Compensation Pay Range:

Summary:

Please send your resume with a cover letter to Aritshana Kathiesu at [email protected] with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting # RI-26-002

Posting Period – January 22 to February 5, 2026

POSITION: Research Coordinator

Department of Pediatrics, Division of Neurology

New Position

TERM: Full-time (0.8 FTE, 30 hours weekly), 1 year term, with possibility of renewal

SALARY: $30.00- $40.00 per hour; Will commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Dr. Katherine Muir

The Epilepsy Research Unit

Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Research Coordinator.

The Research Coordinator will oversee diverse clinical research projects in line with the goals of the Epilepsy Research Unit. The individual will be responsible for coordinating regulated clinical trials of cutting-edge therapies (project scheduling, REB submissions and renewals, database management, data entry, patient visit scheduling, invoicing). The successful candidate will also lead multiple studies, including data collection and management, proposal development and submission, budget monitoring, journal article publication, systematic review screening and extraction, and supervision of medical students.

The Epilepsy Research Unit team consists of pediatric neurologists who have additional expertise in epilepsy and neurophysiology. The research unit’s agenda is designed to address key areas of pediatric epilepsy through three main pillars: a focus on innovative treatments, advanced diagnosis, and better understanding and managing the comorbidities and psychosocial impacts of epilepsy. Ultimately, our research unit’s goal is to foster innovative, high-impact research that not only advances our scientific understanding of pediatric epilepsy but also leads to better treatments, improved patient outcomes, and enhanced quality of life for children, youth, and their families.

MAIN RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the The Epilepsy Research Unit (lead Dr. Katherine Muir), the Research Coordinator will:

• Liaise with research team staff, clinicians, patients, families and clinical collaborators
• Ensure efficient day-to-day operation of research data collection protocols and data analysis activities
• Prepare submissions to the REB including consent/assent form and research protocols development
• Be responsible for patient recruitment, including screening and obtaining informed consent/assent
• Be responsible for administering standardized clinical assessments
• Be responsible for the collection and scoring of research information in REDCap
• Track patient progress and coordinate follow-ups
• Ensure data entry of all measures and surveys are done in a timely manner, as well as quality control
• Monitor budget and invoice for study-related expenses
• Negotiate study budgets and prepare contract submissions
• Assist with grants, report writing, preparing presentations, posters and publications
• Notify affiliated physicians of any clinical therapy or study protocol concerns
• Organize and facilitate meetings associated with research activities
• Perform other duties as assigned or directed to meet the goals and objectives of the research team
• Execution of clinical research studies and programs
• Collect, process, and assist in the compilation and verification of research data, samples, and/or specimens (following strict protocol and detailed instructions)
• Enter data forms and documents into databases and other systems (eCRF)
• Assist with routine data verification and quality control, ensuring data integrity and consistency with study protocol
• Provide overall administrative assistance to the research team
• Act as key communicator between study personnel, subjects, stakeholders, and CROs
• Invoicing for study-related expenses.

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Degree in health-related field, master’s degree or equivalent work experience (Essential)       
• GCP, ICH, Health Canada Division 5 certifications (Essential)
• Minimum 3 years experience in clinical research (Essential)   
• Understanding of research design, guidelines and standards governing clinical research (Essential)
• Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential)
• Excellent computer skills, including advanced knowledge of research related software (Excel, PowerPoint, Outlook, literature search engines, Reference Manager or equivalent) (Essential)    

• Knowledge and practice of statistical software, including SPSS and REDCap (Essential)
• Experience in report writing, publication and communication briefs (Essential)
• Outstanding organizational, accountability and time management skills (Essential)
• Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
• Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential)
• Excellent written and verbal communication skills (Essential)
• Excellent inter-personnel skills (Essential)
• Minimum 2 years of research experience working on regulated clinical trials (Essential) 
• Bilingualism (English/French) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers.
• Able to be flexible with working hours to meet deadlines
• Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multi-task
• Able to work under tight deadlines
• Able to share information in an effective and collaborative manner 
• Able to be creative, challenge and demonstrate initiative to generate improvements.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;

• Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Aritshana Kathiresu, by email to: [email protected]

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at [email protected].

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated, will be 401 Smyth Rd, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department

[email protected]

401 Smyth Road

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DU POSTE  

Numéro d’affichage : RI-26-002

Période d’affichage – du 22 janvier au 5 février, 2026

POSTE : Coordonnateur/trice de recherche

L’équipe de l’unité de recherche sur l’épilepsie

Nouvelle position

DURÉE : Temps plein (0,8 ETP, 30 heures par semaine), poste contractuel d’un an avec possibilité de renouvellement

SALAIRE : De 30,00$ à 40,00$ à l’heure, en fonction des compétences et de l’expérience

RELÈVE DE : Dre. Katherine Muir

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario Inc. (« IR de CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario-Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuits et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. CHEO est une institution et un milieu de travail que nous chérissons, qui est largement reconnu pour être une source de soutien dans notre collectivité. L’IR de CHEO travaille à l’acquisition de nouvelles connaissances et données probantes à l’appui de CHEO, dans le cadre de la prestation de soins de classe mondiale qu’il offre à nos enfants. Notre mission, à l’IR de CHEO, est de mettre en relation des talents et des technologies exceptionnels, dans le but de mener des recherches permettant de changer la vie de chaque enfant, adolescent et famille de notre communauté et au-delà.

L’Institut de recherche du CHEO a immédiatement besoin d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche.

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche supervisera divers projets de recherche clinique conformes aux objectifs de l’unité de recherche sur l’épilepsie. La personne sera chargée de coordonner les essais cliniques réglementés de thérapies de pointe (établissement de calendriers de projets, présentations et renouvellements à l’intention du Comité d’éthique de la recherche, gestion de bases de données, saisie des données, établissement de calendriers de visites des patients, facturation). La candidate retenue ou le candidat retenu dirigera également de multiples études, notamment en recueillant et gérant des données, en élaborant et en présentant de propositions, en faisant un suivi budgétaire, en publiant des articles de revues, en faisant la sélection et l’extraction systématiques de critiques et en supervisant des étudiants en médecine.

L’équipe de l’unité de recherche sur l’épilepsie se compose de neurologues pédiatriques qui possèdent une expertise supplémentaire en épilepsie et en neurophysiologie. Le programme de l’unité de recherche est conçu pour aborder des domaines cruciaux de l’épilepsie pédiatrique à travers trois piliers principaux : un accent sur les traitements innovants, un diagnostic avancé et une meilleure compréhension et prise en charge des comorbidités et des effets psychosociaux de l’épilepsie. En fin de compte, l’objectif de notre unité de recherche consiste à favoriser la recherche novatrice et à facteur d’impact élevé qui non seulement fait progresser notre compréhension scientifique de l’épilepsie pédiatrique, mais mène également à de meilleurs traitements, à de meilleurs résultats pour les patients et à une meilleure qualité de vie pour les enfants, les jeunes et leurs familles.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision générale de l’unité de recherche sur l’épilepsie (Dre Katherine Muir, responsable), la personne à ce poste doit :

• Assurer la liaison avec le personnel de l’équipe de recherche, le personnel clinique, les patientes et patients, les familles et les collaboratrices et collaborateurs cliniques.
• Assurer l’efficacité du fonctionnement quotidien des protocoles de collecte de données de recherche et des activités d’analyse des données.
• Préparer les présentations au CER, notamment les formulaires de consentement et d’assentiment, et élaborer des protocoles de recherche.
• Assumer la responsabilité du recrutement des patientes et patients, notamment du dépistage et de l’obtention du consentement éclairé ou de l’assentiment.
• Assumer la responsabilité de l’administration des évaluations cliniques normalisées.
• Assumer la responsabilité de la collecte et de la notation dans REDCap de l’information obtenue lors de la recherche.
• Faire le suivi des progrès des patientes et patients et coordonner ces suivis.
• Dans les délais impartis, veiller à la saisie des données de toutes les mesures et de tous les sondages, et assurer le contrôle de la qualité.
• Surveiller le budget et la facturation des dépenses liées aux études.
• Négocier les budgets des études et préparer les présentations de contrats.
• Participer à la rédaction de rapports et de demandes de subvention ainsi qu’à la préparation de présentations, d’affiches et de publications.
• Aviser les médecins affiliés de tout problème lié à la thérapie clinique ou au protocole d’étude.
• Organiser et animer des réunions liées aux activités de recherche.
• Accomplir d’autres tâches qui lui sont assignées afin d’atteindre les buts et les objectifs de l’équipe de recherche.
• Assurer l’exécution d’études et de programmes de recherche clinique.
• Recueillir, traiter et aider à la compilation et à la vérification des données de recherche, des échantillons ou des spécimens (en suivant un protocole strict et des instructions détaillées).
• Entrer les formulaires et les documents de données dans les bases de données et les autres systèmes (eCRF).
• Contribuer à la vérification régulière des données et au contrôle de la qualité, en assurant l’intégrité des données et la cohérence avec le protocole d’étude.
• Fournir une assistance administrative globale à l’équipe de recherche.
• Agir comme principal responsable de la communication entre le personnel de l’étude, les sujets, les parties prenantes et les organismes de recherche clinique.
• Facturer les dépenses liées aux études.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Diplôme dans un domaine lié à la santé, maîtrise ou expérience de travail équivalente (essentiel)         
• Certifications des Bonnes pratiques cliniques de la Conférence internationale sur l’harmonisation et de la division 5 de Santé Canada (essentiel)
• Au moins 3 ans d’expérience en recherche clinique (essentiel)
• Compréhension de la conception, des lignes directrices et des normes régissant la recherche clinique (essentiel)
• Compréhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (essentiel)
• Excellentes compétences en informatique, notamment une connaissance approfondie des logiciels liés à la recherche (Excel, PowerPoint, Outlook, REDCap, moteurs de recherche documentaire, Reference Manager ou équivalent) (essentiel)

• Connaissance et pratique des logiciels statistiques, notamment SPSS et REDCap (essentiel)
• Expérience de la rédaction de rapports, de publications et de notes de communication (essentiel)
• Excellentes compétences en matière d’organisation, d’imputabilité et de gestion du temps (essentiel)
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et de penser de façon critique (essentiel);
• Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire(essentiel)
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (essentiel)
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles (essentiel)
• Au moins 2 ans d’expérience des essais cliniques réglementés (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Travail en milieu clinique à l’hôpital; exposition aux enfants, aux parents et aux aidantes et aidants.
• Capacité à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les échéances.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé, et à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à travailler dans des délais serrés.
• Capacité à transmettre de l’information de manière efficace et collaborative
• Capacité de faire preuve de créativité et d’initiative ainsi que de relever des défis pour générer des améliorations

AUTRES EXIGENCES

• Être autorisé(e) à travailler au Canada.

• Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID-19 de l’IR de CHEO.
• Vérification du casier judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à Aritshana Kathiresu par courriel : [email protected].

L’IR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous avons pris l’engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l’ensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, les candidates et candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi doivent envoyer un courriel aux Ressources humaines à l’adresse [email protected].

L’IR du CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, notamment la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels, et aux compétences comme la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées, d’Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires, ainsi que d’autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés.

L'IR de CHEO n’utilise pas l’IA dans son processus de recrutement et sélection.

Site de travail, sauf indication contraire, sera 401 route Smyth, Ottawa, ON, K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

[email protected]

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA