Coordinador de Eventos

Objetivo

Este rol tiene como objetivo Planificar, organizar, coordinar y ejecutar eventos corporativos, sociales, deportivos  y de desarrollo de negocio de la firma, ya sean en formato presencial y /o virtual, con el fin de fortalecer la imagen institucional, el desarrollo e integración de los colaboradores, promover relaciones estratégicas y apoyar los objetivos comerciales y de posicionamiento de la firma garantizando la excelencia operativa, la optimización de recursos y la satisfacción de los participantes.

Principales actividades

Planificación y organización

Diseñar en conjunto con las diferentes áreas el plan anual de eventos internos y externos alineados a la estrategia de la firma, definiendo objetivos y alcance de cada evento en colaboración con las áreas involucradas.

Elaborar cronogramas y presupuestos para la ejecución de los eventos.

Coordinación logística

Coordinar junto con los equipos internos las necesidades relacionadas con el evento.

Ejecutar y supervisar todos los aspectos logísticos (locaciones, catering, tecnología, transporte, hospedaje, materiales, decoración, souvenirs, invitaciones, etc.).

Asegurar el correcto desarrollo de los eventos, resolviendo imprevistos y supervisando todo el proceso en sitio de principio a fin. Así como ayudar con la configuración de eventos, incluido el acomodo de mobiliario y decoración.

Gestionar el inventario de artículos promocionales de la marca.

Gestión de proveedores

Seleccionar, negociar y contratar proveedores de servicios relacionados con eventos, como catering, sedes, hoteles, restaurantes, floristerías y artículos promocionales, entre otros. Así como, mantener registros precisos de contactos, bases de datos de proveedores y detalles de eventos para la planificación futura.

Comunicación y difusión

Colaborar con el área de marketing en los diseños  y materiales de comunicación para la difusión de los eventos.

Gestiona los procesos de RSVP, las comunicaciones con los asistentes y las invitaciones al calendario cuando así sea requerido.

Presupuestos

Elaborar y controlar los presupuestos de cada evento, asegurando la optimización de recursos, procesar las facturas para pago y garantizar soluciones rentables sin comprometer la calidad.

Relaciones de trabajo

Establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con clientes externos, abogados, personal administrativo y otros clientes internos garantizando una experiencia positiva y profesional

Evaluación y Mejora

Realizar reportes y evaluaciones post-evento para identificar áreas de mejora.

Cumplimiento

Garantizar que los eventos se alineen al cumplimiento de las políticas y procedimientos operativos de la Firma, así como con protocolos de confidencialidad y privacidad.

Perfil

Formación académica

Licenciatura en Relaciones Públicas, Comunicación, Mercadotecnia, Administración de Empresas, Organización de Eventos o áreas afines.

Experiencia

Mínimo 2 años coordinando eventos corporativos, preferentemente en firmas legales, empresas de servicios profesionales o corporativos transnacionales.

Conocimientos

Manejo de presupuestos, proveedores, logística de eventos, competente en Microsoft Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) y plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Teams). Inglés avanzado indispensable. Capacidad para aprender y operar equipos básicos de A / V.

Habilidades

oFuertes habilidades de comunicación interpersonal, verbal y escrita. Alto sentido de discreción.

oExcelente organización y gestión del tiempo, atención al detalle, y trabajo en equipo.

oExcelentes habilidades de servicio al cliente con la capacidad de manejar situaciones desafiantes de manera profesional y de resolución de problemas

oAltamente organizado, orientado a los detalles y capaz de manejar múltiples tareas y cambiar prioridades en un entorno exigente.

oCapacidad comprobada para trabajar tanto de forma independiente como colaborativa en un entorno de equipo. Alto sentido de responsabilidad.

oFlexible y adaptable para satisfacer las necesidades comerciales y operativas, incluido el ajuste de las horas de trabajo cuando sea necesario.