinaires, audits réguliers, respect de la réglementation liée au classement ERP, suivi travaux, etc.)
- Superviser l’exploitation et l’entretien du bâtiment, équipements techniques et systèmes (espaces de travail, accessibilité, électricité, climatisation, plomberie, sécurité, ascenseurs, etc.)
- Assurer la maintenance technique et l’entretien (préventif et curatif des équipements, suivre les interventions et coordonner les prestataires)
- Participer en lien avec GIL aux états des lieux immobilier, mobilier et des besoins (inventaire du parc + rédaction des PV d’entrée et de sortie, espaces, services requis)
- Planifier les travaux de réparation et de rénovation (coordonner les équipes et les prestataires, améliorer l’attractivité du bien, etc.)
- Etudier et exécuter les travaux de réaménagement pour la levée des réserves/recommandations d’audits et d’inspections le cas échéant
- Réceptionner et contrôler la qualité des travaux (maintenance, conformité, remise en service/réhabilitations)
- Assister la direction de Campus dans la réflexion sur les scénarios de location ou mise à disposition des locaux : pouvoir évaluer et (faire) chiffrer les aménagements techniques et dispositions sécuritaires nécessaires pour un usage événementiel.

2. Moyens généraux, logistique et Hygiène
- Gestion des fournitures et consommables (flux entrants/sortants des équipements, suivi achat et réapprovisionnement de papeterie, commandes café/thé et accessoires, fournitures ménage, sécurité, etc.)
- Gestion des services généraux (accueil nouveaux arrivants, organisation des emplacements agents dans les bureaux, des services : nettoyage, accueil, sécurité, facilities management...)
- Gestion parcs et mobilité (stationnement/parking)
- Gestion énergie et environnement (optimisation, tri déchets selon le contexte)

3. Sécurité et sureté des biens et des personnes et conformité
- Respecter la conformité réglementaire, les mesures préventives et réactives pour assurer un environnement sûr et sécurisé (normes et lois en vigueur en matière de sécurité (incendie, accessibilité, etc.), procédures sécurité et sureté, mise à jour de la documentation sécurité du site.
- Gestion et suivi de la maintenance des organes de sécurité (centrale anti-intrusion et moyens de secours)
- Gestion des risques et identification des vulnérabilités (prévention des risques incendie, vol, vandalisme, etc.) 
- Veiller à la sécurité des locaux (horaires ouverture/fermeture, contrôle des accès, vidéosurveillance, alarmes, plans d’évacuation)
- Référent.e sécurité pouvant être contacté.e en cas d’urgence (astreinte)
- Intervention en cas d’incident (coordination avec les forces de l’ordre, les pompiers ou les services de secours)
- Gestion de plans d’urgence et de reprise d’activité en cas d’incident et d’évacuation
- Gestion des crises et communication efficace avec SEC
- Point focal sécurité pour le site de Marseille (remontées des anomalies techniques et des incidents + points réguliers avec SEC)
- Former et sensibiliser les occupants aux bonnes pratiques de sécurité (sensibilisation aux risques spécifiques : évacuation, premiers secours, etc.)
- Gestion des contrôles réglementaires sécurité/sureté (conformité électrique, extincteurs, défibrillateur, effectifs, classement ERP, sécurité incendie)
- Gestion des contrôles et audits sureté/sécurité internes (SEC, GIL) et externes (SCDS, APAVE, etc.)
- Proposer les mesures de sécurité adaptées aux évolutions des usages du site (locations d’espaces et/ou de bureaux, activités pédagogiques, événements)

4. Gestion du budget et des achats
- Produire l’élaboration budgétaire pour le périmètre du poste
- Etablir une programmation pluriannuelle de gros travaux d’entretien, rénovation, amélioration (poste de charge important et non récurrent) 
- Suivre les dépenses budgétaires liées aux moyens généraux (prestations accueil, ménage, fontaines à eau, multi technique, etc.)
- Piloter les achats liés aux moyens généraux (définir les besoins, élaborer les cahiers des charges (spécifications techniques), gérer les appels d’offres, sélectionner les fournisseurs, négocier les contrats (tarifs, etc.), assurer la contractualisation
- Suivre et réceptionner l’exécution des prestations, assurer le contrôle qualité
- Animer la relation fournisseur dans une logique de responsabilité, de performance et de relation durable
- Gérer les plans de prévention (prestations nettoyage, sécurité, multi technique, etc.)

5. Gestion locative / mise à disposition d’espaces
- Définir la politique tarifaire de location/mise à disposition des espaces et élaborer des propositions financières pour les candidats à la location
- Formalisation et suivi opérationnel des contrats de location/mise à disposition des espaces (gestion des contrats, relations avec les bénéficiaires, entretien des biens)
- Gérer la facturation et le recouvrement
- Garantir la conformité réglementaire (assurances, sécurité, accessibilité, etc.)
- Mettre à jour les documents légaux (contrat, assurance, etc.)

6. Reporting réglementaires du patrimoine et des moyens généraux
- Réaliser la déclaration réglementaire annuelle d'effectifs du site en tant qu’ERP
- Contribuer à la déclaration du Bilan Carbone pour le compte de CAM (fournir les données de consommation énergétique, performance de tri, etc.)
- Contribuer à la déclaration DUERP (Document unique d'évaluation des risques professionnels) pour le Groupe AFD (en lien avec SEC)
- Contribuer à la réalisation d'audits énergétiques pour le Groupe AFD (fournir les données pour la « Déclaration OPERAT » (déclaration du bilan des consommations énergétiques))
- Communiquer les différents rapports des contrôles et des audits réglementaires (installations électriques, extincteurs, défibrillateur, classement ERP) au Syndic de copropriété
- Communiquer les attestations acquises pour les levées de réserves/recommandations des audits externes, au Syndic de copropriété

7. RSE et qualité de vie au travail (QVT)
- Contribuer à l’ergonomie des espaces, sécurité au travail, et à l’amélioration de l’environnement de travail (accompagnement d’agents, mise en conformité, formations, documentation)

Who are we looking for?
Compétences clés
- Gestion technique et maintenance immobilière
- Maîtrise de la réglementation ERP, sécurité et sûreté
- Pilotage de projets immobiliers
- Gestion budgétaire et achats
- Pilotage des prestataires et de la qualité de service
- Analyse, reporting et suivi réglementaire
- Organisation et gestion opérationnelle
- Communication et coordination transversale
- Réactivité, gestion de crise et sens du service

What team are you joining?
Le Campus groupe AFD est le centre de formation de l’Agence française de développement (AFD) dédié à la construction de savoirs en commun, au partage d’expériences et à l’acquisition des compétences nécessaires à la conception et à la mise en œuvre de politiques ou projets à fort impact sur les transitions dans les pays du Sud. Situé à Marseille et à Paris, il est un laboratoire d’innovation pédagogique qui conçoit, teste et déploie, en partenariat, des formats d’apprentissage innovants adaptés au renforcement des savoirs, savoir-faire et savoir-être des partenaires et clients du groupe AFD, acteurs du développement.

Why join the French Development Agency?
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group’s mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.