Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Senior Administrative Assistant is responsible for providing administrative and coordination support to the Genetics leadership team while ensuring efficient operations of the office and confidential matters.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Act as Program Administrator for the Genetics Residency Program

• Maintaining calendars and scheduling meetings, appointments and/or events; preparing necessary documentation; rescheduling based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the Directors and Managers.

• Prepare draft agendas for meetings, transcribe and distribute minutes. Ensure appropriate follow up action on items as required.

• Make travel and hotel arrangements for staff and visitor (e.g. visiting speakers, and prepare travel claims as required.

• Making arrangements for meetings: scheduling rooms, sending meeting requests with virtual links, arranging and confirming attendance, preparing materials, taking minutes, and other logistical details as required.

• Maintaining continuous awareness of CHEO activities in order to interpret and direct inquiries.

• Initiating action on matters that require response or appropriate follow-up to ensure appropriate action has been taken, including proposing draft replies.

• Supporting the recruitment process by drafting appropriate paperwork, scheduling interviews, managing competition folders and maintaining staff files.

• Supporting Directors and Managers with human resources processes including hiring, orientation, onboarding, workstations/offices.

• Receiving and screening calls by assessing their urgency, providing information required, or following up as required.

• Researching, collating, analyzing and summarizing information, as assigned on HR/administration topics.

• Taking on special projects as assigned by the Directors and Managers including coordinating activities, organizing functions.

• Liaising with internal and external stakeholders.

• Establishing and maintaining various internal office systems such as tracking key deadlines, electronic databases, tracking systems, processing mail, processing faxes, monthly reports, bring forward systems and confidential files.

• Supporting Directors and Managers with financial functions such as payment requisitions, cheque deposits, purchasing requests, travel requests and claims, reconciling accounts, monitoring and tracking activity reports, providing monthly reports.

• Effectively managing paper and electronic records and files, to meet legislative requirements and allow for easy retrieval by members of the department.

• Maintain and update the external CHEO Genetics pages and internally on CHEOnet.

• Enter staff rotations and hours into timekeeping system (including requests for leave, vacation, sick time, professional development, etc.)

• Supporting peers with other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• College diploma in Office Administration or equivalent/ relevant work experience (Essential)

• University Degree in relevant field (Preferred)

• Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)

• Bilingualism (English and French) (Preferred)

• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing. (Essential)

• Comprehensively and efficiently use software including word processing, spreadsheet, presentation and mail, at an intermediate/advanced level.  (Essential)

• Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final products. (Essential)

• Use standard office equipment including voicemail system, photocopier, fax machines, etc. (Essential)

• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work.  (Essential)

• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)

• Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)

• Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential)

• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation, general knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)

Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may

substitute for academic requirements             

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at [email protected]. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DU POSTE

L’adjoint administratif principal ou l’adjointe administrative principale est responsable de fournir du soutien administratif et de l’aide à la coordination à l’équipe de direction du programme de génétique tout en assurant le fonctionnement efficace du bureau et l’administration de la protection des renseignements personnels.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Agir à titre d’administrateur ou d’administratrice du programme de résidence en génétique.

• Tenir à jour les calendriers et planifier des réunions, des rendez-vous ou des événements; préparer la documentation nécessaire à ces derniers et les reporter au besoin en fonction des disponibilités afin d’éviter les conflits avec les priorités concurrentes et changeantes des directeurs, directrices et gestionnaires.

• Préparer l’ordre du jour provisoire des réunions; transcrire et distribuer les procès-verbaux. Voir à ce que des mesures de suivi soient prises, au besoin.

• Prendre des dispositions relatives aux déplacements et à l’hébergement du personnel et des visiteurs (p. ex. conférenciers invités et conférencières invitées) et préparer des demandes de remboursement de frais de déplacement, au besoin.

• Prendre des dispositions pour les réunions : réserver des salles, envoyer des demandes de réunion à l’aide de liens virtuels, organiser et confirmer les présences, préparer le matériel, rédiger le procès-verbal et gérer d’autres détails logistiques, au besoin.

• Rester informé.e en continu des activités du CHEO afin de pouvoir interpréter et acheminer efficacement les requêtes

• Prendre des mesures concernant des questions qui doivent faire l’objet d’une réponse ou d’un suivi approprié afin de s’assurer que les bonnes mesures ont été prises, y compris en proposant des ébauches de réponse.

• Appuyer le processus de recrutement en rédigeant les documents appropriés, en planifiant les entrevues, en gérant les dossiers des concours et en tenant à jour les dossiers du personnel.

• Soutenir les directeurs, les directrices et les gestionnaires dans le cadre des processus de ressources humaines, y compris l’embauche, l’orientation, l’intégration, les postes de travail et les bureaux.

• Recevoir et filtrer les appels en évaluant leur urgence, en fournissant l’information requise ou en assurant un suivi au besoin.

• Effectuer des recherches, rassembler, analyser et résumer de l’information sur des sujets liés aux RH et à l’administration.

• Prendre en charge les projets spéciaux attribués par les directeurs, directrices et gestionnaires, notamment la coordination des activités et l’organisation des fonctions.

• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes

• Mettre en place et maintenir à jour différents systèmes internes d’organisation du travail de bureau, tels que le suivi des échéances clés, des bases de données électroniques, des systèmes de suivi, le traitement du courrier et des télécopies, les rapports mensuels, les systèmes de renvoi et les dossiers confidentiels.

• Appuyer les directeurs et directrices ainsi que les gestionnaires dans des fonctions financières, comme les demandes de paiement, les dépôts de chèques, les demandes d’achat, les demandes d’autorisation de déplacements et les demandes de remboursement des frais associés à ces derniers, le rapprochement des comptes, la surveillance et le suivi des rapports d’activité, et la production de rapports mensuels.

• Gérer efficacement les fichiers et les dossiers papier et électroniques afin de respecter les exigences législatives et permettre aux membres du service d’y accéder facilement.

• Tenir à jour les pages Web externes du CHEO relatives au programme de génétique et les pages accessibles à l’interne sur la plateforme CHEOnet.

• Consigner les rotations du personnel et les heures de travail dans le système de comptabilisation du temps (notamment les demandes de congé, les vacances, les congés de maladie, le perfectionnement professionnel, etc.).

• Soutenir ses pairs en s’acquittant d’autres tâches qui sont assignées.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (essentiel)

• Diplôme d’études collégiales en organisation de bureau ou expérience équivalente et pertinente (essentiel)

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (souhaitable)

• Au moins trois (3) ans d’expérience dans des fonctions administratives à responsabilités croissantes (essentiel)

• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)

• Capacité de communiquer de façon efficace et concise, de vive voix et par écrit (essentiel)

• Utilisation exhaustive et efficace de logiciels (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations et boîte de courriels) à un niveau intermédiaire ou avancé (essentiel)

• Prise de notes précises ou rédaction de procès-verbaux précis, et transcription pour préparer les produits finaux (essentiel)

• Utilisation de matériel standard de bureau (système de messagerie vocale, photocopieur, télécopieurs, etc.) (essentiel)

• Capacité de prévoir les besoins, ainsi que de planifier et d’établir l’ordre de priorité des travaux (essentiel)

• Capacité de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome avec un minimum d’orientation (essentiel)

• Solides compétences organisationnelles et souci du détail et de l’exactitude (essentiel)

• Discernement, discrétion et degré élevé de confidentialité (essentiel)

• Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail; connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise et des différents services en matière de santé et de sécurité (essentiel)

Une personne qui possède de l’expérience et une formation officielle et qui a fait ses preuves sur le plan du rendement et des capacités pourrait être exemptée des exigences prévues en matière d’études.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à [email protected]. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at [email protected]. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.