De uitdaging!

Bij Envalior Emmen B.V. speel je als Secretaresse een cruciale rol in de ondersteuning van de Site Director en het Site Management Team. Jij bent de spil waar het om draait, verantwoordelijk voor representatieve, secretariële, organisatorische en administratieve taken. Dit omvat het coördineren van reisarrangementen, het verzorgen van interne communicatie, het beheren van agenda’s en vergaderingen, en het bieden van essentiële projectondersteuning.

Als aanspreekpunt voor zowel medewerkers als bezoekers ben jij een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van de kantooractiviteiten. Je rapporteert rechtstreeks aan de Site Director en straalt communicatie, klantgerichtheid en professionaliteit uit. Het correct omgaan met vertrouwelijke informatie is voor jou vanzelfsprekend, en je werkt proactief samen met je collega's om een prettige en efficiënte werkomgeving te creëren.

Kerntaken

• Plannen en organiseren van vergaderingen, evenementen en uitjes.
• Voorbereiden, redigeren van rapporten, memo’s, nieuwsbrief.
• Coördineren van reisarrangementen en logistiek.
• Agendabeheer; planning van dagelijkse en reguliere afspraken, vergaderingen (incl. regelen conferentieruimtes, catering en logistiek).
• Optreden als persoonlijke assistent voor de Site Director.
• Verzorgen van interne communicatie via nieuwsbrieven en digitale nieuwsboards.
• Beheren van de P-card en AMEX-kaarten, inclusief administratieve afhandeling.
• Bieden van uitstekende klantenservice aan medewerkers en stakeholders.
• Bijhouden van uitgaven, verwerken van facturen en rapportages.
• Ondersteunen bij diverse projecten en zorgen voor tijdige afronding.
• Werken volgens de Life Saving Rules en bijdragen aan een veilige werkomgeving.

SHE verantwoordelijkheden

• Uitdragen van een positieve houding ten aanzien van SHE (Safety, Health & Environment).
• Naleven van regelgeving en proactief signaleren en aanpakken van onveilige situaties.
• Initiëren van verbeteracties waar nodig.

Wie zoeken we:

• Je hebt een mbo+ werk- en denkniveau, wat betekent dat je beschikt over de nodige kennis en vaardigheden om op professioneel niveau te functioneren in je rol.
• Je beschikt over minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare rol, waardoor je niet alleen de theoretische kennis, maar ook praktische ervaring hebt opgedaan in het vakgebied.
• Je beheerst de Nederlandse, Engelse en Duitse taal uitstekend, zowel in spraak als schrift, wat cruciaal is voor effectieve communicatie met klanten en collega's in een diverse, internationale omgeving.
• Je bent zelfstandig, proactief, stressbestendig en accuraat, wat inhoudt dat je in staat bent om taken zelfstandig aan te pakken, initiatief te tonen zelfs onder druk, en altijd oog hebt voor detail in je werkzaamheden.
• Je communiceert gemakkelijk en hebt sterke sociale vaardigheden, wat je in staat stelt om vlot en effectief te liaisen met verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
• Je bent klant- en servicegericht, een echte teamspeler en hebt talent voor plannen en organiseren. Dit betekent dat je niet alleen gericht bent op de behoeften van de klant, maar ook goed kunt samenwerken met collega's en effectief kunt inspelen op verschillende situaties.
• Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en bent gewend om in een internationale omgeving te werken, wat je helpt om je werk efficiënter en professioneler uit te voeren met behulp van gangbare softwaretools.
• Je herkent jezelf in de Envalior-competenties: klantgerichtheid, verbetering en innovatie, betrokkenheid van mensen, resultaatgerichtheid en het nemen van verantwoordelijkheid. Deze kenmerken zijn representatief voor iemand die niet alleen gericht is op het behalen van persoonlijke doelen, maar ook bijdraagt aan het collectieve succes van het team en de organisatie als geheel.

De beloning

De functie van secretaresse is ingedeeld conform de geldende CAO en inschaling binnen Envalior Emmen B.V. Dit betekent dat de verloning en secundaire arbeidsvoorwaarden zorgvuldig zijn afgestemd op de richtlijnen en normen die gelden in de sector, en dat er aandacht is voor eerlijke en transparante compensatie. Bovendien biedt Envalior Emmen B.V. mogelijkheden voor groei en ontwikkeling, wat kan bijdragen aan je persoonlijke en professionele vooruitgang binnen de organisatie.

De procedure

Voor meer informatie over deze vacature en om eventuele vragen te stellen over de functie of de organisatie, kun je gerust contact opnemen met Pascal Comino, HR Business Partner (HRBP) voor Emmen, via telefoonnummer 06-29217281. Wij moedigen je aan om alle vragen te stellen die je hebt om een goed beeld te krijgen van deze rol en onze organisatie. Je kunt je sollicitatie indienen via Theo Vinke zijn e-mailadres: [email protected]. We kijken ernaar uit om van je te horen en je motivatie te ontvangen!