Responsibilities:

• Provides project management on large scale, complex, high profile and high risk projects for OPS I&IT initiatives.
  
• Ensures project deliverables meet clients’ business requirements on time, scope and budget, with a focus on cost-effectiveness, efficiencies and compliance with OPS project management methodologies and frameworks.
  
• Contributes to drafting and maintaining governance frameworks, playbooks, and directives.
  
• Facilitates collaboration between ministries, GovTechON, and executive committees for endorsement and lifecycle governance.
  

General Skills:

• Leads organizational development, strategy development, business planning, and Ministry funding requests.
  
• Gathers and develops requirements in order to create and maintain a detailed project schedule and/or integrated plan.
  
• Ability to monitor and forecast project costs and provide reporting and input to ensure targets are met
  
• Experience developing and managing project schedules, deliverables, and scope
  
• Ability to promote I&IT project management best practices and adherence to standard methodologies
  
• Demonstrated experience directing project teams to ensure project deliverables are delivered on time and adhere to government and ministry standards
  
• Extensive experience coordinating and monitoring project processes, and developing/communicating guidelines and procedures
  
• Sources, selects and on-boards team members in various disciplines, clarify roles and responsibilities and set task/deliverable/performance expectations for resources that are both OPS unionized employees as well as fee for service (FFS) consultants.
  
• Resolves resourcing and inter-personal conflicts, negotiates changes to resourcing, ensures knowledge is shared among team members such as project objectives and deliverables are met.
  
• Develops complex project budgets based on multiple funding channels and cross ministry dependencies.
  
• Effectively manages large project budgets and ensures a high level of fiscal control and accountability including estimates, forecasts and reconciliation/confirmation of actuals.
  
• Proactively identifies potential risk events and issues before they occur so that proper mitigating strategies can be developed.
  
• Articulates and prioritizes issues and risks at senior executive levels and recommends mitigation strategies for decision makers.
  
• Establishes and participates in steering committee and stakeholder forums
  
• Provides, project, program, and/or portfolio reporting to multi-stakeholders at senior executive levels.
  
• Uses appropriate strategies and actions to overcome resistance to change and capitalize on forces in support of change during all stages of projects – concept, definition, planning, implementation and close-out.
  
• Promotes OPS I&IT standards and best practices for project management to facilitate control of system quality, adherence to standard methodology and the control of the use of I&IT resources.
  
• Awareness / knowledge of emerging I&IT trends and directions
  
• Ability to adapt to changing trends, leverage emerging tools and methodologies, and effectively lead projects to success in today’s dynamic IT landscape
  
• Skilled in cross-functional coordination involving policy, risk, technology, and data governance teams.
  
• Expertise in developing governance artifacts (e.g., AI Playbook, endorsement workbooks) and guiding teams through compliance checkpoints.
  
• Strong understanding of AI ethics, transparency, and accountability principles within public sector contexts.
  

Desirable Skills:

• Knowledge and understanding of Project Management’s Institute’s Project Management Body of Knowledge
  
• Knowledge and understanding of Information Management principles, concepts, policies and practices
  
• Knowledge and understanding of Accessibility for Ontarians with Disability Act (AODA) and related regulations and standards
  
• Ability to make recommendations on the acquisition of software, hardware, and technology resources
  
• Experience managing and coordinating project monitoring, anticipates and troubleshoots issues, provides ongoing expertise, resolves problems and provides project effectiveness
  
• Ability to identify conflict between project and functional areas and develops responses to successfully address conflict
  
• Ability to handle client relationships to manage expectations, provides updates as required, identifies potential conflicts between project and functional areas
  
• Experience in AI lifecycle governance, including endorsement processes, sustainment planning, and disclosure requirements.
  

Requirements

Experience and Skill Set Requirements:

Must Have:

• Assess the project manager’s ability to prepare and edit clear, compelling presentations, briefing notes, formal meeting minutes/action items, and responses to queries/issues.
  
• Ability to clearly communicate governance requirements, risk assessment outcomes, and compliance checkpoints to diverse stakeholders, including executives and technical teams.
  
• Evaluate their ability to document fast-moving executive conversations with limited context and seek alternate sources of information to ensure understanding.
  
• Ability to interpret and apply governance directives, identify compliance gaps, and recommend mitigation strategies for risks.
  
• Familiarity with AI technologies / governance is a plus.
  
• Knowledge of OPS Responsible AI Directive, AI lifecycle governance processes, and endorsement frameworks.
  

Skill Set Requirements:

Communication and Interpersonal Skills:

• Assess the project manager’s ability to prepare and edit clear, compelling presentations, briefing notes, formal meeting minutes/action items, and responses to queries/issues.
  

• Consider their political acuity and tact when dealing with colleagues, senior executives, and project teams.
  
• Evaluate demonstrated relationship management skills to build and maintain relationships across the organization.
  
• Ability to clearly communicate governance requirements, risk assessment outcomes, and compliance checkpoints to diverse stakeholders, including executives and technical teams.
  
• Demonstrated skill in facilitating cross-ministry collaboration for endorsement and lifecycle governance.
  

Analytical/Problem-Solving Skills:

• Evaluate their ability to ensure stakeholders receive accurate, comprehensive, and meaningful information in a timely manner.
  
• Evaluate their ability to document fast-moving executive conversations with limited context and seek alternate sources of information to ensure understanding.
  
• Consider their comfort in coordinating various projects and competing priorities to meet deadlines.
  
• Assess their self-motivation, professionalism, diplomacy, and capability to manage workload in a fast-paced, deadline-driven environment.
  
• Ability to interpret and apply governance directives, identify compliance gaps, and recommend mitigation strategies for risks.
  

Technical Skills:

• Broad IT knowledge and experience
  
• Proficiency in word processing, presentation, and spreadsheet software, and document repositories such as SharePoint
  
• Familiarity with Agile methodology and tools (e.g., Planner, kanban boards) is a plus.
  
• Familiarity with AI technologies / governance is a plus.
  
• Knowledge of OPS Responsible AI Directive, AI lifecycle governance processes, and endorsement frameworks.