About this role
Agency :
ProvidenceJob Description :
The Facilities Specialist operates all installations and refurbishments.Office Management Specialist/General Services – Categorie protette
Havas ricerca una figura di Office Management Specialist.
Le attività riguarderanno lo svolgimento delle seguenti mansioni:
- Gestione del centralino: i principali compiti consisteranno nello smistamento delle telefonate in entrata, nell’accoglienza di visitatori esterni, nell’allestimento e nel riordino delle sale riunioni, nella gestione di chiamate a taxi, pony express, corrieri.
- Supporto al General Service Manager per attività inerenti alla Logistica aziendale (allestimento di postazioni di lavoro, supporto per la manutenzioni uffici, ecc.)
- Presidio delle attività connesse alla prenotazione viaggi per tutto il personale, con gestione del rapporto con l’Agenzia Viaggi e tramite attività di ricerca autonoma delle soluzioni più convenienti per l’Azienda.
- Attività di piccola segreteria, principalmente con riferimento all’ archiviazione dei documenti, gestione della corrispondenza, fotocopiatura, gestione cancelleria.
- Piccole attività di office management: controllo cancelleria e materiale di consumo, mantenimento ordine in ufficio, gestione cialde caffè,…
- Piccole commissioni esterne (posta, piccoli acquisti estemporanei) quando necessario
Requisiti:
- Esperienza pregressa, anche breve, maturata nel ruolo
- Ottima conoscenza della lingua inglese parlata
- Ottima capacità di comunicazione e attitudine alla gestione di relazioni
- Predisposizione al lavoro in team ed elevata focalizzazione sul raggiungimento di obiettivi di gruppo
- Attenzione ai dettagli, precisione e puntualità
- Curiosità ed entusiasmo
- Conoscenza del pacchetto Office
- Appartenenza alle Categorie Protette L.68.99
Sede di lavoro: Milano
Orario di lavoro: Full-time
Inquadramento e retribuzione saranno definite in base a capacità e esperienze effettivamente maturate.
Il presente annuncio si rivolge ai candidati di ambo i sessi (L. 903/77). I candidati potranno inviare il CV rilasciando specifica autorizzazione al trattamento dei dati personali come segue:
" Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 6* e 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”
Contract Type :
PermanentHere at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.
Other facts
About Havas Group
TO MAKE A MEANINGFUL DIFFERENCE TO BRANDS, TO BUSINESSES AND TO PEOPLE
Founded in 1835 in Paris, Havas is one of the world’s largest global communications groups, with nearly 23,000 people operating in over 100 markets and sharing one mission: to make a meaningful difference to brands, businesses, and people. To meet the needs of its clients, Havas has developed a seamlessly integrated strategy and operating system, Converged.AI, fusing all its global expertise, tools and capabilities, to create, produce, and distribute real-time, optimized, and personalized marketing solutions at scale. With inspired human ideas at the heart of this unique model, supercharged by the latest data, technology and AI, the teams work together with agility and in perfect synergy within Havas Villages to provide clients with tailor-made solutions that support them in their positive transformation. Havas is committed to building an inclusive and equitable workplace, that prioritizes the well-being and professional development of its talents.
What you'll do
- The Office Management Specialist will manage the reception, handle incoming calls, and support the General Service Manager with logistics activities. Additional tasks include travel booking for staff and minor office management duties.
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